Bestellverfahren

Das Bestellverfahren deckt den administrativen Bereich für die Bestellung von Waren und Dienstleistungen vollständig ab.

Der Ablauf besteht aus den folgenden Schritten:

Schritt 1. Erstellen von Bestellungen

Bestellungen können wie folgt über das Programm Bestellung - Positionen (tdpur4100m900) erstellt werden:

  • automatisch über verschiedene Quellen, wie z. B. EP, SLS, Service usw.
  • durch Kopieren eines bereits bestehenden VK-Auftrags im Programm Bestellung kopieren (tdpur4201s000)
  • manuell
Schritt 2. Genehmigen von Bestellungen

Nach dem Erstellen von Bestellungen ist der nächste obligatorische Schritt in der Bestellabwicklung das Genehmigen der Bestellungen. Die Ausführung eines Bestellverfahrens beginnt, wenn ein Anwender die Bestellung genehmigt.

Weitere Informationen dazu finden Sie unter Genehmigen von Bestellungen.

Schritt 3. Drucken von Bestellungen

Nach Erfassung und Genehmigung können Sie die Bestellung drucken und zur Bestätigung an den Lieferanten senden. Das Programm Bestellungen drucken (tdpur4401m000) ist nur dann obligatorisch, wenn Sie die Bestellung per E-Mail oder elektronischen Datenaustausch (EDI) an den Lieferanten übermitteln. Wenn Sie die Bestellung telefonisch übermitteln, ist dieser Schritt optional.

Nach dem Druck der Bestellung ist es weiterhin möglich, die Bestellung zu ändern.

Schritt 4. Freigeben von Bestellungen an Lagerwirtschaft

Nachdem der Lieferant über die Bestellung informiert und die Bestellung genehmigt wurde, können Sie die Bestellung über das Programm Bestellungen an Lagerwirtschaft freigeben (tdpur4246m000) an Lagerwirtschaft freigeben. Daraufhin wird die Lagerabteilung über die bestellten Waren informiert.

Wenn Bestellungen an das Lager freigegeben werden, werden im Modul Lageraufträge verschiedene Aktivitäten ausgelöst, so wird als Erstes im Programm Lageraufträge (whinh2100m000) ein Lagerauftrag erstellt. Die Aktivitäten im Modul Lageraufträge richten sich nach der Lagerauftragsart, die mit der Bestellart verknüpft ist. Sie müssen zunächst Aktivitäten mit einer Prozedur im Paket Lagerwirtschaft (WH) über das Programm Aktivitäten nach Prozedur (whinh0106m000) verknüpfen. Sie können eine Prozedur im Paket "Lagerwirtschaft (WH)" mit einer Lagerauftragsart über das Programm Lagerauftragsarten (whinh0110m000) verknüpfen. Anschließend müssen Sie die Lagerauftragsart über das Programm Bestellarten (tdpur0194m000) mit einer Bestellart verknüpfen.

Es ist nicht zwingend erforderlich, Bestellungen für Kostenartikel und Service-Artikel an das Paket Lagerwirtschaft freizugeben. Die Notwendigkeit richtet sich nach der Einstellung des Kontrollkästchens An Lagerwirtschaft freigeben im Programm Artikel - Einkauf (tdipu0101m000). Direktlieferungen werden niemals an das Paket Lagerwirtschaft freigegeben.

Schritt 5. Wareneingang

Sie können den Wareneingang für bestellte Waren erfassen:

  • im Paket Lagerwirtschaft, wenn die Bestellung an das Paket Lagerwirtschaft freigegeben wird. Der Wareneingang umfasst die Einlagerung und die Wareneingangsprüfung im Modul Lageraktivitäten (INH). Weitere Informationen dazu finden Sie unter Wareneingang und Wareneingangsprüfung.

