Configurar regras de correspondência e grupos de regras de correspondência

Use grupos de regras de correspondência para organizar as regras sobre como a correspondência é realizada para sua organização. O grupo de regras com suas regras e tolerâncias anexadas são essenciais para um processo de correspondência bem-sucedido.

Os grupos de regras consistem de regras de correspondência individuais e são atribuídos a tabelas de correspondência. Os grupos de regras também podem ser atribuídos à classe de fornecedor, fornecedor, empresa de Correspondência para mensagens, e fatura.

Criar regras de correspondência e grupos de regras

  1. Selecione Correspondência > Administração.
  2. No painel Configuração, clique em Regras de correspondência.
  3. Clique em Criar.
  4. Especifique um nome e descrição para o Grupo de regras.
  5. Especifique as regras de correspondência:

    Se você usar mensagens de fatura, deverá ter pelo menos uma regra com um nível de correspondência de detalhe. Essa regra é atribuída à Empresa de Correspondência.

    Nível de correspondência
    Selecione Correspondência de fatura ou Correspondência de detalhe. Use Correspondência de detalhe, a menos que várias OCs para uma única fatura sejam incluídas no processo de correspondência. Para Correspondência de fatura, os recebimentos associados à OC e à fatura são fechados.
    Tipo
    Selecione o tipo de correspondência de faturas para recebimentos. As opções são:
    • Todos para um: Todas as faturas para um recebimento

      Esta seleção é usada para corresponder várias faturas com um único recebimento. O recebimento permanecerá aberto para faturas adicionais se a quantidade em aberto para correspondência no recebimento não for excedida.

    • Um para um: Uma fatura para um recebimento
    • Um para tudo: Uma fatura para vários recebimentos
    Opção
    Essas são as opções disponíveis:
    • Estendido: O total da linha de fatura é considerado, mas as diferenças na unidade de medida (UdM) não são consideradas para essa opção. Por exemplo, uma linha ou 5-20 e 1-100 seriam correspondentes. Esta regra também pode ser usada para correspondência de fatura e somente o valor total da OC ou recebimento e fatura é considerado.
    • Custo unitário: Recomendamos que, para correspondência de detalhe, use o custo unitário, pois o custo, a quantidade e a UdM são considerados.
    • Estendido e quantidade: Esta opção é para o nível de Correspondência de fatura. O total da OC, da fatura e da quantidade são considerados.
  6. Clique em Salvar.

Definir tolerâncias de correspondência

As tolerâncias de correspondência são consideradas ao avaliar diferenças no custo e na quantidade entre a fatura e a OC ou recebimento. As tolerâncias são a diferença máxima pela qual o custo ou a quantidade da fatura pode exceder a quantidade de recebimento ou custo da OC sem gerar uma mensagem ou correspondência. Se a diferença exceder a tolerância, uma mensagem será gerada ou a correspondência falhará.

  1. Selecione Correspondência > Administração.
  2. No painel Configuração, clique em Regras de correspondência.
  3. Abra uma regra de correspondência.
  4. Clique em Tolerâncias em um nível de correspondência.
  5. Para definir tolerâncias de custo de OC, tolerâncias de correspondência regulares e tolerâncias para mensagens de reconciliação, clique na guia Recebimento:
    1. Na seção Custo da OC, especifique os campos Valor, Condição e Porcentagem para os custos unitários acima e abaixo.

      Estas tolerâncias são avaliadas ao adicionar uma fatura e comparar o custo da fatura com o custo da OC.

    2. Na seção Correspondência regular, especifique os campos Valor/Quantidade, Condição e Porcentagem para os custos unitários acima e abaixo do esperado e para as quantidades acima e abaixo do esperado.

      A correspondência é realizada online ou usando o processo de correspondência automática.

    3. Na seção Mensagens de correspondência de reconciliação, especifique os campos Valor/Quantidade, Condição e Porcentagem para os custos unitários acima e abaixo do esperado e para as quantidades acima e abaixo do esperado.

      Essas tolerâncias são aplicadas a faturas que estão na lista de trabalho de reconciliação.

    4. Para criar mensagens de reconciliação abertas ou fechadas em casos de divergências de custo e quantidade, marque a caixa de seleção Mensagem aberta ou Mensagem fechada.

      É possível especificar um motivo para a mensagem de reconciliação.

  6. Na guia Serviço, na seção Serviço por quantidade, especifique os campos Valor/Quantidade, Condição e Porcentagem para os custos unitários acima e abaixo do esperado e para as quantidades acima e abaixo do esperado.
  7. Na seção Serviço por valor, especifique os campos Valor, Condição e Porcentagem para o custo estendido acima do esperado.
  8. Para definir tolerâncias de encargo adicional, clique na guia Encargo adicional:
    1. Na seção Encargos adicionais diversos, especifique os campos Valor, Condição e Porcentagem para os custos acima e abaixo do esperado.
    2. Na seção Encargo adicional da linha, especifique os campos Valor, Condição e Porcentagem para o custo unitário acima e abaixo do esperado.
    3. Na seção Encargos adicionais de divisão, selecione a Opção Encargo adicional de divisão.

      Estas opções estão disponíveis:

      Opção Descrição
      Usar tolerâncias de encargo adicional de linha no nível da linha Esta opção indica que a verificação de tolerância está no nível da linha.

      Por exemplo, um encargo adicional dividido de US$ 50 onde uma linha de OC tem uma quantidade de $10 fornece um custo unitário de US$ 5 para esse encargo adicional dividido.

      Se o encargo adicional de divisão da fatura for alterado para US$ 60, o custo unitário na fatura será de US$ 6.

      A verificação de tolerância é feita com base na diferença entre US$ 6 e US$ 5, que é igual a US$ 1. Se a tolerância de nível da linha for menor que US$ 1, a fatura não será considerada correspondente. Se for maior que US$ 1, a correspondência foi bem-sucedida.
      Usar tolerâncias de encargos adicionais diversos no nível do cabeçalho

      Esta opção indica que a verificação de tolerância está no nível do cabeçalho.

      Por exemplo, a ordem de compra tem um encargo adicional dividido de US$ 50, e o encargo adicional dividido da fatura é alterado para US$60.

      A verificação de tolerância é feita com base na diferença entre US$ 60 e US$ 50, que é igual a US$ 10. Se a tolerância para valores diversos for inferior a US$ 10, a fatura não será considerada correspondente. Se for maior que US$ 10, a correspondência foi bem-sucedida.
  9. Clique em Salvar.