File

È possibile salvare il contenuto di un documento in uno o più file in formato elettronico. Per registrare qualsiasi tipo di file in formato elettronico, è possibile collegare il file in questione a una revisione documento alla quale è associato lo stato In fase di elaborazione. Il tipo di documento associato alla revisione determina se i file vengano assegnati con revisioni, ferma restandone la disponibilità. I file devono trovarsi in directory registrate in LN dall'amministratore del sistema e alle quali si fa riferimento con il termine aree. Ai tipi di file, definiti per tutti i file registrati in ODM, viene assegnato un tipo di documento.

I file consentono di gestire informazioni sul documento e devono essere collegati alle revisioni del documento pertinenti. Non è possibile collegare un file alle revisioni di più documenti.

Le operazioni eseguibili sui file, ad esempio operazioni di modifica, visualizzazione, stampa, annotazione, gestione e-mail, spostamento, copia, archiviazione, estrazione e annullamento estrazione, dipendono dalle autorizzazioni accordate all'utente e dallo stato della revisione documento alla quale è collegato il file. Quando si modifica una revisione documento già rilasciata, tutti i file e le copie fisiche a essa collegati vengono collegati alla nuova revisione non appena si sceglie l'opzione Copia contenuto revisione documento dal menu appropriato. Nella finestra Copia collegamenti revisioni documenti nella nuova revisione scegliere Sì per attivare il processo di copia.