Archivierung - KonzepteUnternehmen wenden Zeit und Geld zur Entwicklung von Abläufen zur Datenerfassung in einem ERP-System auf. Sie wenden auch Zeit und Geld zur Entwicklung von Abläufen zur Archivierung von Handbüchern, Zeichnungen, Spezifikationen und anderen als Druck vorliegende Unterlagen auf. In vielen Fällen wenden sie jedoch kaum Zeit auf für Abläufe zur Speicherung von Historiedaten, die in elektronischer Form vorliegen. Dieser Hilfetext soll ein Bewusstwein für die Archivierung elektronischer Daten schaffen, nicht als technische Lösung sondern als integraler Bestandteil Ihrer Geschäftsabläufe. Dieses Handbuch soll Sie durch den kompletten Archivierungsvorgang führen. Was ist Archivierung? Im Allgemeinen wird unter Archivierung die Verschiebung von Historiedaten aus einer operativen Umgebung in eine besondere Archivierungsumgebung verstanden. Im privaten Umfeld verlagern Sie möglicherweise alte Kontoauszüge aus einem Schrank im Arbeitszimmer in einen Karton auf dem Dachboden. Im Büro werden alte Bestellunterlagen möglicherweise in einem Archivraum weit entfernt von Ihrem Schreibtisch aufbewahrt. Dass Sie die Unterlagen nicht mehr für das Tagesgeschäft benötigen, bedeutet noch nicht, dass Sie sie vernichten können. Für elektronische Daten in Ihrem LN System versteht man unter Archivierung die Verlagerung von Historiedaten aus der operativen Firma in eine gesonderte Archivfirma; auf diese Weise wird Speicherplatz im operativen System frei und die Daten werden sicher aufbewahrt. Um Rechnerspeicherplatz zu gewinnen, nachdem Sie die Daten archiviert haben, können Sie die Historiedaten auch auf ein externes Medium wie beispielsweise Magnetband, DVD oder CD-ROM verschieben. LN enthält standardmäßige Archivierungsprogramme in allen wichtigen Paketen. Diese Programme dienen zum Kopieren von Historiedaten in die Archivfirma, und zum Löschen der Daten aus der operativen Firma. Weitere Informationen zu diesen Archivierungsprogrammen finden Sie unter Archivieren von Logistikdaten und Archivieren von Finanzdaten. Vor der Archivierung müssen Sie jedoch eine für Sie geeignete Archivierungsstrategie entwickeln und einen Plan erstellen; dabei handelt es sich um eine Team-Aufgabe. Das Ergebnis sind eine dokumentierte Strategie und ein Plan, über die alle betroffenen Mitarbeiter im Unternehmen informiert werden müssen. Archivierungsstrategie Die Archivierung von Historiedaten ist ein unumkehrbarer Vorgang. Nachdem die Daten in die Archivfirma verschoben wurden, können sie nicht mehr zurück in die operative Firma geladen werden. Die Archivierung hat direkte Auswirkungen auf die Zugänglichkeit und Verfügbarkeit von Daten; daher müssen Sie eine stabile Archivierungsstrategie entwickeln, die drei wichtige Aspekte abdeckt: welche Daten werden archiviert, wann werden sie archiviert, und wer ist für die Archivierung verantwortlich. Welche Daten können archiviert oder gelöscht werden? Verschiedene Parteien innerhalb und außerhalb Ihres Unternehmens verwenden Daten basierend auf logistischen und kaufmännischen Buchungen in der Vergangenheit. Bevor Sie diese Daten archivieren oder löschen, müssen Sie ermitteln, welche Anwender die Daten zu welchem Zeitpunkt benötigen. Im Allgemeinen verfügen Sie über drei Optionen:
Die Optionen 1 und 2 machen die Archivierung unumkehrbar. Wenn Sie beispielsweise nur archivieren (ohne Löschung), um eine Vorschau über die Ergebnisse zu erhalten, kann die Archivierung mehrmals erfolgen. Neben logistischen und finanziellen Daten können Sie auch allgemeine Daten archivieren. Weitere Informationen dazu finden Sie unter Archivieren von allgemeinen Daten.. Geschäftserfordernisse Die Geschäftserfordernisse Ihres Unternehmens bestimmen, welche Daten über welchen Zeitraum gespeichert werden müssen. Wenn beispielsweise für von Ihnen durchgeführte Projekte ein Garantiezeitraum von fünf Jahren festgelegt ist, müssen Sie möglicherweise das Projekt fünf Jahre lang offen halten, oder das Projekt in einer Archivfirma behalten. Wenn das Projekt offen bleiben muss, können keine projektbezogenen Daten, einschließlich Aufträge und Integrationsbuchungen, archiviert werden. Alle Abteilungsleiter müssen entscheiden, über welchen Zeitraum Daten in einer operativen Umgebung gespeichert werden müssen, um einen schnellen Zugriff zu ermöglichen. Außerdem müssen auch Berichtslegungserfordernisse aufgeführt werden. Gesetzliche Bestimmungen In den meisten Ländern gibt es gesetztliche Bestimmungen für die Archivierung von finanziellen Daten. Eine Auflage der Steuerbehörden kann die Aufbewahrung von finanziellen Daten über einen Mindestzeitraum von einigen Jahren sein. In einigen Branchen wie in der Lebensmittel- oder Luftfahrtindustrie gibt es zusätzliche gesetztliche Bestimmungen, die Auswirkungen auf die Archivierungsstrategie haben können. Anwenderanforderungen Auch Anwender benötigen Historiedaten für das Tagesschäft. So benötigt möglicherweise ein Mitarbeiter in der Kundenberatung Zugriff auf die Lieferdaten für den