Glossario di Gestione documenti

Documento o file allegato a un tipo di documento in forma di modello.

Stato che indica che l'oggetto è stato approvato e può essere implementato.

Stato dei file presenti nell'area di sicurezza. I file con stato Archiviato possono essere visualizzati ma non modificati.

Directory di archiviazione dei file registrati riconosciuta dal modulo Gestione documenti.

Area non controllata in cui vengono creati e archiviati tutti i file da visualizzare e modificare. L'area di lavoro contiene una versione di ogni file che l'utente può modificare. È possibile assegnare più aree di lavoro allo stesso utente e la medesima area di lavoro a più utenti. L'area di lavoro predefinita viene assegnata agli utenti autorizzati a elaborare i file. I file estratti dall'area di sicurezza vengono copiati in quest'area. L'area di lavoro predefinita viene utilizzata anche in altri casi, ad esempio quando si registrano i file in ODM.

Una delle aree classificate in cui vengono archiviati i file quando un documento viene inoltrato per la revisione o rilasciato nel caso di un processo di approvazione rapida. Gli utenti possono accedere a questa area in sola lettura.

Procedura che definisce la modalità di accesso a un'area di lavoro remota da un host locale.

Area assegnata per impostazione predefinita a un utente per la registrazione dei file. Se non è stata definita un'area di lavoro per l'utente, essa viene generata e assegnata automaticamente dal sistema. È possibile assegnare una sola area di lavoro predefinita a ogni utente. L'amministratore di sistema può assegnare aree di lavoro predefinite per tutti gli utenti, mentre i singoli utenti possono assegnare la propria area di lavoro predefinita.

Area residente in un host utilizzata per definire l'ubicazione di archiviazione dei file, ad esempio un'area di lavoro.

Assegnazione di autorizzazioni appropriate a un determinato ruolo, ad esempio progettista, tecnico, programmatore e amministratore, in base alle specifiche esigenze per eseguire le azioni corrispondenti in ODM.

Modifica effettiva da implementare in una data stabilita. Se lo stato di una proposta di modifica è Creato, è possibile collegare direttamente le attività alla proposta.

Campo di una sessione per il quale occorre generare una maschera.

Livello di autorizzazione assegnato a un utente per determinare le diverse azioni che è possibile eseguire in ODM, ad esempio la creazione, l'eliminazione, la modifica e la visualizzazione di un documento.

Comando che consente di eseguire operazioni specifiche su un oggetto ODM e a cui viene assegnato un determinato ruolo. Ad esempio, l'azione di creazione di una richiesta di modifica (CR_NEW) è associata all'oggetto Richiesta di modifica. È possibile associare più azioni a ogni oggetto e una stessa azione a diversi oggetti.

Azioni di base applicabili a tutte le operazioni effettuate in ODM. Per impostazione predefinita, tutte le azioni correlate a oggetti ODM sono azioni di sistema che non è possibile eliminare né modificare. Agli utenti non è consentito creare azioni di sistema.

Stato relativo al ciclo di vita di una modifica che indica la disattivazione o la sospensione dell'entità di modifica per determinati motivi.

Funzionalità che indica che i dati dell'applicazione sono stati bloccati dal sistema a causa di problemi di rete o relativi al ciclo di vita.

Contenitore di dati nel quale è archiviato il gruppo di oggetti correlati. Le cartelle includono un meccanismo basato sul ciclo di vita e offrono una soluzione flessibile per definire le relazioni, i collegamenti e le dipendenze tra i diversi dati sui prodotti in forma di oggetti. Una cartella può essere personale o condivisa.

Ciclo di vita di un documento dallo stadio iniziale a quello finale. Il ciclo di vita del documento è composto da varie fasi, quali In fase di elaborazione, Inoltrato, Approvato, Rilasciato, Ritirato, Scaduto e Respinto.

Elenco di codici con descrizioni definite dall'amministratore di sistema per classificare le modifiche facoltative.

Codice definito per l'attributo dell'oggetto. È possibile gestire codici maschera univoci per l'attributo di un oggetto.

Elenco di codici e di descrizioni che forniscono il motivo della modifica. I codici e le descrizioni vengono definiti dall'amministratore di sistema.

Collegamento padre/figlio tra due revisioni documenti. Il documento figlio è un elemento logico del documento padre.

