Configuration des évaluations de contrats et des rappels

Vous pouvez évaluer des contrats, créer plusieurs modèles d'évaluation et établir plusieurs critères dans un modèle d'évaluation. Vous pouvez également créer un courriel et l'envoyer aux évaluateurs de performance.

  1. Ouvrir un contrat existant.
  2. Dans l'onglet Contrat, cliquer sur le lien Évaluations.
  3. Cliquer sur Créer évaluations de contrat.
  4. Indiquer les informations suivantes :
    Modèle d'évaluation de performance
    Ce champ affiche le modèle d'évaluation par défaut de la classe ou de la sous-classe contrat. Vous pouvez sélectionner un autre modèle pour remplacer la valeur par défaut.
    Description d'évaluation
    Saisir la description de l'évaluation. La description de l'évaluateur et la date d'échéance du groupe contrats sont ajoutées à la description de l'évaluation finale.
    Fréquence
    Sélectionner la fréquence de périodes d'évaluation.
    Nbre d'évaluations par période
    Sélectionner le nombre maximum d'évaluations autorisé pour un contrat au cours de chaque période d'évaluation. La valeur la plus élevée est 9.
    Date de notification
    Indiquer la date de notification pour la première évaluation.
    Échéance évaluateur
    Indiquer la date d'échéance évaluateur de la première évaluation. Les dates d'échéance des évaluations suivantes sont calculées en fonction du nombre de jours entre la première notification et la date d'échéance de l'évaluation.
    Échéance approbateur
    Si vous sélectionnez un approbateur pour un évaluateur, indiquer la date d'échéance de l'approbateur. Les dates d'échéance des évaluations suivantes sont calculées en fonction du nombre de jours entre la première notification et la date d'échéance de l'évaluation.
    Dernière date d'évaluation autorisée
    Si vous sélectionnez plusieurs périodes d'évaluation dans le champ Fréquence, indiquer la dernière date d'évaluation. Les évaluations de performances qui comportent une date de notification postérieure à la date de ce champ ne peuvent pas être créées.
  5. Sélectionner autant d'évaluateurs que la valeur que vous avez définie dans le champ Nbre d'évaluations par période.

    Chaque employé sélectionné doit être défini en tant qu'évaluateur dans Évaluateurs contrats et approbateurs.

    Voir le Guide de configuration et d'administration Gestion des approvisionnements.

  6. Sélectionner l'approbateur de chaque évaluateur (facultatif).

    Les approbateurs par défaut sont sélectionnés si le champ Approbateur par défaut est défini. Chaque employé sélectionné doit être défini en tant qu'approbateur dans Évaluateurs contrats et approbateurs.

    Voir le Guide de configuration et d'administration Gestion des approvisionnements.

  7. Saisir la description de chaque évaluateur (facultatif).

    Ces descriptions et la date d'échéance, si elles sont activées dans le groupe contrats, sont ajoutées à la Description d'évaluation. Les descriptions par défaut sont spécifiées si le champ Description par défaut est défini dans Évaluateurs contrats et approbateurs.

    Voir le Guide de configuration et d'administration Gestion des approvisionnements.

  8. Si vous affectez le même approbateur pour tous les évaluateurs, sélectionner l'approbateur dans le champ Approbateur pour tous les évaluateurs (facultatif).
  9. Cliquer sur Soumettre.

    Les évaluations de contrat sont créées pour tous les évaluateurs que vous avez définis, avec le nombre de dates de notification déterminées par la fréquence définie.

  10. Dans l'onglet Contrat, cliquer sur le lien Évaluations.
  11. Indiquer le nombre de jours pendant lesquels les employés reçoivent des alertes jaunes et rouges pour les évaluations et les approbations.
  12. Cocher la case Évaluation affichable au fournisseur potentiel pour afficher les évaluations finalisées dans le portail fournisseur potentiel.
  13. Cliquer sur Enregistrer.
  14. Pour modifier le modèle d'évaluation avant de commencer l'évaluation, sélectionner l'évaluation et cliquer sur Mettre à jour modèle.
  15. Pour envoyer un rappel pour une seule évaluation, sélectionner l'évaluation, puis cliquer sur Envoyer rappel.
  16. Pour envoyer un rappel pour toutes les évaluations d'un contrat (facultatif) :
    1. Sélectionner Contrats > Traitement et rapports.
    2. Dans le volet Évaluations de contrats, cliquer sur Envoyer rappels d'évaluations.
    3. Sélectionner un groupe contrats et fournir des contenus courriels supplémentaires.
    4. Cliquer sur Soumettre.