Génération fichier lettres de relance avancées

Le processus Génération fichier lettres de relance avancées permet de produire une lettre de relance. Il lit les enregistrements de relance sélectionnés et génère des fichiers d'impression, des fichiers CSV et des documents IDM facultatifs.

La tâche crée un fichier de travail avec des données client, facture et texte de relance, puis génère la sortie finale. Une fois activée, elle met également à jour l'historique de relance et les enregistrements clients et elle définit le statut du cycle de relance sur Terminé.

  1. Sélectionner > Comptes clients > Traitement > Crédit et recouvrement.
  2. Dans le volet Lettres de relance, sélectionner Génération fichier lettres de relance avancées.
  3. Indiquer les informations suivantes :
    Société
    Indiquer la société CC à traiter. Indiquer une société ou un groupe société, mais pas les deux.
    Groupe société
    Indiquer un groupe société GL qui traite toutes les sociétés membres. Il ne peut pas être utilisé avec les options Société, Niveau de traitement, Groupe niveaux de traitement ou Filtre d'ancienneté.
    Fichier d'impression
    Indiquer une valeur. La valeur par défaut est « N ».
    • N - Ne pas générer de fichier d'impression. Le rapport d'impression des lettres de relance est supprimé et génère uniquement la sortie CSV.
    • O - Générer un fichier d'impression. Produire une lettre de relance mise en forme qui inclut les détails client, le texte de relance et une liste des postes non soldés avec des informations de transaction et de solde clés.
    Fichier CSV
    Indiquer une valeur. La valeur par défaut est « O ».
    • O – Oui : Génère un fichier CSV contenant toutes les transactions de lettre de relance.
    • N - Non : Ne pas générer de fichier CSV.
    • R - Recouvrement : Générer un fichier CSV contenant uniquement les transactions marquées pour recouvrement (Envoyer agence de crédit = O dans la lettre de relance).
    • E - Exclure recouvrement Générer un fichier CSV sans les transactions de recouvrement. Seules les transactions hors recouvrement sont incluses.
    Mettre à jour historique
    Indiquer une valeur. La valeur par défaut est « N ».
    • N - Ne pas mettre à jour l'historique. La tâche génère des fichiers de sortie sans mettre à jour l'historique ou les enregistrements clients et définit le statut du cycle de relance sur Généré pour permettre un examen avant finalisation.
    • O - Mettre à jour l'historique. La tâche crée un historique de relance pour les transactions qualifiées, met à jour les dernières informations de relance du client, ajoute un commentaire client et définit le statut du cycle de relance sur Terminé.
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    Options de rapport
    Indiquer une valeur. La valeur par défaut est « N ». Cette valeur contrôle l'ordre de tri et l'adresse des lettres de relance.
    • N - Numéro de client : Les lettres sont triées par numéro de client et corrigées dans l'adresse principale du client.
    • B - Adresse de facturation client : Les lettres sont triées et groupées par client à facturer. Chaque adresse de facturation reçoit sa propre lettre de relance contenant uniquement les factures associées à cette adresse de facturation.
    Format lettre
    Indiquer une valeur. La valeur par défaut est « 00 » et n'est visible que si la société n'utilise pas IDM.
    • 00 - Standard : Format de lettre par défaut avec l'adresse du client, l'adresse de retour de la société, le texte de relance et les détails de transaction.
    • 01 - Suède : Autre format offrant une mise en forme d'adresse globale supplémentaire spécifique aux conventions postales suédoises.
    Nom fichier
    Indiquer un nom de fichier personnalisé pour les fichiers de sortie avec 50 caractères au maximum. Si ce champ est vide, le nom par défaut est utilisé.
    ID recouvrement société
    Indiquer un identifiant pour la société dans les systèmes de recouvrement externes, avec 20 caractères au maximum. Cette valeur est incluse dans la sortie CSV et identifie la société source.
    Inclure no fiscal client
    Indiquer une valeur. La valeur par défaut est « N ».
    • N - Le no fiscal client n'est pas inclus dans la sortie.
    • O - Le no fiscal du client est inclus dans le fichier de travail et la sortie.
    Imprimante IDM
    Destination de l'imprimante pour les lettres de relance générées dans IDM. Affiche par défaut l'imprimante utilisateur par défaut de la société. Visible uniquement si l'option Utiliser IDM est activée pour la société CC.
    Rapport par ancienneté
    Lorsque cette option est activée, le système trie le fichier de travail par période d'ancienneté plutôt que par client et regroupe la sortie selon le degré de retard des transactions.
  4. Cliquer sur Soumettre.