Collegamento unidirezionale o bidirezionale tra due revisioni documenti. Se il collegamento è unidirezionale, la revisione documento 2 è collegata alla revisione documento 1 in un'unica direzione. Se è bidirezionale, anche la revisione documento 1 è collegata alla revisione documento 2.

Stato che indica che la modifica è stata implementata.

Condizione specificata da un utente per impostare una query in base ai rispettivi valori degli attributi oggetto. È possibile definire una o più condizioni per ogni query, ad esempio per recuperare tutti i documenti di un determinato tipo.

Configurazione dettagliata delle maschere per generare gli ID in base al formato utilizzato dall'organizzazione. Per configurare le maschere, è necessario definire il codice maschera associato all'attributo.

Oggetto che rappresenta la copia fisica di un oggetto, ad esempio di un documento. Il contenuto delle copie fisiche di documenti viene stampato su carta. I supporti di archiviazione, ad esempio cassette e pellicole, sono considerati copie fisiche.

Copia fisica (dati) allegata a una revisione documento.

Stato iniziale della richiesta di modifica o della modifica stessa.

Data in cui viene implementata la modifica per l'entità ERP collegata. La data viene specificata nell'ordine di modifica per impostare l'entità ERP collegata su valido o scaduto in tale data.

Dimensione della copia fisica, ad esempio il formato del foglio A2 o A4.

Include il codice identificativo, il tipo di documento, il titolo, l'autore, le responsabilità del ruolo e le informazioni relative alle revisioni. È possibile archiviare i dati del documento su file elettronici o su supporti non elettronici, come le copie fisiche. L'accesso a queste informazioni è consentito solo dal documento, ovvero dall'unità di controllo dell'utente. Un documento che non è associato ad alcun file o ad alcuna copia fisica rappresenta un'entità esclusivamente logica, in genere utilizzata per il raggruppamento di documenti.

Documento archiviato in ODM a scopo di riferimento, in cui sono descritti i dettagli della richiesta di modifica.

Entità predefinita collegata a oggetti ERP in ODM. Gli oggetti sono predefiniti in ODM e possono essere collegati a revisioni documenti, proposte di modifica o cartelle in base al relativo stato.

Sessione di esplorazione oggetti che consente di visualizzare i collegamenti degli oggetti in una struttura ad albero orizzontale.

Esportazione: processo che consente di selezionare i dati da Elenco tabelle di sistema di ODM e di trasferire i dati di sistema di ODM in una directory di archiviazione. Importazione: processo che consente di importare i dati dai file dump di una directory specificata nelle tabelle di sistema di ODM.

Stato dei file presenti nell'area di lavoro. I file con stato Estratto possono essere modificati.

Oggetto membro della famiglia specificata.

Famiglia composta da uno o più oggetti membro che sono collegati al proprietario della famiglia.

Tutte le famiglie di oggetti che contengono un determinato tipo di oggetto come proprietario.

Oggetto che rappresenta un file fisico. LN assegna automaticamente la versione a ogni file. A un file allegato a una revisione documento per la prima volta viene associata la prima versione, che verrà mantenuta fino all'estrazione del file dall'area di sicurezza. Per modificare un file archiviato nell'area di sicurezza, è necessario estrarlo in un'area di lavoro. Il file estratto viene registrato nel database con una nuova versione.

File (fisico) allegato a una revisione documento.

Se più file vengono allegati a una revisione documento, viene individuato automaticamente il file principale e vengono eseguite le operazioni appropriate sui file (Visualizza, Stampa, Modifica).

Modulo che consente di mantenere le cartelle e semplificare la gestione delle informazioni relative ai prodotti. Il modulo Gestione cartelle rappresenta una soluzione flessibile che consente di risolvere il problema dei collegamenti e delle dipendenze. Il collegamento di una cartella a un oggetto ERP rappresenta un metodo semplice ed efficiente per estendere il dominio di dati dell'oggetto e agevolare il recupero rapido di qualsiasi informazione relativa all'oggetto.

Modulo di ODM che fornisce strumenti generali per la gestione dei documenti, ad esempio l'accesso controllato ai documenti, l'archiviazione sicura del contenuto e la gestione delle relazioni tra i documenti e gli altri oggetti del sistema ERP. Il modulo Gestione documenti garantisce un uso efficiente e sicuro delle informazioni affidabili e coerenti relative ai documenti.

