Controllo del budget di acquistoÈ possibile utilizzare il controllo budget per verificare le transazioni di acquisto a fronte dei budget disponibili. Per le richieste, gli ordini e i ricevimenti di acquisto, è possibile specificare se, come e quando devono essere eseguite le verifiche dei budget. Nota Per implementare il controllo budget, selezionare la casella di controllo Controllo budget nella sessione Componenti software implementati (tccom0100s000). Dopo la verifica del budget disponibile, le transazioni di budget vengono generate nella sessione Transazioni budget (tfbgc4500m000) e i saldi di budget vengono aggiornati nella sessione Saldi budget (tfbgc3500m000). Vengono generate le seguenti transazioni di budget:
Se la verifica di un budget ha esito negativo, è applicabile un'eccezione di budget da risolvere prima che la procedura di acquisto pertinente possa proseguire. Dati principali di Controllo budget Prima che le transazioni di acquisto possano essere verificate rispetto ai budget disponibili, è necessario impostare i budget. Per ulteriori informazioni, consultare: Per verificare e aggiornare i budget per le richieste di acquisto, gli ordini di acquisto e i ricevimento di acquisto, specificare questi campi nella sessione Criterio Controllo budget (tfbgc0110m000):
Ripartizione conti budget (BAD) Il budget disponibile per una riga di richiesta di acquisto, di ordine o di ricevimento può essere verificato soltanto se alla riga è collegata una ripartizione conti budget (BAD) corretta. La ripartizione conti budget generata o predefinita viene utilizzata per collegare la transazione di acquisto al budget applicabile. Per generare una ripartizione conti budget, sono necessari i seguenti elementi:
Dal menu appropriato delle seguenti sessioni scegliere Ripartizione conti budget per avviare la sessione Ripartizione conti budget (tcbgc1100m000), in cui è possibile visualizzare e modificare la ripartizione generata:
Nota Se ad esempio una riga di richiesta di acquisto viene convertita in una riga di ordine di acquisto, per impostazione predefinita viene utilizzata la ripartizione conti budget della riga di richiesta e collegata alla riga di ordine di acquisto. Verifica e aggiornamento del budget disponibile Quando il budget viene verificato per una riga, la verifica può avere esito negativo. In questo caso, è possibile selezionare la casella di controllo Eccezione budget nella sessione applicabile. Se la casella di controllo è selezionata, prima di poter proseguire con la procedura di acquisto è necessario gestire l'eccezione di budget. La casella di controllo Eccezione budget viene tuttavia selezionata soltanto se si verificano le seguenti condizioni
Per risolvere l'eccezione di budget, è possibile ad esempio modificare l'importo della riga o la ripartizione conti budget. È quindi possibile verificare manualmente il budget per le righe che hanno la casella di controllo Eccezione budget selezionata e una ripartizione conti budget corretta. Per verificare il budget, scegliere Verifica budget dal menu appropriato delle seguenti sessioni:
Nota Se il budget disponibile per una riga non è sufficiente e il campo Al superamento del budget è impostato su:
Richieste di acquisto Processo di approvazione delle richieste di acquisto Quando l'ultimo ratificatore nell'ambito del processo di approvazione esterno approva una richiesta, la casella di controllo Spesa approvata viene selezionata nell'intestazione della richiesta. Indipendentemente dal valore del campo Richiesta - Verifica budget disponibile in caso di nella sessione Criterio Controllo budget (tfbgc0110m000), viene quindi eseguita automaticamente la verifica del budget. Se la casella di controllo Eccezione budget è selezionata per una o più righe non respinte, la richiesta non può essere approvata. È innanzitutto necessario gestire l'eccezione di budget. A tale scopo, è possibile modificare le righe della richiesta con la casella di controllo Spesa approvata selezionata, nonché la ripartizione dei conti budget collegata. Quando le eccezioni di budget vengono gestite per tutte le righe e la verifica del budget viene eseguita per tutte le righe, lo stato della richiesta passa da Approvazione in sospeso ad Approvato. Le eccezioni di budget per le righe respinte possono essere ignorate durante l'approvazione. Gli impegni per tali righe respinte vengono stornati durante l'approvazione finale. Processo di conversione delle richieste di acquisto Le richieste approvate possono essere convertite in un ordine di acquisto o in una richiesta di offerta (RFQ). Se una riga di richiesta viene convertita in un ordine di acquisto, la transazione Impegno della riga di richiesta viene stornata quando la transazione Impegno in ordine della riga di ordine di acquisto viene registrata. Il momento della verifica del budget e della registrazione degli impegni in ordine è determinato dal campo Ordine di acquisto - Verifica budget disponibile in caso di della sessione Criterio Controllo budget (tfbgc0110m000). Se questo campo è impostato su Inserimento documento, l'impegno della richiesta viene stornato al momento dell'immissione della riga di ordine di acquisto. Se questo campo è impostato su Approvaz. documento, la verifica e l'aggiornamento vengono eseguiti al momento dell'approvazione dell'ordine di acquisto e, di conseguenza, l'impegno della richiesta viene stornato quando la riga di ordine di acquisto viene approvata per la prima volta. L'impegno viene stornato anche quando la riga di ordine di acquisto generata viene eliminata o annullata. Nota
