Configuration des règles et groupes de règles d'appariement

Utiliser les groupes règles de rapprochement pour organiser les règles de rapprochement de votre organisation. Le groupe règles avec ses règles et tolérances associées est essentiel pour réussir le processus de rapprochement.

Ils sont composés de règles de rapprochement individuelles et affectés à des tables de rapprochement. Ils peuvent également être affectés à la classe fournisseur, à un fournisseur ou à une société Appariement pour les messages et la facturation.

Création de règles et groupes de règles d'appariement

Sélectionner Apparier > Administration.
Dans le volet Configuration, cliquer sur Règles de rapprochement.
Cliquer sur Créer.
Indiquer un nom de Groupe de règles et une description.
Indiquer les règles de rapprochement :
Si vous utilisez des messages facture, vous devez disposer d'au moins une règle de rapprochement détaillé. Cette règle est attribuée à la Société Appariement.
Niveau rapprochement

Sélectionner Rapprochement facture ou Rapprochement détails. Utiliser Rapprochement détails, sauf si plusieurs BC d’une facture unique sont inclus dans le processus de rapprochement. Pour le rapprochement de factures, les réceptions associées au BC et à la facture sont clôturées.

Type
Sélectionner le type de rapprochement des factures et réceptions. Les options disponibles sont les suivantes :
- Tous-à-un Plusieurs factures pour une réception
  Cette sélection est utilisée pour rapprocher plusieurs factures avec une seule réception. La réception reste ouverte pour des factures supplémentaires si la quantité à apparier n'est pas dépassée.
- Un-à-un : Une facture pour une réception
- Un-à-tous Une facture pour plusieurs réceptions
Option
Les options disponibles sont les suivantes :
- Étendu Le total de la ligne facture est pris en compte, mais les différences d'unités de mesure (UDM) ne sont pas prises en compte pour cette option. Par exemple, des lignes de 5 x 20 ou de 1 x 100 sont équivalentes. Cette règle peut également être utilisée pour le rapprochement de facture si le seul montant total du BC ou de la réception et de la facture sont pris en compte.
- Coût unitaire Il est préférable de d'opter pour un rapprochement détaillé pour que le coût unitaire, la quantité et l’UDM soient pris en compte.
- Étendu et quantité Cette option concerne le niveau rapprochement facture. Le total du BC et de la facture et la quantité totale sont pris en compte.
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Définition des tolérances de rapprochement

Les tolérances de rapprochement sont prises en compte lors de l’évaluation des écarts de coûts et de quantités entre facture, BC et réception. Les tolérances sont la différence maximale pour laquelle les coûts ou la quantité de la facture peut s'écarter du coût ou de la quantité du BC ou de la réception sans générer un message ou un échec de rapprochement. Si l’écart dépasse la tolérance, un message est généré ou le rapprochement échoue.

Sélectionner Apparier > Administration.
Dans le volet Configuration, cliquer sur Règles de rapprochement.
Ouvrir une règle d'appariement.
Cliquer sur Tolérances dans un niveau d'appariement.
Pour définir des tolérances pour les coûts BC, les appariements normaux et les messages de rapprochement, cliquer sur l'onglet Réception :
1. Dans la section Coût BC, renseigner les champs Montant, Condition et Pourcentage pour les coûts unitaires excédentaires et déficitaires.
  
  Ces tolérances sont prises en compte lors de l’ajout d’une facture et de la comparaison de son coût avec le coût BC.
2. Dans la section Appariement normal, renseigner les champs Montant/quantité,Condition et Pourcentage pour les coûts et les quantités excédentaires et déficitaires.
  
  Le rapprochement est effectué en ligne ou à l’aide du processus Rapprochement automatique.
3. Dans la section Messages d'appariement rapprochement, renseigner les champs Montant/quantité,Condition et Pourcentage pour les coûts unitaires et les quantités excédentaires et déficitaires.
  
  Ces tolérances sont appliquées aux factures de la liste de tâches de rapprochement.
4. Pour créer des messages de rapprochement en cours ou clôturés en cas d'incohérences coût/quantité, cocher la case Message en cours ou Message clôturé.
  
  Vous pouvez préciser un motif pour le message de rapprochement.
Dans l'onglet Service, dans la section Service par quantité, renseigner les champs Montant/quantité,Condition et Pourcentage pour les coûts unitaires et les quantités excédentaires et déficitaires.
Dans la section Service par montant, renseigner les champs Montant,Condition et Pourcentage pour le coût étendu (limite supérieure).

Pour définir des tolérances de frais supplémentaires, cliquer sur l'onglet Frais supplémentaires :

Dans la section Frais supplémentaires divers, renseigner les champs Montant, Condition et Pourcentage pour les coûts excédentaires et déficitaires.
Dans la section Frais suppl. ligne, renseigner les champs Montant, Condition et Pourcentage pour les coûts unitaires excédentaires et déficitaires.

Dans la section Frais supplémentaires répartis, sélectionner Option de répartition frais supplémentaires.

Les options suivantes sont disponibles :


Option	Description
Utiliser tolérances frais supplémentaires de ligne au niveau ligne	Cette option précise que la tolérance est vérifiée au niveau de la ligne. Par exemple, des frais supplémentaires répartis sur 50 USD avec une quantité de 10 USD sur une ligne BC génèrent un coût unitaire de 5 USD pour ces FS répartis. Si les frais supplémentaires répartis de la facture passent à 60 USD, le coût unitaire sur la facture est 6 USD. La tolérance vérifiée équivaut à l'écart entre 6 et 5 USD, soit 1 USD. Si la tolérance au niveau de la ligne est inférieure à 1 USD, le rapprochement de la facture échoue. Si elle est supérieure à 1 USD, le rapprochement est réussi.
Utiliser tolérances frais supplémentaires divers au niveau en-tête	Cette option précise que la tolérance est vérifiée au niveau de l'en-tête. Par exemple, le bon de commande affiche des frais supplémentaires répartis de 50 USD et les FS répartis de la facture passent à 60 USD. La tolérance vérifiée équivaut à l'écart entre 60 et 50 USD, soit 10 USD. Si la tolérance des FS divers est inférieure à 10 USD, le rapprochement de la facture échoue. Si elle est supérieure à 10 USD, le rapprochement réussit.

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