Modulo di LN ODM per la gestione dei processi di modifica dei prodotti nelle varie fasi del ciclo di vita. Gestione modifiche assicura che l'implementazione delle modifiche avvenga in modo visibile, controllato e ordinato. Grazie alla flessibilità del modulo Gestione modifiche, è possibile creare un processo di elaborazione delle modifiche in grado di ottimizzare il sistema ERP (Enterprise Resource Planning) di un'organizzazione.

Infor consiglia di utilizzare i gruppi di attività anche se sono facoltativi. Questa funzione aziendale gestisce il gruppo di attività e le attività del gruppo. In particolare, consente di gestire l'obiettivo, i risultati, la modalità e la data di implementazione delle varie attività. I gruppi di attività sono facoltativi. Tuttavia, se un'organizzazione deve gestire una quantità enorme di attività, i gruppi sono fondamentali per implementare gruppi di attività correlate.

Gruppo costituito da un responsabile modifiche e da revisori che implementano le modifiche utilizzando il modulo Gestione modifiche. Un gruppo di revisione può essere creato solo dagli utenti autorizzati.

Gruppo costituito da un responsabile modifiche e da revisori che approvano o respingono un documento utilizzando il modulo Gestione documenti. Un gruppo di revisione Gestione documenti può essere creato solo dagli utenti autorizzati.

Nodo di rete riconosciuto. È possibile definire come host tutti i nodi di rete ai quali è consentito accedere dal server dei file documento o dal server di sicurezza.

Consente di recuperare dinamicamente il nome dell'host locale quando si effettua la connessione al server ERP da questo host.

Stato assegnato a una nuova revisione documento.

Stato che indica che la modifica creata è stata inoltrata per la revisione.

Stato di un'attività in esecuzione. Viene assegnato quando un'attività viene rieseguita utilizzando l'azione Ripeti.

Stato che indica che un documento o una modifica è stato inoltrato per essere approvato o respinto.

Disposizione di lettura standard dei report. Il layout di report include i seguenti campi: Numero società, Ragione sociale, Data/Ora, Utente, Numero pagina e Intestazione.

Area logica per archiviare dati in una gerarchia. Le librerie consentono di definire una raccolta di oggetti correlati e una classificazione di documenti. Questi oggetti possono essere a loro volta delle librerie. A una libreria è possibile collegare delle aree di sicurezza.

Librerie logiche create per i documenti in cui organizzare i dati vengono in una struttura gerarchica. Queste librerie sono utilizzate per catalogare i documenti e possono contenere oggetti quali librerie secondarie, documenti e aree di sicurezza.

Meccanismo che genera un numero identificativo univoco per l'attributo dell'oggetto rappresentato da un codice maschera univoco. Il numero effettivo generato dipende dalla configurazione della maschera definita dall'utente per questo codice. Se non è definita alcuna configurazione per una maschera oggetto, il numero viene generato in base al valore predefinito della maschera. La maschera oggetto attiva viene utilizzata per generare il numero per l'attributo di un oggetto.

Sistema utilizzato per generare il numero identificativo univoco di un documento. Nel modulo Gestione documenti è possibile definire maschere per l'ID documento, la revisione documento, la copia fisica e il file. La maschera dell'ID e quella della revisione dipendono dal tipo di documento.

Oggetto correlato a una famiglia di oggetti. La famiglia può contenere oggetti come membri.

A ogni tipo di documento è associata una modalità di revisione che viene applicata a tutti i documenti di quel tipo. La modalità di revisione specificata può essere alfanumerica, ad esempio rev 01 o A1, o può essere impostata automaticamente in base alla data di rilascio della revisione, ad esempio 12-05-1998.

Identificatore univoco di qualsiasi modifica specifica. L'intestazione modifica è un tipo di modifica costituito da richieste simili che è possibile raggruppare e inviare a un'unica intestazione. Questo identificatore è un'entità di database che rappresenta la modifica.

Package indipendente di LN che fornisce efficaci soluzioni finalizzate allo sviluppo di prodotti e funzionalità di gestione dei dati perfettamente incorporate. ODM assicura la corretta gestione dei dati relativi ai prodotti e l'applicazione dei più rigorosi processi di gestione del ciclo di vita di tali prodotti. ODM offre agli utenti di LN strumenti completamente integrati per la gestione dei documenti, delle modifiche e delle cartelle. Poiché ODM è direttamente accessibile da LN, gli utenti possono allegare documenti agli oggetti di LN e visualizzare i corrispondenti file allegati ai documenti.

