Versions document

Le versionnage de documents dans IDM est la capacité de stocker et de gérer plusieurs versions d'un même document plutôt que de créer des fichiers distincts pour chaque modification.

Lorsque les utilisateurs accèdent aux documents via le lien du document dans FSM, le numéro de la version la plus récente du document s'affiche.

Pour obtenir la liste des chemins de navigation vers les liens de documents par document de sortie, voir Afficher documents de sortie.

Lorsque les utilisateurs accèdent aux factures dans Mes tâches IDM, ils peuvent afficher tous les enregistrements créés pour différentes tâches et fournir l'accès à l'historique de version complet.

Dans IDM, les utilisateurs peuvent accéder aux versions précédentes du document à l'aide de l'onglet Historique document. Les utilisateurs peuvent examiner toutes les versions antérieures, vérifier les dates de modification et restaurer ou copier les versions antérieures si nécessaire.

Voir Infor OS User and Administration Library (Cloud) (Bibliothèque utilisateur et administrateur Infor OS (Cloud)) > Utilisateur > Gestion documentaire.

Cette liste affiche les documents de sortie pris en charge :

  • Facture système
  • Document contractuel annoté

Versions document facture système

Chaque facture système est représentée par un seul enregistrement de document IDM. Chaque fois qu'une nouvelle facture système IDM est générée, le système crée une nouvelle version du document IDM associé.

Pour activer les versions document pour le document facture système, procéder comme suit :

  1. Ouvrir un enregistrement de société de facturation IDM.
  2. Dans l'onglet Modèles de document, cocher la case Facture système dans la section Versions document.

Le document de sortie IDM facture système est maintenant activé pour les versions document.

Les actions suivantes sont responsables de la génération de la facture système IDM :

  • Générer facture : Cette action est disponible pendant les statuts Non validé et Validé.
  • Impression registre factures : Ce traitement par lot génère les documents IDM registre factures et facture système, mais seul le document IDM facture système est activé pour les versions document.

Versionnage document contractuel annoté

Chaque enregistrement de contrat qui utilise des approbations associées à des annotations du document comme type d'approbation est représenté par un seul document contractuel annoté IDM. Chaque fois que l'utilisateur met à jour le document annoté, le système met à jour la version du document.

Pour activer les versions document pour le document contractuel annoté, procéder comme suit :

  1. Ouvrir une classe ou une sous-classe de contrat.
  2. Indiquer les informations suivantes :
    Utiliser IDM
    Cocher cette case.
    Type d'approbation
    Sélectionner Approbations associées à des annotations du document.
  3. Dans l'onglet Détail de classification, cocher la case Activer versionnage document contractuel annoté IDM.

Une fois la classification enregistrée, le document de sortie document contractuel annoté IDM est activé pour la version du document.

Remarque: 

Le document contractuel et le document d'avenant ne sont pas pris en charge pour les versions du document.

Les actions suivantes sont responsables de la mise à jour de la version du document contractuel annoté :

  • FSM
    • Créer document contractuel
    • Mettre à jour document annoté
  • IDM : Modification du document annoté

Pour générer ou mettre à jour les documents contractuels annotés, voir Activation IDM dans Gestion des contrats.