Archivage et suppression des données de rapprochement

Vous pouvez supprimer régulièrement les données de rapprochement journalisées dans Finances ainsi que les écritures correspondantes dans les applications logistiques.

Pour l'archivage et la suppression des données de rapprochement, les règles suivantes s'appliquent :

  • Pour que vous puissiez archiver et supprimer une écriture dans une application logistique, les données de rapprochement du groupe de rapprochement correspondant doivent avoir le statut Accepté définitivement.

  • Pour que vous puissiez archiver et/ou supprimer des données de rapprochement dans la session Archive and/or Delete Reconciliation Data (tfgld4295m200), les conditions suivantes doivent être remplies :

    • Les données de rapprochement du groupe de rapprochement doivent avoir le statut Accepté définitivement et les périodes financières doivent avoir le statut Rapproché dans la session Reconciliation and Archiving Period Status (tfgld0177m000).
    • Les objets de gestion (commandes fournisseurs, ordres magasin, projets, etc.) dont vous souhaitez supprimer les données de rapprochement n'existent plus dans les applications logistiques. Autrement dit, vous devez d'abord supprimer les écritures dans les applications logistiques pour supprimer les données de rapprochement dans Finances.

Pour les projets à long terme (ceux qui vont au-delà de l'exercice fiscal par exemple), cette règle admet quelques exceptions. Pour ces groupes de rapprochement, vous pouvez cocher la case Bloquer suppression/ Objets de gestion des transactions non finalement acceptées et sélectionner Bloquer suppression/ Transactions finalement acceptées d'objets de gestion non supprimés dans la session Reconciliation Groups (tcfin0120m000).

Si vous cochez la case Do not Group dans la session Archive and/or Delete Reconciliation Data (tfgld4295m200), Infor LN vérifie s'il existe des écritures de rapprochement en dehors de la période financière archivée et/ou supprimée. Si tel est le cas, Infor LN ne peut ni archiver ni supprimer les données de rapprochement et signale une erreur. Cette case est disponible pour quelques rares groupes de rapprochement.

Remarque

Dans la session Reconciliation and Archiving Period Status (tfgld0177m000), le statut Réconcilié des périodes financières est réversible, contrairement au statut Archivé.

Infor LN vérifie le statut de la période et le statut des objets de gestion du groupe de rapprochement en cours de traitement. Il vérifie en outre ces statuts pour tous les groupes de rapprochement susceptibles de contenir l'objet de gestion.

Création d'un solde d'ouverture pour rapprochement

Si vous archivez des écritures qui influent encore sur les données à rapprocher, pour le groupe de rapprochement Stock par exemple, vous pouvez créer un solde d'ouverture pour les données de rapprochement. Utilisez la session Opening Balances for Reconciliation (tfgld4195m000), que vous pouvez lancer, par exemple, à partir du menu approprié de la session Operations Management - Financial Reconciliation (tfgld4595m000).

Processus d'archivage et de suppression
Etape 1. Archivage et suppression des ordres à partir des applications logistiques

Archive et supprime les écritures dans les applications logistiques. Dans les applications logistiques, utilisez les sessions Archivage et Suppression pour déplacer, le cas échéant, les données vers une société d'archivage et/ou pour supprimer les données de la base de données.

Etape 2. Archivage et suppression des données de rapprochement dans Finances

Vous pouvez employer les session suivantes :

  • Archive and/or Delete Reconciliation Data (tfgld4295m200)
    Utilisez cette session pour archiver et/ou supprimer les données de rapprochement de la table Données de rapprochement (tfgld495).
  • Delete Logged Reconciliation Elements for Settled Recon Groups (tfgld4296m000)
    Utilisez cette session pour supprimer les éléments de rapprochement journalisés qui ne sont plus nécessaires. Infor LN supprime tous les éléments des écritures de rapprochement des groupes de rapprochement sélectionnés dans la table Eléments de rapprochement des données de rapprochement (tfgld498). Infor LN ne supprime les éléments de rapprochement que dans les groupes pour lesquels vous avez désélectionné la case Journaliser tous les éléments de rapprochement de la session Reconciliation Groups (tcfin0120m000).

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