Budgetkontrolle

Die Budgetprüfung muss für Belege wie Bestellanforderungen, Bestellungen und Rechnungen durchgeführt werden. Dabei gibt die Budgetrichtlinie an, ob das Budget für eine bestimmte Belegart oder ein bestimmtes Logistikobjekt geprüft werden muss. Je nach Einstellung des Parameters "Budgetrichtlinie" muss die Budgetprüfung für eine Position ausgeführt werden, wenn eine erfasste Belegposition gespeichert wird oder wenn jede einzelne Position des Belegs genehmigt wird.

Ein Budget wird innerhalb einer Hierarchie mit Hilfe von Übersichtsebenen (Knoten und Ebenen) aufgebaut. Jede Ebene besteht dabei aus Budgetkonten und ihren Budgetbeträgen. Eine Kombination aus einem Budgetkonto und einem Budgetbetrag wird auch als "Topf" (engl. "Bucket") bezeichnet. Auf der untersten Ebene der Budgethierarchie ist ein Budgetkonto mit mehreren Kombinationen aus Sachkonten und analytischen Unterkonten verknüpft. Die Festlegung der untersten Ebene hängt davon ab, wie detailliert die Budgetkontrolle durchgeführt werden muss. Die Beziehung zwischen den Budgetkonten und dem Hauptbuch wird in den Verteilungstabellen verwaltet.

Die Budgetstruktur ist die Hierarchie, in der alle budgetbezogenen Strukturen und Budgetkonten enthalten sind. Eine Budgetstruktur besteht dabei aus mindestens fünf budgetbezogenen Strukturen oder Übersichtsebenen. Auf jeder Übersichtsebene lässt sich ein Budget mit einem Budgetkonto verbinden. Eine budgetbezogene Hierarchiestruktur definiert die Budgetkonten und Unterkonten, auf die von Einkaufs-, Forderungs- und Hauptbuchbelegen verwendete Datenkonten zusammengefasst werden. Budgetbeträge lassen sich auf jeder beliebigen Ebene der budgetbezogene Hierarchiestruktur und für mehrere Verästelungen innerhalb derselben Struktur aufzeichnen. Überwachen lassen sie sich nach Periode oder auf einer jährlichen Basis. Die Budgetwährung kann dabei eine der Hauswährungen sein. Ein Budgetkonto muss nicht unbedingt mit der nächsthöheren Ebene verknüpft sein, es lässt sich auch direkt mit der Budgetstruktur verknüpfen.

Wenn eine Ausnahme auftritt, wird an alle registrierten Anwender des Budgetkontos eine Benachrichtigung versendet. Um das Konto ändern zu können, müssen die Anwender jedoch über die entsprechenden Berechtigungen verfügen.

Das Steuerungsprogramm (Dashboard) für Budget-Manager bietet einen vollständigen Überblick über die Budgetkonten eines Budgets. Damit können die Verantwortlichen sämtliche Budgetaktivitäten aller Budgetstrukturen steuern und überwachen.

Sie können im Steuerungsprogramm für Budget-Manager die Budgetsaldenarten für das ausgewählte Budgetkonto und die Budgetperiode abfragen. Die Budgetsalden müssen für eine Buchung, z. B. für eine Budgetprüfung, Budgetfreigabe, Budgetänderung und Budgetübertragung, aktualisiert werden.

Bei Budgetübertragungen handelt es sich um zweiseitige Buchungen, die gleich lautende Budgetbeträge von einem Budgetkonto auf ein anderes verschieben. Übertragungen und Änderungen generieren in der Budgetbuchungsdatei eine Prüfbuchung und lassen sich nur bei ausreichend verfügbarem Budget durchführen. Für alle Übertragungen des Budgets, wie z. B. von einem Budgetpool in einen anderen, ist eine Prüfungsverfolgung erforderlich. Für die Budgetübertragung müssen Sie einen Grund angeben.

Mit Budgetanpassungen lassen sich Budgetbuchungen rückwirkend korrigieren; dabei kann es sich um die Korrektur eines Budgetsaldos wie z. B. des Saldos Bindung oder Belastung handeln. Ebenso lassen sich mit Budgetanpassungen Anfangssalden erstellen und Budgets für spätere Buchungen reservieren.

Ein genehmigtes Budget können Sie nicht direkt aktualisieren; Budgetänderungen ermöglichen jedoch nachfolgende kontrollierte Budgetaktualisierungen. Alle Budgetänderungen müssen in einer Budgetbuchung aufgezeichnet werden. Bei Budgetänderungen handelt es sich um einseitige Buchungen, die den Budgetbetrag erhöhen oder senken. Nachdem ein Budget gesperrt wurde, müssen Sie die Budgetänderung durch Angeben eines Grunds rechtfertigen. Alle Änderungen des Budgets erfordern eine Prüfungsverfolgung.

Dieser Bericht gleicht Hauptbuch-Buchungen mit Budgetbuchungen ab. Für die Eingabe lassen sich Budgetkonto (Bereich), Periode, Betragsklasse und Übersichtsebene auswählen. Über die Belegreferenz werden die entsprechenden Hauptbuch-Buchungen abgerufen. Budgetbuchungen mit Ausnahmestatus sind in der Auswahl enthalten.

Das Verfahren für den Jahresabschluss verwenden Sie, um Budgetbeträge und die verbundenen Budgetbuchungen in ein neues Budget im neuen Geschäftsjahr zu verschieben, ein neues Budget zu definieren oder eine alte Budgetbuchung mit Betrag in ein neues Budget zu kopieren.

Sie können Budgetsalden für das ausgewählte Budget und Budgetjahr anzeigen.