إنشاء مصفوفة المسؤوليات

استخدم مصفوفة المسؤوليات عبر الأبعاد لتعيين المعتمدين للطلبات، والإدخالات اليدوية لدفتر اليومية، وأوامر الشراء، وفواتير المصروفات المستحقة، والعقود الدائمة والخدمية. يتم إعداد هذه الميزة في مجموعة المؤسسة المالية. يتم إنشاء الموافقات حسب الأبعاد المالية. الموافِقون هم الموظفون أو الفرق المالية أو المناصب في الموارد البشرية.

استخدم هذا الإجراء لإنشاء مصفوفة المسؤوليات. يمكنك إنشاء أكثر من مصفوفة مسؤولية عبر الأبعاد.

  1. حدد إدارة التطبيق > المالية > دفتر الأستاذ العام > الإعداد.
  2. في لوحة الصيانة، انقر فوق مجموعات المؤسسة المالية.
  3. افتح سجل مجموعة المؤسسة المالية.
  4. حدد علامة التبويب مصفوفة المسؤوليات.
  5. انقر فوق إنشاء.

    يتم عرض صفحة موافقة مصفوفة المسؤوليات.

  6. حدد المعلومات التالية:
    أمر الموافقة
    حدد الترتيب الذي يتم فيه معالجة السجلات. يمكنك تغيير ترتيب الموافقة في لوحة مستوى الموافقة.
    • عند تحديد ترتيب الموافقة، يكون الرقم 1 هو أدنى مستوى للموافقة. الفجوات في ترتيب الموافقة لا يتم معالجتها. على سبيل المثال، 1، 2، 3، 4 هو الترتيب الصحيح. 1، 3، 4 هو ترتيب غير صحيح.
    • فقط الأبعاد التي تحتوي على قيمة في حقل ترتيب الموافقة هي القابلة للتطبيق.
    • يمكن حذف ترتيب الموافقة الأحدث فقط. يجب عليك التأكد من حذف القيم المرتبطة بترتيب الموافقة في مجموعة المصفوفة قبل إزالتها.
    نوع المستند
    حدد الرموز لتحديد السجلات التي سيتم قراءتها ومكان إرسال موافقة المعاملة. هذا الحقل متاح على مستوى الموافقة وعلى مستوى المصفوفة.

    نوع المستند موجود على مستوى الموافقة في مصفوفة المسؤولية ومستويات الموافقة. عند تحديد نوع المستند على مستوى الموافقة في مصفوفة المسؤولية، يتم تحديث سجل مستوى الموافقة. استخدم نوع المستند في الموافقة على مصفوفة المسؤولية للعثور على مستوى الموافقة المطلوب للمعاملات.

    استخدم نوع المستند حتى يتمكن أشخاص مختلفون من الموافقة على أنواع معينة من المستندات. تعرض القائمة التالية رموز أنواع المستندات التي يجب استخدامها:

    رمز نوع المستند الوصف
    دفتر الأستاذ العام إدخالات دفتر اليومية وإدخالات دفتر اليومية المتكررة
    الحسابات الدائنة فواتير مصروفات الحسابات الدائنة التي تُجمَّع في توزيعات فواتير الحسابات الدائنة.
    طلب موافقات ترويسة الطلب باستخدام حساب إصدار الموقع الطالب.
    أمر الشراء تجميع أوامر الشراء في توزيعات بنود أوامر الشراء.
    إدارة العقود العقود الخدمية والعقود الدائمة المجمّعة في توزيعات بنود العقد.

    يتم إضافة أي أنواع مستندات من مصدر مصفوفة المسؤولية تلقائياً إلى موافقة مصفوفة المسؤولية.

  7. انقر فوق حفظ.
  8. في صفحة موافقة مصفوفة المسؤوليات، انقر فوق إنشاء.
  9. حدد نوع معتمِد واحد فقط: الموافِق، أو فريق الموافقة، أو منصب الموافِق.

    فريق الموافقة أو منصب الموافِق: تنتقل وحدة العمل إلى جميع الأشخاص في ذلك الفريق أو المنصب.

    يتم إعداد فرق الموافقة في صفحة فرق الشؤون المالية.

    يتم تحديد وظائف الموافقة من الوظائف في قسم الموارد البشرية.

    مبلغ الموافقة هو الحد الأدنى للمبلغ الذي يمكن للموافِق الموافقة عليه.

    يمكن استخدام إعدادات التصعيد لتصعيد الأمر إذا لم يتم اتخاذ أي إجراء في XX ساعة.

    لكل مستوى موافقة يمكن اختيار أنواع مستندات متعددة. عند تحديد أنواع المستندات، يتم تحديث المستندات في مصفوفة المسؤوليات للموافقة.

  10. حدد مبلغ الحد الأدنى
  11. في قسم إعدادات التصعيد، حدد الشروط التي تؤدي إلى تصعيد عملية الموافقة تلقائياً إذا لم يتم اتخاذ أي إجراء خلال XX ساعة.
  12. حدد مربع الاختيار:
    • دفتر اليومية اليدوي. استخدم هذه القيمة لتحديد مسار الموافقة لرموز النظام المحددة.
    • الطلب
    • أمر الشراء
    • فاتورة الحسابات الدائنة
    • إدارة العقود
  13. إذا قمت بتغيير ترتيب الموافقة، على سبيل المثال ترتيب موافقة ينتهك القواعد، استخدم إجراء تغيير ترتيب الموافقة لإعادة بناء ترتيب الموافقة.

    يتم عرض تنبيه على السجلات إذا كان الترتيب مخالفاً للقواعد بعد تغيير ترتيب الموافقة.