Création de calendrier et de ventilations d'amortissement pour le rapprochement prépayés

Des calendriers d'amortissement sont créés pour chaque facture et passés en charges depuis Gestion rapprochements à chaque période.
  1. Sélectionner Rapprochements > Rapprochements > Tous rapprochements en cours.
    Vous pouvez également sélectionner Rapprochement > Mes rapprochements > Rapprochements en cours.
    Remarque: 

    Cette option est disponible via plusieurs chemins de navigation.

  2. Ouvrir un compte prépayé et cliquer sur Amortissements.
  3. Cliquer sur Créer.
  4. Dans l'onglet Principal, indiquer les informations requises :
    Description
    En option, saisir une description de ventilation.
    Date transaction
    Indiquer la date de transaction du compte prépayé.
    Répartition amortissement
    Indiquer la plage de périodes de l'amortissement. Par défaut, l'amortissement est calculé à l'aide de périodes complètes.

    Lorsque Par période (option par défaut) est sélectionnée, indiquer une période de début et une période de fin.

    Lorsque vous sélectionnez l'option Par jour, vous pouvez calculer l'amortissement en fonction des jours réels en spécifiant une date de début et une date de fin.

    Période de rattrapage
    Indiquer une période de rattrapage si l'amortissement a démarré avant la période à rapprocher (facultatif). Une période de rattrapage est la période où le montant cumulé pour les périodes appropriées est comptabilisé dans le grand livre.
    Intervalle période
    Indiquer un intervalle période pour l'amortissement.
    Dépense d'amortissement
    Indiquer les informations de compte GL ou le code d'affectation. Indiquer une description de ventilation correspondant à la valeur par défaut pour toutes les écritures de ventilation créées pour cet amortissement.
  5. Cliquer sur Enregistrer.
  6. Sélectionner Actions > Construire une planification d'amortissement.

    Lorsque le calendrier d’amortissement est créé, l'onglet Détails amortissement est disponible pour afficher le montant de l’amortissement sur la plage de périodes.

  7. Dans l'onglet Détails amortissement, sélectionner une valeur :
    • Terminer l'amortissement : Anticiper la fin de l’amortissement et affecter le solde d’amortissement restant sur la période courante.
    • Étendre l'amortissement : Modifier ou étendre l’amortissement et affecter le solde restant sur les périodes restantes.
    • Mettre à jour montant période : Mettre à jour le montant de la période de l’amortissement.
  8. Cliquer sur Enregistrer.
  9. Dans l'onglet Rapprochements période du compte prépayé, créer une période de rapprochement et ouvrir l'enregistrement de période.

    Lorsqu'un rapprochement de compte prépayé est programmé pour une période, le montant grand livre de l'arrière-guichet s'affiche. Tous les enregistrements d’amortissement antérieurs du calendrier d’amortissement du compte s’affichent dans l’onglet Détails amortissement.

  10. Vérifier que tous les détails sont exacts.
  11. Cliquer sur le bouton Créer ventilations d’amortissements.

    L'onglet Ventilations amortissements affiche les ventilations générées dans l'onglet précédent.

  12. Pour valider les ventilations et comptabiliser dans le Grand livre, cliquer sur Valider ventilations et indiquer les informations requises. Si le montant total ventilation est supérieur au montant d’approbation d’entité comptable, un code d’approbation est requis.
    Si des approbations sont requises pour l'entité comptable, le code d'approbation de ventilation est automatiquement renseigné à partir du compte rapprochement lorsque vous validez des ventilations. Au moment de lancer l'approbation, le système valide la disponibilité des approbateurs et ignore automatiquement les approbateurs inactifs pour éviter de bloquer le processus d'approbation. Si nécessaire, vous pouvez modifier le code d'approbation par défaut avant de le soumettre. Si aucun code d'approbation n'est défini pour le compte rapprochement, vous devez indiquer des valeurs dans le champ Code d'approbation.
    Remarque: 

    Pour le Groupe de gestion rapprochement, cocher la case Imposer approbateur différent du responsable rapprochement pour renforcer le processus d'approbation. Si la personne chargée de valider la ventilation tente également d'approuver la transaction, un message d'erreur apparaît.

    Les statuts suivants s’affichent dans l’onglet Ventilations :
    • Attente d'approbation - pour les ventilations qui ne sont pas encore approuvées.
    • Validé - pour les ventilations approuvées ou qui n’ont pas besoin d’une approbation.
    Lorsque vous ouvrez une ventilation, l'onglet Informations d'approbation affiche les informations suivantes :
    • Progression approbation – niveau et statut d'approbation.
    • Historique de refus - date, code motif, commentateur et commentaire si la ventilation est refusée.