Elenco di oggetti definiti in ODM che vengono utilizzati nel modulo Gestione modifiche. Alcuni oggetti interessati dalla modifica che è possibile utilizzare nel ciclo di vita di una modifica in ODM sono gli articoli, le distinte base, le operazioni del ciclo di produzione e così via.

Entità non fisica definita in ODM per la gestione semplificata del ciclo di vita del prodotto. Una tabella principale di LN viene ad esempio considerata un oggetto. Esistono oggetti ODM e oggetti ERP. Gli oggetti ODM, ad esempio librerie, documenti, modifiche, cartelle, query e così via, sono correlati al package ODM. Gli oggetti non ERP includono articoli, distinte base, ordini di vendita, ordini di acquisto e così via.

Qualsiasi entità ERP che è possibile collegare a una cartella, ad esempio una cartella di progettazione, una proposta di vendita o un file di un impiegato.

Oggetto collegato all'oggetto di origine.

Oggetto principale, ad esempio il proprietario della famiglia, a cui è collegato un oggetto secondario.

Stato che indica che l'attività è stata eseguita.

Opzione che consente di visualizzare la sessione di esplorazione oggetti per l'oggetto selezionato. In particolare, vengono visualizzati i membri, le famiglie proprietarie e le famiglie di membri per tale oggetto.

Meccanismo generico per modificare un'entità collegata a ERP e soggetta al controllo delle modifiche. Per impostare l'entità collegata su valido o scaduto in una determinata data, viene specificata una data per l'ordine di modifica.

Ordine di modifica collegato a un ordine di modifica padre dal quale eredita automaticamente la data.

Gestisce la data di validità per l'entità ERP collegata che verrà attivata in base alla durata e alla data dell'ordine di modifica di base.

Vengono utilizzati per impostare i valori predefiniti dei parametri in ODM.

Parametri utilizzati per specificare i criteri di selezione dei dati da visualizzare per un report esistente.

Elenco di codici e di descrizioni definito in base alle esigenze dell'organizzazione per stabilire il livello di priorità della modifica.

Processo per creare, rivedere, approvare o respingere e completare la modifica.

Descrizione di una proposta di modifica. Questa proposta include ogni entità ERP, elenco dei revisori, collegamento Business Partner, attività e gruppo di attività interessato dalla modifica. Quando si crea una modifica, viene generata automaticamente una nuova proposta di modifica predefinita.

Proprietario della famiglia, ovvero oggetto di origine di un collegamento che appartiene alla famiglia.

Meccanismo generico per filtrare un set di record in base alle condizioni fornite.

Principio o condizione che è possibile utilizzare come regola unica per attivare eventi o entità dipendenti.

Gruppo di azioni per un oggetto specifico.

Formato di base per rappresentare le informazioni in modo strutturato.

Stato che indica che l'oggetto è stato respinto e non sono quindi necessarie ulteriori revisioni.

Tiene traccia delle modifiche apportate alle copie fisiche e ai file allegati. Quando si crea un documento, la revisione documento viene generata per impostazione predefinita. La maggior parte del lavoro effettuato sui documenti avviene per mezzo delle revisioni documenti. Lo stato assegnato alle revisioni indica la fase del ciclo di vita in cui si trovano. Le operazioni che è possibile eseguire su una revisione documento dipendono dallo stato della revisione.

Opzione che limita il processo di revisione di un documento a un unico utente. Se questa opzione è attivata, non è possibile elaborare contemporaneamente più revisioni del documento.

Persona responsabile della revisione della proposta di modifica o della revisione documento.

Persona assegnata a un gruppo di revisione o a un gruppo di revisione gestione documento per elaborare rispettivamente una proposta di modifica o una revisione documento e fornire i consigli appropriati.

Richiesta che avvia il processo di modifica. Le richieste di modifica hanno varie origini, ad esempio domande del mercato, revisioni dei prodotti e informazioni fornite dai clienti relative all'innovazione e all'aggiornamento dei prodotti. Le informazioni archiviate in ciascun modulo di richiesta di modifica consentono di tenere traccia delle varie modifiche richieste da diverse origini.

Azione che consente di rielaborare la revisione documento respinta. Lo stato della revisione documento viene modificato da Respinto a In fase di elaborazione.

