Dokumentverwaltung

Das Modul Dokumentverwaltung enthält allgemeine Funktionen zur Dokumentverwaltung in LN. Das Modul ermöglicht eine effiziente und sichere Verwendung von gleichförmigen und zuverlässigen Informationen in Dokumenten.

Das Modul Dokumentverwaltung bietet die folgenden Funktionen:

  • Steuerung des Zugriffs auf Dokumente
  • Sichere Speicherung von Dokumentinhalten
  • Support für den Dokumentlebenszyklus
  • Verwaltung von Dokumentversionen
  • Anzeigen und Bearbeiten unterschiedlicher Dateitypen, beispielsweise CAD-Dateien und eingescannte Dokumente
  • Verwaltung der Beziehungen zwischen Dokumenten und anderen Objekten der Datenbank in LN
  • Dokumente

    Dokumente enthalten tatsächliche Dateien oder Ausdrucke. Ausdrucke können an eine Dokumentversion angehängt sein. Wenn keine Ausdrucke an das Dokument angehängt sind, ist das Dokument ein logisches Objekt. Es dient zum Gruppieren anderer Dokumente.

  • Dokumentversionen

    Mit einer Dokumentversion können Sie den Status eines Dokuments im Lebenszyklus nachverfolgen. Beim Erstellen eines Dokuments wird in der Voreinstellung die Dokumentversion erstellt. Eine Dokumentversion wird durch eine Dokument-ID und die Dokumentart eindeutig gekennzeichnet.

  • Dokumentlebenszyklus

    Der Lebenszyklus eines Dokuments von der Konzeption bis zur Fertigstellung. Der Dokumentlebenszyklus besteht aus mehreren Phasen, z. B. "In Bearbeitung", "Vorgelegt", "Genehmigt", "Freigegeben", "Zurückgezogen", "Abgelaufen" und "Abgelehnt".

  • Konfiguration in Dokumentverwaltung

    Der LN-Administrator muss die folgenden Arbeitsschritte in Bezug auf die Dokumentverwaltungskonfiguration ausführen:

    • Sonstige Arbeitsschritte
    • Arbeitsschritte zum Erfassen von Dokumentdaten als Ausdruck
    • Arbeitsschritte in der Dateiverwaltung
  • Dokumentarten

    Jedem Dokument zugeordnet. Jeder Dokumentart wird ein Versions-Modus zugeordnet, der auf alle Dokumente oder auf diese Dokumentart anwendbar ist. Die Vorlage für das Dokument und die Dokumentversion können von der Dokumentart abhängig sein. Die Dokumentarten bestimmen, ob Ausdrucken und an Dokumentversionen angehängten Dateien Versionen zugeordnet werden müssen. Dokumentarten in einer Firma können z. B. Sicherheitsbestimmungen, Montagedokumente, Schaltpläne, Wartungsanweisungen, Zeichnungen und Normdokumente sein.

  • Dateien

    Sie können den Inhalt eines Dokuments in einer oder mehreren Dateien speichern. Um einen beliebigen Dateityp zu erfassen, können Sie die Datei mit einer Dokumentversion verknüpfen, die den Status "In Bearbeitung hat". Durch die Dokumentart der Dokumentversion wird bestimmt, ob den Dateien Versionen zugeordnet sind, sofern vorhanden. Die Dateien müssen sich in Verzeichnissen befinden, die in LN vom LN-Administrator erfasst wurden.

  • Dateien in ODM importieren

    Die Option zum Import von Dateien in ODM verbessert die Dokumentverwaltung, damit ist der Anwender in der Lage, Dateien aus einem Altsystem in ODM zu importieren. Sie können alle importierten Dateien mit einem einzigen Dokument in ODM verknüpfen, oder jede Datei einzeln mit einem separaten Dokument. Zusätzlich können Sie ODM-Dokumente mit LN-Objekten wie Service-Auftrag, Bestellung, Konstruktionsartikel etc. verknüpfen.

  • Ausdrucke

    Ein Dokument und dessen Inhalt kann als Ausdruck auf Papier, Mikrofilm usw. gespeichert werden. Die Ausdrucke werden je nach Anforderungen und Zugriffsmöglichkeiten an einem bestimmten Ort gelagert. Zur Definition eines Ausdrucks gehört auch die Angabe des Datenträgers und des Standorts.