Archiviazione ed eliminazione dei dati di riconciliazione

Periodicamente è possibile rimuovere i dati di riconciliazione registrati da Contabilità e le transazioni corrispondenti da Gestione operazioni.

Ai processi di archiviazione ed eliminazione dei dati di riconciliazione vengono applicate le seguenti regole:

  • Prima di archiviare ed eliminare una transazione in Gestione operazioni, è necessario impostare i dati del gruppo di riconciliazione corrispondente su Accettato definitivamente.

  • Prima di archiviare e/o eliminare i dati di riconciliazione nella sessione Archive and/or Delete Reconciliation Data (tfgld4295m200), è necessario che vengano soddisfatte le seguenti condizioni:

    • I dati di riconciliazione del gruppo di riconciliazione devono essere impostati su Accettato definitivamente e i periodi finanziari devono essere impostati su Riconciliato nella sessione Reconciliation and Archiving Period Status (tfgld0177m000).
    • I componenti della transazione (ordini di acquisto, ordini di magazzino e così via) per cui si desidera eliminare i dati di riconciliazione non devono più essere presenti in Gestione operazioni. In altri termini, è innanzitutto necessario rimuovere le transazioni da Gestione operazioni prima di rimuovere i dati di riconciliazione da Contabilità.

Per i progetti a lungo termine, ad esempio quelli la cui durata supera un anno finanziario, è possibile creare eccezioni a questa regola. Per questi gruppi di riconciliazione, è possibile selezionare le caselle di controllo Blocca eliminazione di/ Componenti di transazioni non accettate definitivamente e Blocca eliminazione di/ Transazioni accettate definitivamente eseguite da componenti non eliminati disponibili nella sessione Reconciliation Groups (tcfin0120m000).

Se la casella di controllo Do not Group disponibile nella sessione Archive and/or Delete Reconciliation Data (tfgld4295m200) è selezionata, LN verifica se sono presenti transazioni di riconciliazione al di fuori del periodo finanziario in corso di archiviazione e/o eliminazione. In tal caso, LN non può archiviare e/o eliminare i dati di riconciliazione e segnala un errore. Questa casella di controllo è disponibile per alcuni gruppi di riconciliazione.

Nota

Nella sessione Reconciliation and Archiving Period Status (tfgld0177m000) l'impostazione dei periodi finanziari su Riconciliato è un'operazione reversibile. Non è tuttavia possibile modificare lo stato Archiviato.

LN verifica lo stato del periodo e dei componenti della transazione per il gruppo di riconciliazione in corso di elaborazione e anche per tutti i gruppi in cui può essere presente il componente della transazione.

Creazione di un saldo di apertura per la riconciliazione

Se si archiviano transazioni che contribuiscono ancora ai dati da riconciliare, ad esempio per il gruppo di riconciliazione Scorte, è possibile creare un saldo di apertura nei dati di riconciliazione. Utilizzare la sessione Opening Balances for Reconciliation (tfgld4195m000), che è ad esempio possibile avviare dal menu appropriato della sessione Operations Management - Financial Reconciliation (tfgld4595m000).

Processo di archiviazione ed eliminazione
Istruzione 1. Archiviazione ed eliminazione degli ordini da Gestione operazioni

Archiviare ed eliminare le transazioni in Gestione operazioni. Nei diversi package di Gestione operazioni le sessioni Archivia ed elimina consentono, se necessario, di spostare i dati in una società di archiviazione e/o di rimuovere i dati dal database.

Istruzione 2. Archiviazione ed eliminazione dei dati di riconciliazione da Contabilità

È possibile utilizzare le seguenti sessioni:

  • Archive and/or Delete Reconciliation Data (tfgld4295m200)
    Questa sessione consente di archiviare e/o rimuovere i dati di riconciliazione dalla tabella Dati di riconciliazione (tfgld495).
  • Delete Logged Reconciliation Elements for Settled Recon Groups (tfgld4296m000)
    Questa sessione consente di eliminare gli elementi di riconciliazione registrati non più necessari. LN elimina tutti gli elementi di riconciliazione registrati relativi alle transazioni di riconciliazione dei gruppi di riconciliazione selezionati dalla tabella Elementi di riconciliazione per dati di riconciliazione (tfgld498). LN rimuove solo gli elementi di riconciliazione per i gruppi di riconciliazione per i quali la casella di controllo Registra tutti gli elementi di riconciliazione della sessione Reconciliation Groups (tcfin0120m000) è deselezionata.

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