تفاوتات المطابقة
تستخدم المؤسسة تفاوتات المطابقة لتحديد الفرق المقبول بين مبالغ الفاتورة ومبالغ الإيصال/أمر الشراء. يتم إعداد التفاوتات لكل قاعدة من أجل المطابقة ورسائل مراجعة أمر الشراء ورسائل التسوية والخدمة. يتم تحديد التفاوتات لجميع قواعد المطابقة لأتمتة عملية المطابقة. تحدد تفاوتات الرسائل متى يتم إنشاء رسائل التسوية ورسائل الخدمة من نوع الكمية ورسائل الخدمة من نوع المبلغ.
تسمح التفاوتات بمطابقة المعاملات عندما لا تتطابق المبالغ والكميات تطابقاً تاماً. من دون تفاوتات المطابقة، يلزم تدخل المشغّل في كل معاملة لا تتطابق تطابقاً تاماً. لتجاهل الفرق، قم بإعداد مبلغ تفاوت أو نسبة مئوية من مبلغ الفاتورة في كل قاعدة مطابقة. يتم تحديد التفاوتات للمبالغ أو النسب المئوية الأقل أو الأعلى من الفرق بين مبلغ الإيصال/أمر الشراء ومبلغ الفاتورة. في حالة اختلاف أمر الشراء/الاستلام والفاتورة بهذا المبلغ أو مبلغ أقل، ستتم مطابقة الفاتورة. في حالة تحديد مبلغ ونسبة مئوية تُقدر بصفر مع اختلاف أمر الشراء/الاستلام والفاتورة، لا يمكن مطابقة الفاتورة دون تدخل.
عند إعداد تفاوتات المطابقة، حدد من بين الخيارات التي تحدد كيفية معالجة الفرق بين مبلغ الإيصال/أمر الشراء ومبلغ الفاتورة بالنسبة إلى تفاوت المبلغ وتفاوت النسبة المئوية.
- الخيار "و"
إذا تجاوز فرق الفاتورة كلاً من تفاوت المبلغ وتفاوت النسبة المئوية، فلن تتم المطابقة.
على سبيل المثال، عيّن تفاوت المبلغ إلى $5.00 وتفاوت النسبة المئوية إلى 10%. ويكون الاستلام لمبلغ 100 دولار والفاتورة 111 دولارًا. وبالتالي، فإن اختلاف الفاتورة هو 11.00 دولارًا. لا تتم المطابقة لأن فرق الفاتورة البالغ $11.00 يتجاوز كلاً من تفاوت المبلغ ($5.00) وتفاوت النسبة المئوية (10% أو $10.00).
- الخيار "أو"
إذا تجاوز فرق الفاتورة تفاوت المبلغ أو تفاوت النسبة المئوية، فلن تتم المطابقة.
على سبيل المثال، عيّن تفاوت المبلغ إلى $5.00 وتفاوت النسبة المئوية إلى 10%. ويكون الاستلام لمبلغ 100 دولار والفاتورة 106 دولار. وبالتالي، فإن اختلاف الفاتورة هو 6.00 دولارات. لا تتم المطابقة لأن فرق الفاتورة يتجاوز أحد التفاوتين، وهو تفاوت المبلغ البالغ $5.00.
من الأسباب المحتملة وراء عدم مطابقة الفاتورة والاستلام تمامًا مشاكل الاستلام وأخطاء التسعير وأخطاء إدخال البيانات. يمكن معالجة فرق التفاوت بإحدى طريقتين: سداد الفاتورة بالكامل أو تكلفة مستردة للمورّد بالفرق الموجود بين الفاتورة والإيصال. يتم إنشاء الاسترداد تلقائياً.
بالنسبة لقاعدة مطابقة التفاصيل: إذا تم تحديد قاعدة المطابقة لاستخدام تكلفة الوحدة للمقارنة بمبالغ التفاوت، فيجب أن تساوي كمية الإيصال كمية الفاتورة.
في المطابقة التفصيلية، تُستخدم التفاوتات على مستوى بند الصنف بالتكلفة الإجمالية أو بند الصنف بالوحدة. ضمن مطابقة الفاتورة، يتم تطبيق التفاوتات على مستوى رأس الفاتورة. بوجه عام، تكون تفاوتات مطابقة الفاتورة أكثر صرامة من تفاوتات المطابقة التفصيلية. بالإضافة إلى تفاوتات فروق المبالغ، توجد تفاوتات لفروق الوحدات في معظم العمليات.