Elaborazione di procurement cardElaborazione di pagamenti con procurement card Istruzione 1. Import Requisitions and Statements (tfacp2255m000) Questa sessione consente di effettuare le seguenti operazioni:
È necessario specificare il percorso del file da importare. Durante l'importazione, LN crea estratti conto procurement card o richieste di acquisto in base ai dati importati. Istruzione 2. Purchase Requisitions (tfacp2528m000) Consente di visualizzare e correggere una richiesta di acquisto importata o di immettere le richieste di acquisto manualmente. Se è stata importata una richiesta di acquisto, è necessario verificare il campo Riga associazione in cui viene visualizzata la riga associazione. Istruzione 3. Procurement Card Statements (tfacp1520m000) Consente di visualizzare e correggere un estratto conto procurement card importato o di immettere gli estratti conto procurement card manualmente. Istruzione 4. Credit Card Statement - Lines (tfacp1521m000) Consente di visualizzare e correggere le righe degli estratti conto procurement card importati o di immettere le righe degli estratti conto procurement card manualmente. Se è stato importato un estratto conto procurement card, è necessario verificare il campo Stringa associazione in cui viene visualizzata la riga associazione. Se la casella di controllo Automatic Matching è selezionata nella sessione ACP Parameters (tfacp0100s000) e il tipo di riga è Richieste di acquisto, LN tenta di associare la riga estratto conto procurement card alle righe di richiesta al momento del salvataggio della riga. Se non sono presenti errori, LN aggiunge le righe associate alla sessione Matched Procurement Card Statement Lines to Purchase Requistion (tfacp2527m000) e imposta lo stato della riga estratto conto e delle richieste correlate su Associato. Se il tipo di riga è Rettifiche precedenti o Altri, lo stato della riga estratto conto viene impostato su Associato durante il salvataggio della riga. È quindi possibile effettuare le seguenti operazioni:
Istruzione 5. Generazione di righe estratto conto Se l'estratto conto procurement card non contiene righe, nella sessione Credit Card Statement - Lines (tfacp1521m000) è possibile scegliere Genera e associa righe dal menu Specifico. LN genera righe estratto conto in base alla richiesta di acquisto il cui stato è impostato su Creato e la cui data è precedente a quella dell'estratto conto procurement card. Le righe generate vengono quindi associate alle richieste. Proseguire nell'approvazione degli estratti conto procurement card associati come descritto al passaggio 13. Istruzione 6. Associazione dell'estratto conto procurement card Per associare l'estratto conto procurement card, scegliere uno dei seguenti comandi dal menu Specifico della sessione Procurement Card Statements (tfacp1520m000):
Se si verificano errori, è possibile visualizzare il file di registro errori come descritto al passaggio 9. È necessario risolvere gli errori e associare nuovamente l'estratto conto oppure le righe estratto conto, come descritto ai passaggi 7 e 8. Istruzione 7. Associazione manuale di righe estratto conto Per associare manualmente singole righe estratto conto procurement card, scegliere Righe dal menu Specifico della sessione Procurement Card Statements (tfacp1520m000). Viene avviata la sessione Credit Card Statement - Lines (tfacp1521m000). Istruzione 8. Associazione delle righe Per associare la riga o le righe, scegliere uno dei seguenti comandi dal menu Specifico della sessione Credit Card Statement - Lines (tfacp1521m000):
Se si verificano errori, è possibile visualizzare il file di registro errori come descritto al passaggio 9. È necessario risolvere gli errori e associare nuovamente l'estratto conto oppure associare manualmente le righe estratto conto, come descritto al passaggio 10. È quindi necessario approvare gli estratti conto procurement card associati come descritto al passaggio 13. Istruzione 9. Error Log (tfacp2536m000) Questa sessione consente di visualizzare gli errori registrati da LN durante l'associazione di righe estratto conto procurement card a richieste di acquisto. È necessario risolvere gli errori e quindi associare nuovamente gli estratti conto. Istruzione 10. Match with Requisitions (tfacp2570m000) Questa sessione consente di associare manualmente le righe estratto conto alle richieste di acquisto. Se si desidera rettificare la quantità o l'importo associato, selezionare la riga e scegliere Associa manualmente dal menu Specifico. Viene avviata la sessione Match Requisition Manually (tfacp2170s000). Rettificare la quantità o l'importo associato e fare clic su Associa per associare l'estratto conto alla richiesta. Se la quantità da associare nella riga estratto conto procurement card supera la quantità nella richiesta di acquisto, viene applicata la fatturazione in eccesso. È necessario gestire la fatturazione in eccesso come descritto al passaggio 11. Se si verifica una differenza di prezzo che supera i limiti definiti, è necessario approvare manualmente le differenze di prezzo, come descritto al passaggio 12. Istruzione 11. Write Off Excess Billing (tfacp2265m000) Questa sessione consente di cancellare la quantità di fatturazione in eccesso presente se l'estratto conto procurement card viene fatturato per una quantità maggiore di quella della richiesta. Istruzione 12. Approve Price Differences (tfacp2539m000) Questa sessione consente di approvare manualmente una differenza di prezzo che supera i limiti di tolleranza definiti per le differenze di prezzo. È possibile approvare le differenze che rientrano nelle tolleranze definite nella sessione ACP Parameters (tfacp0100s000) oppure specificamente per il proprio profilo nella sessione Purchase Invoice Authorizations (tfacp0150m000). Istruzione 13. Approvazione di estratti conto procurement card La sessione Match/Approve Procurement Card Statements (tfacp2220m000) consente di approvare estratti conto procurement card con stato Associato. Lo stato viene modificato da LN in Approvato. Se si verifica un errore, è possibile visualizzare il file di registro errori come descritto al passaggio 9. È necessario risolvere gli errori e approvare nuovamente gli estratti conto. Istruzione 14. Fatturazione di estratti conto procurement card La stessa sessione Match/Approve Procurement Card Statements (tfacp2220m000) consente di fatturare estratti conto procurement card con stato Approvato. Lo stato viene modificato da LN in Registrato. LN crea le fatture costi per gli estratti conto procurement card. Se per le fatture costi è richiesta l'autorizzazione di pagamento, è necessario approvare il pagamento nella sessione Authorize Purchase Invoices (tfacp1142m000). Per ulteriori informazioni, vedere Autorizzazione di pagamento in Contabilità fornitori. Istruzione 15. Post Accrual Journal Entries (tfacp2260m000) A fine periodo, è possibile utilizzare questa sessione per registrare la maturazione delle richieste di acquisto aperte a cui non è applicata l'opzione Incasso desktop in un conto maturazione prevista fatture di acquisto (GRNI). Quando si chiude un periodo, per le richieste di acquisto a cui non è applicata l'opzione Incasso desktop LN crea le seguenti registrazioni:
Istruzione 16. Print Discrepancy Report (tfacp1421m000) Questa sessione consente di generare un report delle discrepanze rilevate durante la procedura di associazione. Istruzione 17. Archive / Delete Fully Paid Purchase Invoices (tfacp2250m000) Consente di rimuovere le fatture completamente pagate e i relativi estratti conto procurement card, righe estratto conto e richieste di acquisto. Istruzione 18. Update Cash Forecast (tfcmg3210m000) Questa sessione consente di selezionare tutte le richieste di acquisto non ancora fatturate. La quantità non registrata viene aggiunta alla previsione di cassa.
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