Stato che indica che un documento è stato formalmente approvato ed è pronto per la distribuzione.

Stato che indica che dopo il rilascio la revisione documento è stata ritirata. Dopo il ritiro del documento, la revisione non è più utilizzata.

Funzionalità che consente di creare una nuova revisione da una modifica o una cartella alla quale è associato lo stato Approvato o da una revisione documento alla quale è associato lo stato Rilasciato. Si tratta ad esempio di una nuova revisione nel caso di una revisione documento e di una nuova proposta nel caso di una proposta di modifica.

Ruoli definiti in ODM che vengono assegnati agli impiegati come parte integrante delle autorizzazioni concesse nell'ambito di un'organizzazione.

Specifica la posizione dell'impiegato e le autorizzazioni necessarie per eseguire azioni e processi definiti o per accedere a determinati dati.

Stato che indica che un'entità di modifica inattiva, o bloccata, è stata riattivata ed è attualmente in fase di implementazione.

Meccanismo adottato dai revisori del gruppo di revisione o del gruppo di revisione Gestione documenti. Consente ai revisori del gruppo di controllare l'esecuzione del processo di revisione.

Software installato su sistemi client o server a seconda delle necessità. Il server di sicurezza consente il trasferimento dei file tra aree definite in ODM durante l'esecuzione di determinate operazioni. Consente inoltre di registrare i file nelle aree installate e di accedervi.

Funzione che visualizza i dati statistici, quali il numero di copie fisiche e di file collegati a una revisione documento e la dimensione totale dei file collegati alla revisione.

Indica le varie fasi del ciclo di vita di un'attività. I valori disponibili sono Creato, In fase di svolgimento, Operazione completata e Ignorato.

Stato della modifica nelle varie fasi del ciclo di vita. Alla modifica possono essere associati i seguenti stati:

Stato secondario di un oggetto che dipende dallo stato di un altro oggetto definito dal sistema come parte del ciclo di vita di un documento o di una modifica.

A una proposta di modifica può essere associato uno degli stati riportati di seguito:

Nel corso del ciclo di vita del documento, alla revisione documento può essere associato uno degli stati riportati di seguito:

A una richiesta di modifica può essere associato uno degli stati riportati di seguito:

Stato che l'amministratore assegna agli oggetti ODM basato sullo stato definito dal sistema. È denominato anche stato definito dall'utente.

Storico delle revisioni effettuate su un oggetto.

Supporto di archiviazione della copia fisica di dati, ad esempio carta, mylar, disco, CD-ROM, aperture card e così via.

Tabella in cui sono elencati tutti gli oggetti correlati alla configurazione ODM in base al numero di sequenza, al package e al modulo per l'esportazione delle informazioni.

Concetto che indica la scrittura e la modifica di più tabelle in un'unica sessione. Lo scopo della tabella MMT è quello di semplificare l'uso delle applicazioni ERP mediante la visualizzazione delle sessioni correlate dell'intestazione come satelliti nella sessione MMT.

Classificazione delle aree, ad esempio area di lavoro per registrare o modificare i file e area di sicurezza per archiviarli.

Viene assegnato a ogni documento. A ogni tipo di documento è associata una modalità di revisione che viene applicata a tutti i documenti di quel tipo. La maschera documento e la maschera revisione documento possono dipendere dal tipo di documento. I tipi di documento determinano se è necessario assegnare revisioni alle copie fisiche e ai file allegati alle revisioni documenti. I tipi di documento conservati dalle società possono essere, ad esempio, le norme di sicurezza, le istruzioni di montaggio, gli schemi dei collegamenti elettrici, le istruzioni di manutenzione, i disegni e i documenti standard.

Viene assegnato a un file al momento della registrazione. È possibile associare una o più estensioni a ogni tipo di file. Se viene specificato un tipo di file in relazione a un determinato tipo di documento, è possibile allegare al documento solo i file del tipo indicato. L'amministratore di sistema è in grado di definire i tipi di file che è possibile allegare alla revisione di un determinato tipo di documento. Nei file di elaborazione testo, ad esempio, il tipo è indicato da estensioni di tre lettere quali txt e doc. Analogamente, nei file grafici vengono utilizzate diverse estensioni, ad esempio jpg, bmp e così via.

Ubicazione di archiviazione delle copie fisiche, ad esempio di documenti.