Versión de documento
La versión de documento en IDM es la capacidad de almacenar y gestionar varias versiones del mismo documento en lugar de crear archivos independientes para cada cambio.
Cuando los usuarios acceden a los documentos a través del vínculo del documento en FSM, se muestra el número de versión del documento más reciente.
Para ver la lista de rutas de navegación a vínculos de documentos por documento de salida, consulte Ver documentos de salida.
Cuando los usuarios acceden a las facturas en , los usuarios pueden ver todos los registros creados para diferentes trabajos, lo que proporciona acceso al historial de versiones completo.
En IDM, los usuarios pueden acceder a las versiones anteriores del documento a través de la subficha Historial de documentos. Los usuarios pueden revisar todas las versiones anteriores, comprobar las fechas de modificación y restaurar o copiar versiones anteriores cuando sea necesario.
Consulte la .
En esta lista se muestran los documentos de salida admitidos:
- Factura de facturación
- Documento con revisiones de contrato
Versión de documento de factura de facturación
Cada factura de facturación se representa mediante un único registro de documento de IDM. Siempre que se genere una nueva factura de facturación de IDM, el sistema crea una nueva versión del documento de IDM asociado.
Siga estos pasos para habilitar la versión de documento para el documento de factura de facturación:
- Abra un registro de compañía de facturación habilitada para IDM.
- En la ficha Plantillas de documento, active la casilla de verificación Factura de facturación en la sección Versión de documento.
El documento de salida Factura de facturación de IDM ya está habilitado para la versión de documento.
Estas acciones son responsables de generar la factura de facturación de IDM:
- Generar factura: Esta acción está disponible durante los estados Sin emitir y Emitido.
- Registro e impresión de facturas: Este programa de lote genera tanto documentos de registro de factura como documentos IDM de factura de facturación, pero solo está habilitado el documento de IDM de la factura de facturación para la versión de documento.
Versión de documento con revisiones de contrato
Cada registro de contrato que utiliza Aprobaciones con revisiones en documento, ya que su tipo de aprobación se representa mediante un documento con revisiones de contrato de IDM. Siempre que el usuario actualice el documento con revisiones, el sistema actualiza la versión del documento de este.
Siga estos pasos para habilitar la versión de documento para el documento con revisiones de contrato:
- Abra una clasificación de contrato o subclasificación.
- Especifique esta información:
- Usar IDM
- Active esta casilla de verificación.
- Tipo de aprobación
- Seleccione Aprobaciones con revisiones en documento:
- En la ficha Detalle de clasificación, active la casilla de verificación Habilitar el control de versiones del documento con revisiones de contrato.
Después de guardar la clasificación, el documento de salida Documento con revisiones de contrato de IDM está habilitado para versión de documento.
El documento del contrato y el documento anexo aún no se admiten para la versión del documento.
Estas acciones son responsables de actualizar la versión de documento del Documento con revisiones de contrato:
- FSM
- Crear documento de contrato
- Actualizar documento de Redline
- IDM: Editar el documento con revisiones
Para generar o actualizar documentos con revisiones de contrato, consulte Habilitación de IDM en gestión de contratos.