Gerenciar aprovações de fatura para grupos de fornecedores

  1. Selecione Contas a pagar > Administração.
  2. No painel Estrutura do fornecedor, clique em Grupos de fornecedores.
  3. Abra um registro de grupo de fornecedores.
  4. Na guia Aprovação de fatura a pagar, especifique estas informações:
    Calendário empresarial
    Selecione as configurações de calendário padrão da empresa.
    Processar regras de encaminhamento por hierarquia
    Marque esta caixa de seleção para que as faturas neste grupo de fornecedores sejam processadas por regras de encaminhamento, em vez de por prioridade.
    Permitir entrada de distribuição durante a aprovação da fatura
    Marque esta caixa de seleção para que seus aprovadores possam criar ou atualizar distribuições durante o processo de aprovação.
    Aplicar valor de aprovação máximo da fatura
    Marque esta caixa de seleção para impor a última aprovação de fatura como o valor mais alto permitido pelo usuário. Para clientes que desejam impor o valor final, marque a caixa de seleção para forçar o aprovador final para obter permissão, se o valor estiver acima do limite de aprovação.
    Opção padrão da data de lançamento da fatura
    Selecione se a data de lançamento padrão na fatura é Data da fatura ou Data atual.
    Usando o sistema do Document Management
    Marque esta caixa de seleção se você estiver usando um fornecedor de imagens externo. Quando você selecionar esta opção, campos adicionais ficarão disponíveis.
    Parceiro do Document Management
    Se você marcou a caixa de seleção Usando o sistema do Document Management, selecione o fornecedor de imagens.
    Chave do sistema do Document Management
    Se você marcou a caixa de seleção Usando o sistema do Document Management, especifique a chave do sistema de gerenciamento de documentos. Isso é usado pelo Sistema do Document Management para acessar os documentos. Essa chave pode ser preenchida, dependendo dos requisitos do fornecedor de imagens.
    Armazenar documento localmente
    Se você marcou a caixa de seleção Usando o sistema do Document Management, marque esta caixa de seleção para salvar uma cópia local da imagem da fatura. Isso ocorre quando uma fatura é criada a partir de um Sistema do Document Management.
    Exigir código de motivo para aprovação de fatura manual
    Marque esta caixa de seleção para exigir motivos de ação e comentários de ação ao aprovar faturas manualmente.
  5. Na seção Configurações de email de fatura, os campos Assunto do email e Conteúdo do email são preenchidos. O conteúdo é usado quando emails de fatura são enviados por motivos específicos. Você pode usar o modelo ou personalizar as mensagens nestas seções:
    • Fatura enviada para aprovação
    • Fatura aprovada
    • Fatura rejeitada
    • Fatura por email
  6. Para personalizar as mensagens, especifique estas informações:
    Assunto do email
    Especifique o código da fatura e o nome do fornecedor.
    Conteúdo do email
    Especifique os detalhes e os motivos do email.
    Incluir link para revisar fatura
    Marque esta caixa de seleção para incluir um link da fatura. Esta opção é somente para emails de aprovação de fatura.
    Incluir todos os documentos relacionados
    Marque esta caixa de seleção para incluir quaisquer anexos.
    Excluir documento de fatura
    Por padrão, os documentos de fatura são anexados a cada email enviado como parte do processo de aprovação da fatura. Marque esta caixa de seleção para excluir o documento de fatura do email de notificação.
  7. Clique em Salvar.