Autorizzazione delle fatture di acquisto

Infor LN FP2

In Infor LN FP2, quando si approva una fattura di acquisto per l'elaborazione, è necessario verificare che l'importo della fattura in questione sia uguale all'importo dell'ordine più i costi aggiuntivi addebitati dal Business Partner, ad esempio i costi di trasporto e di assicurazione.

Se l'importo della fattura di acquisto non coincide con quello dell'ordine di acquisto e la differenza supera la tolleranza, è necessario che la fattura in questione venga approvata da un impiegato autorizzato. Per coprire qualsiasi differenza tra l'importo dell'ordine e quello della fattura, è tuttavia possibile creare transazioni relative ai costi aggiuntivi o alla varianza di registrazione. Per le transazioni relative alla varianza di registrazione non viene definito alcun importo massimo e non sono necessarie autorizzazioni.

Dopo l'approvazione, LN può elaborare e pagare automaticamente la fattura nel modulo Gestione di cassa.

Infor LN FP3

In Infor LN FP3, il sistema approva la fattura soltanto dopo aver verificato la validità delle autorizzazioni degli utenti. Gli utenti non possono più eludere l'autorizzazione evitando di collegare le fasi dell'autorizzazione alla fattura o annullando le fasi già collegate.

Nuove funzionalità

Per supportare l'autorizzazione fattura estesa, sono state apportate le modifiche descritte di seguito.

  • Autorizzazione per i costi aggiuntivi
    All'autorizzazione relativa alle varianze di prezzo è stata aggiunta l'autorizzazione relativa ai costi aggiuntivi. Gli utenti non possono più occultare elevate varianze di prezzo registrandole come costi aggiuntivi. Le differenze di prezzo e i costi aggiuntivi devono essere approvati da utenti autorizzati, che è possibile definire nella sessione Purchase Invoice Authorizations (tfacp0150m000). È possibile concedere agli utenti un'autorizzazione completa oppure definire degli importi massimi.
  • Approvazione del pagamento

    È inoltre possibile impostare il sistema in modo che le fatture debbano essere approvate per il pagamento . È quindi possibile autorizzare gli utenti ad approvare le fatture per il pagamento. Nella sessione ACP Parameters (tfacp0100s000) è possibile selezionare i tipi di fattura per cui è richiesta l'approvazione del pagamento. Quando è richiesta l'approvazione del pagamento, un utente autorizzato deve approvare la fattura di acquisto nella sessione Authorize Purchase Invoices (tfacp1142m000). Nella sessione Select Invoices for Payment (tfcmg1220m000) del modulo Gestione di cassa è possibile selezionare soltanto le fatture approvate per il pagamento.

    La modalità di approvazione dei costi aggiuntivi deve essere uguale a quella della fattura di acquisto. Per approvare una fattura di acquisto per l'elaborazione, è necessario disporre dell'autorizzazione relativa all'approvazione delle differenze di prezzo e dei costi aggiuntivi. Se si dispone dell'autorizzazione necessaria per approvare sia la fattura sia il pagamento e si approvano la differenza di prezzo e i costi aggiuntivi, LN imposta automaticamente lo stato della fattura su Approved for Payment.

Modifiche terminologiche

Sono state apportate le modifiche terminologiche descritte di seguito:

È possibile definire i motivi di blocco nella sessione Hold Reasons (tfacp0120m000) e i ratificatori assegnati nella sessione Assigned Approvers (tfacp0130m000). I ratificatori assegnati possono confermare le fatture ricevute e rimuovere i motivi di blocco.

Sessioni nuove e modificate

Per supportare i miglioramenti relativi all'approvazione delle fatture di acquisto, alle sessioni del modulo Contabilità fornitori sono state apportate le modifiche descritte di seguito.

  • Hold Reasons (tfacp0120m000)
    Il precedente nome della sessione era Authorize Purchase Invoices (tfacp1104m000). Le caselle di controllo Bloccato per pagamento manuale e Rimuovi ad approvazione automatica sono state rimosse.
  • Assigned Approvers (tfacp0130m000)
    Il precedente nome della sessione era Blocking References (tfacp0130m000).
  • ACP Parameters (tfacp0100s000)

    Nella sessione ACP Parameters (tfacp0100s000) sono stati aggiunti i seguenti campi e caselle di controllo:

    • Approve Cost Invoice for Payment
      Se la casella di controllo è selezionata, è richiesta l'approvazione del pagamento per le fatture costi e le fatture generate per gli estratti conto procurement card.
    • Approve Order Related Invoice for Payment
      Se la casella di controllo è selezionata, è richiesta l'approvazione del pagamento per le fatture di acquisto correlate a ordini.
    • Approve Internal Invoice for Payment
      Se la casella di controllo è selezionata, è richiesta l'approvazione del pagamento per le fatture di acquisto interne.
    • Approve Self-Billed Invoice for Payment
      Se la casella di controllo è selezionata, è richiesta l'approvazione del pagamento per le autofatture di acquisto.
    • Default Approval Period (Days)
      Per impostazione predefinita, la fattura deve essere approvata entro il numero di giorni indicato, dopo la data della fattura.

    Per quanto riguarda le fatture per cui è richiesta l'approvazione del pagamento, LN verifica nel modulo Gestione di cassa se la fattura è stata effettivamente approvata per il pagamento. Una fattura non approvata per il pagamento non può essere selezionata nella sessione Select Invoices for Payment (tfcmg1220m000).

  • Purchase Invoice Payment Authorizations (tfacp0114m000)

    Utilizzare questa nuova sessione per autorizzare gli utenti ad approvare le fatture di acquisto per il pagamento. Per ciascun utente, è possibile specificare l'importo massimo della fattura che è autorizzato ad approvare oppure è possibile selezionare la casella di controllo Autorizzazione completa per pagamento.

  • Purchase Invoice Authorizations (tfacp0150m000)
    Il precedente nome della sessione era Price Difference Tolerances (tfacp0150m000). In questa sessione sono stati inseriti nuovi campi relativi all'autorizzazione dei costi aggiuntivi.
  • Conferma fatture di acquisto ricevute (tfacp1104m000)
    Il precedente nome della sessione era Authorize Purchase Invoices (tfacp1104m000). I ratificatori assegnati possono utilizzare questa sessione per approvare le fatture per la registrazione.
  • Authorize Purchase Invoices (tfacp1142m000)

    Il precedente nome della sessione era Approvazione differenze di prezzo (tfacp1142m000). In questa sessione sono stati inseriti nuovi campi relativi al motivo di blocco, all'approvazione per il pagamento, ai costi aggiuntivi e al tipo di fattura.

  • Purchase Invoices (tfacp1110s000)
    È stato aggiunto il campo Approved for Payment. In questo campo viene indicato se la fattura è stata approvata per il pagamento. Se per il tipo di fattura in oggetto l'approvazione per il pagamento non è richiesta, LN imposta il campo su Not Applicable.
  • Invoice Authorization History (tfacp2510m000)

    In questa nuova sessione è possibile visualizzare lo storico delle approvazioni di una fattura di acquisto. Per quanto riguarda dettagli quali lo stato dell'approvazione e il motivo di blocco, LN visualizza il valore corrente e il valore precedente, nonché la data e l'autore della modifica.

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