Créer matrice de responsabilités

Utiliser la matrice de responsabilités dimensionnelles pour affecter des approbateurs aux demandes, aux écritures comptables manuelles, aux bons de commande, aux factures de dépenses CF et aux contrats de service. La configuration de cette fonction se trouve dans le groupe société Finance. Les approbations sont créées selon les dimensions Finance. Les approbateurs peuvent être des employés, des équipes financières ou des postes RH.

Utiliser cette procédure pour créer une matrice de responsabilités. Vous pouvez créer plusieurs matrices de responsabilités multidimensionnelles.

  1. Sélectionner Administration des applications > Finances > Grand livre > Configuration.
  2. Dans le volet Gestion, cliquer sur Groupes sociétés Finance.
  3. Ouvrir un enregistrement Groupe société Finance.
  4. Sélectionner l’onglet Matrice de responsabilités.
  5. Cliquer sur Créer.

    La page Approbation matrice de responsabilités s’affiche.

  6. Indiquer les informations suivantes :
    Ordre d'approbation
    Indiquer l’ordre de traitement des enregistrements. Vous pouvez modifier l’ordre d’approbation dans le volet Niveau d’approbation.
    • Le niveau 1 est considéré comme le plus bas. Les lacunes d'ordonnancement ne sont pas traités. Par exemple, 1, 2, 3, 4 est correct. En revanche, 1, 3, 4 est incorrect.
    • Seules les dimensions comportant une valeur dans le champ Ordre d’approbation s’appliquent.
    • Seule la commande d’approbation la plus récente peut être supprimée. Vous devez vous assurer au préalable que les valeurs associées à l’ordre d’approbation dans la combinaison matricielle sont supprimées.
    Type document
    Indiquer les codes qui déterminent les enregistrements à lire et la destination de l'enregistrement d'approbation. Ce champ est disponible aux niveaux Approbation et Matrice.

    Le type de document se situe aux niveaus Approbation matrice de responsabilités et Approbation. Lorsque le type de document est indiqué au niveau Approbation matrice de responsabilités, l’enregistrement de niveau Approbation est mis à jour. Utiliser le type de document de niveau Approbation matrice de responsabilités pour rechercher le niveau d’approbation voulu des transactions.

    Utilisez le type de document pour que diverses personnes puissent approuver certains types de documents. Cette liste affiche les codes type document à utiliser :

    Code type document Description
    GL Écritures comptables et écritures d’abonnement
    CF Factures de frais CF agrégées dans les ventilations de factures CF
    DM Approbations d’en-tête de demande à l’aide du compte de sortie du site demandeur
    BC Agrégation des bons de commande dans les ventilations de ligne BC
    GC Contrats permanents et contrats de service dans les ventilations de lignes contrat

    Tous les types de documents de la ressource Matrice de responsabilités sont automatiquement ajoutés à l’Approbation matrice de responsabilités.

  7. Cliquer sur Enregistrer.
  8. Dans la page Approbation matrice de responsabilités, cliquer sur Créer.
  9. Sélectionner un seul type d’approbateur : Approbateur, Équipe d’approbation ou Poste d’approbateur.

    Équipe d’approbation ou poste d’approbateur : L’unité de travail est l’unité de travail de toutes les personnes de cette équipe ou de cette position.

    Les équipes d’approbation sont configurées dans les équipes Finance.

    Les postes d’approbation sont sélectionnés dans les postes Ressources humaines.

    Le montant d’approbation est le montant initial qu’un approbateur peut approuver.

    Les paramètres de remontée peuvent être utilisés pour déclencher une remontée si aucune action n’a été entreprise dans un certain nombre d'heures.

    Il est possible de sélectionner plusieurs types de documents pour chaque niveau d’approbation. Lorsque des types de documents sont sélectionnés, les documents sont mis à jour dans Approbation matrice de responsabilités.

  10. Indiquer un montant seuil
  11. Dans la section Paramètres de remontée, indiquer les conditions qui déclenchent automatiquement une remontée si aucune action n’est entreprise dans un certain nombre d'heures.
  12. Cocher une case :
    • Journal manuel Utiliser cette valeur pour définir un schéma d’approbation pour les codes système spécifiés.
    • Demande
    • Bon de commande
    • Facture fournisseur
    • Gestion contrats
  13. Pour modifier l’ordre d’approbation, par exemple en définissant un ordre d’approbation qui déroge aux règles, utiliser l’action Changer ordre d'approbation pour régénérer la séquence d'approbation.

    Une alerte s’affiche dans les enregistrements si la commande déroge aux règles après un changement d'ordre d'approbation.