Zeitraum von einem Jahr in der Vergangenheit, um Kundenanfragen korrekt bearbeiten zu können. Diese Anforderungen müssen bei der Festlegung der zu archivierenden Daten ebenfalls berücksichtigt werden. Wann kann die Archivierung der Daten erfolgen? Ausgehend von den Antworten auf die oben erwähnten Fragen können Sie nun einen Zeitraum für die Aufbewahrung der betreffenden Historiedaten in Ihrer operativen Umgebung sowie einen Zeitraum für die Aufbewahrung von Daten in der Archivumgebung festlegen. Wer kann Daten archivieren? Da die Archivierung von Daten ein unumkehrbarer Vorgang ist, besteht dabei ein gewisses Risiko. Was geschieht beispielsweise, wenn einer Ihrer Mitarbeiter ein Archivierungsprogramm versehentlich ausführt? Aus diesem Grund müssen Sie festlegen, welche Mitarbeiter zur Archivierung und Löschung von Daten berechtigt sind und dann diese Berechtigungen in LN einrichten. Da an archivierten Daten keine Änderungen mehr vorgenommen werden dürfen, muss der Zugriff auf die Archivfirma für die meisten Anwender auf Nur-Lese-Zugriff beschränkt werden. Abgleichstrategie mit Funktionalitäten in LN. Nach der Ermittlung aller Anforderungen muss im nächsten Schritt ermittelt werden, ob die Standardfunktionalitäten in LN ausreichen, diese Anforderunge zu erfüllen. Im Allgemeinen bietet LN die Funktionalitäten, um alle Ihre Anforderungen zu erfüllen, ohne Sie zu Kompromissen zu zwingen. Wir empfehlen, auf eine kundenspezifische Anpassung der Software (Customizing) zu verzichten; da wir jedoch eine langfristige Speicherung von operativen Daten anstreben, können Anpassungen nicht vollständig ausgeschlossen werden. Ein Beispiel ist die Anforderung, in einem Bericht die Daten aus der operativen Firma und der Archivfirma anzuzeigen. In der aktuellen Version der Anwendung gehört dies nicht zur Standardfunktionalität, es kann jedoch wichtig für die Abläufe in Ihrem Unternehmen sein. Möglicherweise noch wichtiger ist die Frage, ob die Archivierungsprogramme im Umfang enthalten sind, wenn Sie eine kundenspezifisch angepasste Software verwenden. Haben Sie die kundenspezifisch angepassten Felder und Tabellen berücksichtigt? Bei der Ausführung von Lösch- oder Archivierungsvorgängen müssen möglichweise kundenspezifisch angepasste Tabellen und Felder berücksichtigt werden. Archivierungsplan Nach der Festlegung einer Ihren Anforderungen entsprechenden Archivierungsstrategie können Sie den Archivierungsplan erstellen. Mit diesem Plan übertragen Sie die Strategie auf eine operative Ebene. Archivierungsumgebung Auf der Gundlage der Struktur der aktuellen operativen Firma, des verfügbaren Speicherplatzes und der festgelegten Strategie müssen Sie entscheiden, wie die Archivierungsumgebung eingerichtet werden soll. Wie viele Firmen sind erforderlich? Sollen die archivierten Daten auf einem externen Speichermedium gespeichert werden? Soll eine Archivfirma pro Geschäftsjahr eingerichtet werden, oder eine Archivfirma für mehrere Jahre? Wenn die Daten korrekt archiviert werden sollen, benötigen Sie ausreichend verfügbaren Speicherplatz. Die Struktur der Archivierungsumgebung muss mit der Struktur der operativen Umgebung übereinstimmen. In einer Struktur "Mehrere logistische Firmen - eine kaufmännische Firma" muss die Struktur der Archivfirma dieser Struktur entsprechen. Testplan Im Archivierungsplan müssen Tests berücksichtigt werden. Eine Testphase kann sehr großen Nutzen mit sich bringen. In der Testphase können beispielsweise normale Anwender geschult werden; Key-Anwender können überprüfen, ob die Einrichtung der Archivierungsumgebung korrekt ist, ob die Daten konsistent sind, und ob die Funktionalitäten der Archivierungsprogramme Ihren Erwartungen entsprechen. Um optimale Ergebnisse zu erreichen, sollten Sie die Tests in einer Testumgebung durchführen, nicht in der operativen Umgebung. Der Testplan muss mindestens Angaben dazu enthalten, was getestet werden soll, wer diese Tests ausführt, und wann das geschehen soll. Zusätzlich müssen Sie Validierungsparameter festlegen: Was muss geprüft werden, bevor die Testergebnisse akzeptiert werden. Operativer Plan Der operativer Plan muss die folgenden Aspekte behandeln:
Nehmen Sie einen Terminplan für diese Aktivitäten in den operativen Plan auf und weisen Sie die Aktivitäten Abteilungen oder einzelnen Anwendern zu. Implementierung Der nächste Schritt in der Archivierung ist die Implementierung des Archivierungsplans. In dieser Phase implementieren Sie den Plan, der in den vorherigen Schritten entwickelt wurde. Am Ende dieses Schritts steht die tatsächliche Verlagerung von Historiedaten aus der operativen Firma in die Archivfirma, nicht als technische Lösung für ein Problem, sondern als neuer Prozess im Tagesgeschäft Ihres Unternehmens. Die Hilfetexte zum Thema Archivierung erläutern die technische Einrichtung sowie die Funktionen der Archivierungsprogramme und unterstützen Sie so bei der korrekten und sicheren Archivierung von Daten.
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