Freigeben von Eingangsrechnungen

Infor LN FP2

Wenn Sie in Infor LN FP2 Eingangsrechnungen für die Verarbeitung freigeben, müssen Sie überprüfen, ob der Rechnungsbetrag dem Auftragsbetrag plus der vom Handelspartner auferlegten Zusatzkosten, wie z. B. Fracht- und Versicherungskosten, entspricht.

Wenn der Eingangsrechnungsbetrag vom Bestellungsbetrag abweicht und die Abweichung die Toleranz überschreitet, muss die Eingangsrechnung von einem Mitarbeiter freigegeben werden, der die größere Abweichung genehmigen darf. Sie können zum Ausgleichen der Abweichung zwischen dem Auftragsbetrag und dem Rechnungsbetrag jedoch auch Zusatzkosten oder eine Buchung für Buchungsdifferenzen erstellen. Für die Buchung von Buchungsdifferenzen wird kein Höchstbetrag definiert und ist keine Genehmigung erforderlich.

Nach ihrer Freigabe kann LN die Rechnung im Modul Zahlungswesen automatisch verarbeiten und bezahlen.

Infor LN FP3

In Infor LN FP3 erzwingt das System die Freigabe einer Rechnung, indem es systematisch die Anwenderberechtigungen prüft. Die Freigabe kann nicht mehr umgangen werden, indem z. B. die erforderlichen Berechtigungsschritte nicht mit der Rechnung verknüpft oder bereits verknüpfte Berechtigungsschritte entfernt werden.

Neue Funktionen

Dafür wurden folgende Änderungen vorgenommen:

  • Berechtigung für Zusatzkosten
    Zu der Berechtigung für Preisabweichungen wurde die Berechtigung für Zusatzkosten hinzugefügt. Große Preisabweichungen können nicht mehr verborgen werden, indem z. B. die Preisabweichung als Zusatzkosten verbucht wird. Preisunterschiede und Zusatzkosten müssen von berechtigten Anwendern genehmigt werden, wenn Sie dies im Programm Berechtigungen für Eingangsrechnungen (tfacp0150m000) definieren. Sie können Anwendern die volle Berechtigung geben oder Höchstbeträge definieren.
  • Zahlungsgenehmigungen

    Zusätzlich können Sie optional definieren, dass Rechnungen zur Zahlung genehmigt werden müssen, und Sie können Anwendern die Berechtigung geben, Rechnungen zur Zahlung zu genehmigen. Im Programm Parameter ACP (tfacp0100s000) können Sie die Rechnungsarten auswählen, für die Zahlungsgenehmigungen erforderlich sind. Wenn eine Zahlungsgenehmigung erforderlich ist, muss ein berechtigter Anwender im Programm Eingangsrechnungen genehmigen (tfacp1142m000) die Eingangsrechnung genehmigen. Nur zur Zahlung genehmigte Rechnungen können im Programm Rechnungen für Zahlung auswählen (tfcmg1220m000) des Moduls Zahlungswesen ausgewählt werden.

    Zusatzkosten müssen auf die gleiche Weise genehmigt werden wie Eingangsrechnungen. Um eine Eingangsrechnung zur Verarbeitung freizugeben, müssen Sie die Berechtigung zur Genehmigung sowohl der Preisdifferenz als auch der Zusatzkosten besitzen. Besitzen Sie die Berechtigung zur Genehmigung der Preisdifferenz und der Zusatzkosten, setzt LN die Rechnung automatisch auf Zur Zahlung genehmigt, wenn Sie die Preisdifferenz und die Zusatzkosten genehmigen.

Geänderte Terminologie

Die folgende Terminologie wurde geändert:

  • Sperrvermerke werden jetzt Sperrgründe genannt.
  • Sperrreferenzen werden jetzt zugewiesene Genehmigende genannt.
  • Das Sperrdatum wird jetzt genannt.

Sie können Sperrgründe im Programm Sperrgründe (tfacp0120m000) und zugewiesene Genehmigende im Programm Zugewiesene Genehmigende (tfacp0130m000) definieren. Zugewiesene Genehmigende können eingegangene Rechnungen bestätigen und Sperrgründe aus Rechnungen löschen.