Se una riga di richiesta viene convertita in una richiesta di offerta, la transazione Impegno della riga di richiesta non viene stornata perché le transazioni di budget non vengono registrate per le richieste di offerta. Lo storno della registrazione dell'impegno avviene quando la richiesta di offerta generata viene eliminata oppure quando viene convertita in un contratto di acquisto o in un registro prezzi. Se la richiesta di offerta viene convertita in un ordine di acquisto, l'impegno della richiesta viene stornato quando la riga di ordine di acquisto generata viene creata o approvata, a seconda dell'impostazione del parametro Ordine di acquisto - Verifica budget disponibile in caso di, oppure quando viene eliminata o annullata. Nota
Ordini di acquisto Ordini di acquisto a saldo Dopo un ricevimento finale, la transazione Impegno in ordine della riga di ordine di acquisto originaria viene stornata per l'importo totale della riga. Se viene creata una riga di ordine a saldo, viene registrata una transazione Impegno in ordine per l'importo di tale riga. La ripartizione conti budget della riga di ordine originaria viene copiata nella riga di ordine a saldo. Se la casella di controllo Combina ordini a saldo aperti è selezionata nella sessione Tipi ordine di acquisto (tdpur0194m000), una riga di ordine a saldo aperta esistente può essere aggiornata con una nuova quantità di ordine a saldo. In tal caso, vengono effettuate le seguenti operazioni:
Nota Per gli ordini a saldo potenziali, il budget non viene verificato o aggiornato. Ordini di acquisto copiati Per una riga di ordine di acquisto copiata, sono valide le seguenti condizioni:
Nota È possibile copiare righe di ordine di acquisto nella sessione Copia ordine di acquisto (tdpur4201s000). Ordini di reso di acquisto Per una riga di ordine di acquisto Reso scorte, sono valide le seguenti condizioni:
Per una riga di ordine di acquisto Reso merci respinte, se la casella di controllo Scorte da destinare è selezionata nella sessione Parametri gestione scorte (whinh0100m000), sono valide le operazioni sopra descritte. Se invece la casella di controllo Scorte da destinare è deselezionata, il saldo del budget non viene aggiornato quando vengono rese le merci respinte. L'accantonamento viene stornato al momento del rifiuto. Costi di acquisto aggiuntivi Se a un ordine di acquisto devono essere aggiunti costi aggiuntivi, le righe relative a tali costi vengono generate durante l'approvazione dell'ordine di acquisto. La verifica e l'aggiornamento del budget per queste righe di costi aggiuntivi vengono sempre eseguiti al momento dell'immissione delle righe. Se la verifica del budget ha esito negativo, la casella di controllo Eccezione budget viene selezionata e la casella di controllo Approvato viene deselezionata per la riga. Se l'ordine di acquisto viene modificato dopo l'approvazione, i costi aggiuntivi possono essere ricalcolati. A seconda dell'impostazione del campo Ricalcolo costi aggiuntivi nella sessione Parametri ordini di acquisto (tdpur0100m400), i costi aggiuntivi vengono ricalcolati automaticamente, in modo interattivo oppure non vengono ricalcolati. In caso di ricalcolo, innanzitutto vengono eliminate le righe di costi aggiuntivi esistenti. Vengono quindi recuperate e aggiunte all'ordine di acquisto nuove righe di costo. Per le righe di costo appena aggiunte, viene eseguita la verifica del budget. Ricevimenti acquisti Nella sessione Ricevimenti acquisti (tdpur4106m000) sono valide le seguenti condizioni per un ricevimento di acquisto:
Esempio Quantità ordinata: 100
Modifica del prezzo e degli sconti dopo il ricevimento Se per una riga di un ordine viene registrato un ricevimento, nella sessione Modifica prezzo e sconti dopo il ricevimento (tdpur4122m000) è comunque possibile modificare il prezzo e gli sconti per la riga dell'ordine di acquisto. Quando viene salvata una modifica relativa al prezzo e agli sconti, viene eseguita una verifica del budget. Se tale verifica ha esito negativo, viene generato un messaggio di errore e la modifica non può essere salvata. Correzioni del ricevimento È possibile modificare la quantità ricevuta per un ricevimento confermato oppure impostare come non finale un ricevimento finale nella sessione Ricevimento acquisto corretto (tdpur4106s100). Quando viene salvata una correzione relativa a un ricevimento, se necessario, viene eseguita una verifica del budget. Se tale verifica ha esito negativo, viene generato un messaggio di errore e la correzione del ricevimento non può essere salvata. Sono disponibili le seguenti correzioni per il ricevimento:
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