    Wenn Wareneingänge in Lagerwirtschaft erfasst werden, werden die Wareneingangsdaten an Einkauf zurückgemeldet. Sie können die entsprechenden Daten in den folgenden Programmen abrufen:

    • Bestellungen - Übersicht Wareneingänge (tdpur4531m000)
    • Wareneingänge (tdpur4106m000)
  • In Einkauf bei Nicht-Bestandsartikeln, die nicht an Lagerwirtschaft freigegeben werden. Lieferungen können im Programm Wareneingänge (tdpur4106m000) erfasst werden.

Nach der Bestätigung eines Wareneingangs über das Programm Wareneingänge (tdpur4106m000) ist es nicht mehr möglich, die Wareneingangsdaten in diesem Programm zu ändern. Es ist jedoch weiterhin möglich, bestimmte Wareneingangsdaten über das Programm Wareneingänge korrigieren (tdpur4106s100) zu ändern.

Wenn die Waren geliefert werden, können sich die Preise und Rabatte der Waren geändert haben. Verwenden Sie das Programm Preise und Rabatte nach Wareneingang anpassen (tdpur4122m000), um Preise und Rabatte zu verwalten.

Schritt 6. Zahlung bestellter Waren

Um die Zahlung bestellter Waren abzuwickeln, müssen Sie das Modul Kreditorenbuchhaltung (ACP) verwenden. Sie können diesen Prozess jedoch nur dann ausführen, wenn das Paket Finanzwesen implementiert ist. Weitere Informationen dazu finden Sie unter Verarbeitung von Eingangsrechnungen.

Im Zuge des Bestellverfahrens ist es nicht erforderlich, dass der Handelspartner eine Rechnung schickt. Anstatt dessen können Sie auf die Option Fakturierung im Gutschriftverfahren zurückgreifen, um Rechnungen automatisch für die bestellten Waren zu generieren.

Fakturierung im Gutschriftverfahren eignet sich in den folgenden Situationen:

  • Sie haben sich mit dem Handelspartner vertraglich über den Preis der bestellten Waren geeinigt.
  • Sie haben sich mit dem Lieferanten auf eine Vereinbarung geeinigt, dass Sie die Waren ohne Eingangsrechnung bezahlen werden.

Die Fakturierung im Gutschriftverfahren wird über die folgenden Felder des Programms Bestellungen (tdpur4100m000)/ Bestellpositionen (tdpur4101m000) gesteuert:

  • Rechnung für Fakturierung im Gutschriftverfahren
    Wenn Sie dieses Kontrollkästchen markieren, kann eine Rechnung für jede Position des Wareneingangs generiert werden. In der kaufmännischen Firma, mit der die EK-Abteilung verknüpft ist, können Sie die Bestellpositionen auswählen und die Rechnungen anschließend über das Programm Rechnungen für Gutschriftverfahren/int. EK-Rechn. generieren (tfacp2290m000) erstellen.
  • Rechnung nach

    Für dieses Feld kann einer der folgenden Werte eingestellt werden:

    • Wareneingangsprüfung
      Rechnungen im Gutschriftsverfahren können nur für die gesamte genehmigte eingegangene Menge generiert werden, und zwar nachdem alle Wareneingangsprüfungen für eine bestimmte Lieferung abgeschlossen sind.
    • Wareneingang
      Eine Rechnung im Gutschriftsverfahren kann umgehend für die gesamte eingegangene Menge erstellt werden. Wenn nach der Wareneingangsprüfung eine bestimmte Menge abgelehnt wird, wird im Programm Rechnungen für Gutschriftverfahren/int. EK-Rechn. generieren (tfacp2290m000) eine Rechnung für die abgelehnte Menge erstellt. Diese Rechnung weist eine negative Menge auf.

Weitere Informationen dazu finden Sie unter Fakturierung im Gutschriftverfahren.

Schritt 7. Verarbeiten von Bestellungen

Am Ende der Bestellabwicklung müssen alle Bestellungen im Programm Bestellungen verarbeiten (tdpur4223m000) verarbeitet werden. Die verarbeiteten Bestellungen werden aus der regulären Datenbank in die Historie-Datenbank übertragen.

Weitere Informationen dazu finden Sie unter Bestellung/Abrufhistorie.