Configurar reglas de coincidencia y grupos de reglas de coincidencia

Utilice los grupos de reglas de correspondencia para organizar las reglas sobre cómo se realiza la correspondencia para su organización. El grupo de reglas con sus reglas adjuntas y tolerancias son esenciales para un proceso de coincidencia correcto.

Los grupos de reglas se componen de reglas de correspondencia individuales y se asignan a tablas de correspondencia. También se pueden asignar grupos de reglas a la clase de vendedor, al vendedor, a la compañía de Coincidencia para mensajería y a la factura.

Crear reglas de coincidencia y grupos de reglas

  1. Seleccionar Coincidencia > Administración.
  2. En el panel Configuración, haga clic en Reglas de coincidencia.
  3. Haga clic en Crear.
  4. Especifique un nombre y una descripción para Grupo de reglas.
  5. Especifique las reglas de coincidencia:

    Si usa mensajería de facturas, debe tener al menos una regla con un nivel de coincidencia de detalle. Esa regla se asigna a la Compañía de Coincidencia.

    Nivel de coincidencia
    Seleccione Coincidencia de facturas o Coincidencia de detalle. Utilice Coincidencia de detalle a menos que se incluyan varias OC a una factura única en el proceso de coincidencia. Para Coincidencia de facturas, los recibos asociados con la OC y la factura se cierran.
    Tipo
    Seleccione el tipo de comparación desde facturas con recibos. Estas son las opciones:
    • Todos a uno: Todas las facturas a un recibo

      Esta selección se utiliza para corresponder varias facturas con un solo recibo. El recibo permanece abierto para facturas adicionales si no se ha superado la cantidad abierta para coincidencia en el recibo.

    • Uno a uno: Una factura para un recibo
    • Uno a todos: Una factura para varios recibos
    Opción
    Estas son las opciones disponibles:
    • Ampliada: El total de la línea de factura se considera pero las diferencias en la unidad de medida (UDM) no se consideran para esta opción. Por ejemplo, una línea o 5-20 y 1-100 sería la coincidencia. Esta regla también se puede utilizar para la coincidencia de facturas y solo se tiene en cuenta el importe total de la OC o el recibo y la factura.
    • Coste por unidad: Recomendamos que para la coincidencia de detalle, utilice el coste por unidad porque se tienen en cuenta el coste, la cantidad y la UDM.
    • Ampliada y cantidad: Esta opción es para el nivel de Coincidencia de facturas. Se tienen en cuenta el total de la OC y la factura y la cantidad total.
  6. Haga clic en Guardar.

Definir tolerancias de coincidencia

Las tolerancias de coincidencia se consideran al evaluar diferencias en el coste y la cantidad entre la factura y la OC o el recibo. Las tolerancias son la diferencia máxima por la que el coste o la cantidad de la factura puede superar el coste o la cantidad de recibo de OC sin generar un mensaje o una coincidencia. Si la diferencia excede la tolerancia, se genera un mensaje o se produce un error en la coincidencia.

  1. Seleccionar Coincidencia > Administración.
  2. En el panel Configuración, haga clic en Reglas de coincidencia.
  3. Abra una regla de coincidencia.
  4. Haga clic en Tolerancias en un nivel de coincidencia.
  5. Para definir tolerancias de coste de OC, tolerancias de coincidencia normal y tolerancias para mensajes de conciliación, haga clic en la ficha Recibo:
    1. En la sección Coste de OC, especifique los campos Importe,Condición y Porcentaje para el coste por encima y por debajo del coste por unidad.

      Estas tolerancias se evalúan al añadir una factura y se compara el coste de la factura con el coste de la OC.

    2. En la sección Coincidencia normal, especifique los campos Importe/Cantidad, Condición y Porcentaje para los costes excesivos y insuficientes, así como las cantidades superiores y insuficientes.

      La coincidencia se realiza en línea o mediante el proceso de correspondencia automática.

    3. En la sección Mensajería de correspondencia de conciliación, especifique los campos Importe/Cantidad, Condición y Porcentaje para los costes por unidad excesivo e inferior y bajo cantidades.

      Estas tolerancias se aplican a las facturas que están en la lista de trabajo de conciliación.

    4. Para crear mensajes de conciliación abiertos o cerrados durante las discrepancias de costes y cantidades, active la casilla de verificación Mensaje abierto o Mensaje cerrado.

      Puede especificar un motivo para el mensaje de conciliación.

  6. En la ficha Servicio, en la sección Servicio por cantidad, especifique los campos Importe/Cantidad, Condición y Porcentaje para los costes por unidad excesivo e inferior y bajo cantidades.
  7. En la sección Servicio por importe, especifique los campos Importe, Condición y Porcentaje para el coste excesivo.
  8. Para definir tolerancias de cargo adicional, haga clic en la ficha Cargo adicional:
    1. En la sección Cargos adicionales varios, especifique los campos Importe, Condición y Porcentaje para el coste por encima y por debajo.
    2. En la sección Cargo adicional de línea, especifique los campos Importe,Condición y Porcentaje para el coste por encima y por debajo del coste por unidad.
    3. En la sección Cargos adicionales de propagación, seleccione la Opción de propagación de cargo adicional.

      Se muestran estas opciones:

      Opción Descripción
      Usar cargo adicional de línea a nivel de línea Esta opción indica que la comprobación de tolerancia está en el nivel de línea.

      Por ejemplo, un cargo adicional de propagación para 50 € en el que una línea de OC tiene una cantidad de 10 €, es decir, un coste por unidad de 5 € para el cargo adicional de propagación.

      Si el cargo adicional de propagación de facturas cambia a 60 €, el coste por unidad de la factura es de 6 €.

      La comprobación de tolerancia se realiza con respecto a la diferencia de 6 € y 5 €, que es igual a 1 €. Si la tolerancia de nivel de línea es inferior a 1 €, la factura no coincide. Si es superior a 1 $, la coincidencia es correcta.
      Usar tolerancias de cargo adicional variado a nivel de encabezado

      Esta opción indica que la comprobación de tolerancia está en el nivel de encabezado.

      Por ejemplo, la orden de compra tiene un cargo adicional de propagación de 50 € y el AOC de propagación de factura cambia a 60 €.

      La comprobación de tolerancia se realiza con respecto a la diferencia de 60 € y 50 €, lo que equivale a 10 €. Si la tolerancia incorrecta es inferior a 10 €, la factura no coincide. Si es mayor que 10 $, la coincidencia es correcta.
  9. Haga clic en Guardar.