Pagamenti con procurement cardLe merci acquistate pagate tramite una procurement card vengono ricevute immediatamente se sono acquistate dal magazzino oppure successivamente se vengono ordinate tramite E-Procurement. Per ciascun acquisto, è possibile immettere una richiesta di acquisto o importare un file richiesta di acquisto da E-Procurement o da un'altra applicazione. La società emittente procurement card invia periodicamente estratti conto procurement card. L'estratto conto procurement card include il codice prodotto, il numero di carta di credito e altri dettagli, registrati anche per la richiesta di acquisto. L'estratto conto procurement card deve essere associato alle richieste di acquisto e quindi approvato per il pagamento. Per quanto riguarda l'autorizzazione di pagamento degli acquisti, è necessario elaborare i pagamenti con procurement card in modo identico alle fatture costi. Se in precedenza non è stata immessa alcuna richiesta di acquisto, è comunque possibile immetterne a questo punto o approvare manualmente l'estratto conto procurement card. Viene effettuata una registrazione nella contabilità quando si immette la richiesta di acquisto e quando viene fatturato l'estratto conto procurement card. Tutte le richieste di acquisto per cui non viene ricevuto alcun estratto conto procurement card per il pagamento possono essere maturate in uno speciale conto contabile. In questo modo, è possibile controllare l'intero ciclo di procurement, da una richiesta di acquisto al pagamento e alla riconciliazione con la Contabilità generale. Incasso desktop L'incasso desktop fa sì che LN registri la maturazione prevista fatture di acquisto per le richieste di acquisto immesse. Se viene selezionata la casella di controllo Desktop Receiving della sessione Purchase Requisitions (tfacp2528m000) per una richiesta di acquisto, LN crea una registrazione nel conto fatture da ricevere (GRNI) al momento del salvataggio della richiesta di acquisto. A fine periodo, l'importo maturato delle richieste di acquisto non ancora associate agli estratti conto procurement card viene trasferito al periodo successivo. Per gli estratti conto procurement card con incasso desktop, LN calcola le differenze di prezzo. Le differenze di prezzo che superano le tolleranze definite devono essere approvate. Per ulteriori informazioni, vedere Autorizzazione delle differenze di prezzo e dei costi aggiuntivi. Se la casella di controllo Desktop Receiving è deselezionata, non viene effettuata alcuna registrazione al momento dell'immissione delle richieste di acquisto. Alla fine di un periodo, è possibile utilizzare la sessione Post Accrual Journal Entries (tfacp2260m000) per maturare le richieste di acquisto per le quali non sono stati ricevuti estratti conto procurement card per il pagamento. Dopo aver effettuato la registrazione di maturazione, la richiesta di acquisto viene gestita da LN allo stesso modo di una richiesta di acquisto a cui è applicata l'opzione Incasso desktop. Riga associazione La società emittente procurement card genera una riga associazione per ogni riga dell'estratto conto procurement card. La riga associazione contiene una combinazione di campi di associazione, ad esempio data della richiesta, fornitore e articolo. Per ogni società emittente procurement card è possibile definire il formato della riga associazione utilizzata nelle righe dell'estratto conto procurement card. Il formato si basa sui separatori tra i campi dati o sulle lunghezze fisse dei campi dati. Per definire le righe associazione, utilizzare le seguenti sessioni:
Se si immette la definizione della procurement card nella sessione Procurement Cards (tfacp0508m000), è inoltre necessario immettere la società emittente della procurement card e selezionare il formato di codice di associazione utilizzato da tale società. Se si immette una richiesta di acquisto nella sessione Purchase Requisitions (tfacp2528m000), è necessario specificare la procurement card utilizzata per pagare le merci. LN genera quindi una riga associazione per la richiesta di acquisto dai dati immessi nel formato collegato alla procurement card. Se si importano estratti conto procurement card e/o richieste di acquisto come file XML, il file include le righe associazione. È consigliabile verificare manualmente le righe associazione e correggerle, se necessario, prima di associare gli estratti conto procurement card alle richieste di acquisto. Rettifica precedente Le righe rettifiche precedenti rappresentano importi tuttora aperti di estratti conto procurement card precedenti che non sono stati pagati integralmente o parzialmente. Se si immette una riga procurement card della categoria Rettifica precedente, LN chiude gli estratti conto procurement card precedenti. L'importo aperto viene pagato tramite la riga rettifica precedente dell'estratto conto corrente. Fatturazione in eccesso La fatturazione in eccesso si verifica se la quantità di merci fatturata tramite l'estratto conto procurement card supera la quantità specifica nella richiesta di acquisto. Nella sessione Purchase Requisitions (tfacp2528m000) è possibile selezionare la modalità di elaborazione della fatturazione in eccesso. In tutti i casi, lo stato della richiesta è impostato su Registrato.
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