Geänderte und neue Programme

Dafür wurden folgende Änderungen an den Programmen des Moduls Kreditorenbuchhaltung vorgenommen:

  • Sperrgründe (tfacp0120m000)
    Das Programm hieß früher Eingangsrechnungen genehmigen (tfacp1104m000). Die Kontrollkästchen Gesperrt für manuelle Zahlung und Bei automatischer Genehmigung aufheben wurden entfernt.
  • Zugewiesene Genehmigende (tfacp0130m000)
    Das Programm hieß früher Sperrreferenzen (tfacp0130m000).
  • Parameter ACP (tfacp0100s000)

    Im Programm Parameter ACP (tfacp0100s000) wurden die folgenden Felder und Kontrollkästchen hinzugefügt:

    • Kostenrechnung zur Zahlung genehmigen
      Wenn dieses Kontrollkästchen markiert ist, ist für Kostenrechnungen und für Rechnungen, die für Einkaufskartenabrechnungen generiert werden, eine Zahlungsgenehmigung erforderlich.
    • Bestellbezogene Rechnung zur Zahlung genehmigen
      Wenn dieses Kontrollkästchen markiert ist, ist für bestellbezogene Eingangsrechnungen eine Zahlungsgenehmigung erforderlich.
    • Interne Rechnung zur Zahlung genehmigen
      Wenn dieses Kontrollkästchen markiert ist, ist für interne Eingangsrechnungen eine Zahlungsgenehmigung erforderlich.
    • Rechnung im Gutschriftverfahren zur Zahlung genehmigen
      Wenn dieses Kontrollkästchen markiert ist, ist für Eingangsrechnungen im Gutschriftverfahren eine Zahlungsgenehmigung erforderlich.
    • Voreingestellte Genehmigungsperiode (Tage)
      Standardmäßig muss die Rechnung innerhalb dieser Anzahl Tage nach dem Rechnungsdatum genehmigt werden.

    Bei Rechnungen, für die eine Zahlungsgenehmigung erforderlich ist, prüft LN im Modul Zahlungswesen, ob die Rechnung zur Zahlung genehmigt wurde. Wenn eine Rechnung nicht zur Zahlung genehmigt wurde, kann sie nicht im Programm Rechnungen für Zahlung auswählen (tfcmg1220m000) ausgewählt werden.

  • Zahlungsberechtigungen für Eingangsrechnungen (tfacp0114m000)

    Mithilfe dieses neuen Programms können Sie Anwendern die Berechtigung geben, Eingangsrechnungen zur Zahlung zu genehmigen. Sie können den maximalen Rechnungsbetrag angeben, den jeder einzelne Anwender genehmigen darf, oder Sie können das Kontrollkästchen Volle Berechtigung für Zahlung markieren.

  • Berechtigungen für Eingangsrechnungen (tfacp0150m000)
    Das Programm hieß früher Toleranzen Preisdifferenzen (tfacp0150m000). Dem Programm wurden Felder für die Freigabe von Zusatzkosten hinzugefügt.
  • Eingegangene Rechnungen bestätigen (tfacp1104m000)
    Das Programm hieß früher Eingangsrechnungen genehmigen (tfacp1104m000). Zugewiesene Genehmigende können mithilfe dieses Programms Rechnungen zur Erfassung genehmigen.
  • Eingangsrechnungen genehmigen (tfacp1142m000)

    Das Programm hieß früher Preisabweichungen genehmigen (tfacp1142m000). Dem Programm wurden Felder für Sperrvermerke, Zahlungsgenehmigungen, Zusatzkosten und die Rechnungsart hinzugefügt.

  • Eingangsrechnungen (tfacp1110s000)
    Das Feld Zur Zahlung genehmigt wurde hinzugefügt. Dieses Feld gibt an, ob die Rechnung zur Zahlung genehmigt wurde. Wenn für die Rechnungsart keine Zahlungsgenehmigung erforderlich ist, setzt LN das Feld auf ---
  • Historie Rechnungsgenehmigung (tfacp2510m000)

    In diesem neuen Programm können Sie die Genehmigungshistorie einer Eingangsrechnung anzeigen. Von Daten wie dem Genehmigungsstatus und dem Sperrgrund zeigt LN den aktuellen Wert, den vorherigen Wert, das Änderungsdatum und den Anwender an, der die Änderung vorgenommen hat.

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