تكوين قواعد المطابقة ومجموعات قواعد المطابقة.

استخدم مجموعات قواعد المطابقة لتنظيم القواعد المتعلقة بكيفية تنفيذ المطابقة في مؤسستك. تُعد مجموعة القواعد، بما تتضمنه من قواعد وتفاوتات مرفقة، ضرورية لنجاح عملية المطابقة.

وتتكون مجموعات القواعد من قواعد مطابقة فردية ويتم تعيينها لجداول المطابقة. يمكن أيضاً تعيين مجموعات القواعد إلى فئة المورّد، والمورّد، وشركة المطابقة للاستخدام في المراسلة، والفاتورة.

إنشاء قواعد المطابقة ومجموعات القواعد

  1. حدد مطابقة > الإدارة.
  2. في لوحة الإعداد، انقر فوق قواعد المطابقة.
  3. انقر فوق إنشاء.
  4. حدد اسم مجموعة القواعد ووصفها.
  5. حدد قواعد المطابقة.

    إذا كنت تستخدم مراسلة الفاتورة، فيجب أن يكون لديك قاعدة واحدة تحتوي على مستوى مطابقة التفاصيل. يتم تعيين هذه القاعدة إلى شركة المطابقة.

    مستوى المطابقة
    حدد مطابقة الفاتورة أو مطابقة التفاصيل. استخدم مطابقة التفاصيل ما لم تكن هناك أوامر شراء متعددة لفاتورة واحدة ضمن عملية المطابقة. في مطابقة الفاتورة، يتم إغلاق الإيصالات المرتبطة بأمر الشراء والفاتورة.
    النوع
    حدد نوع المطابقة من الفواتير إلى الإيصالات. وإليك الخيارات المتوفرة:
    • الكل إلى واحد: جميع الفواتير إلى إيصال واحد

      يتم استخدام هذا التحديد لمطابقة عدة فواتير بإيصال واحد. يبقى الاستلام مفتوحاً لفواتير إضافية ما دام مقدار المطابقة المفتوح في الاستلام لم يتم تجاوزه.

    • واحد إلى واحد: فاتورة واحدة إلى إيصال واحد
    • واحد إلى الكل: فاتورة واحدة إلى إيصالات متعددة
    الخيار
    إليك الخيارات المتوفرة:
    • مفصل: يؤخذ إجمالي بند الفاتورة في الاعتبار، ولكن لا تؤخذ اختلافات وحدة القياس (UOM) في الاعتبار لهذا الخيار. على سبيل المثال، سطر يحتوي على 5-20 و 1-100 سيتطابقان كلاهما. كما يمكن استخدام هذه القاعدة لمطابقة الفاتورة، ويتم أخذ المبلغ الإجمالي فقط لأمر الشراء أو الإيصال والفاتورة في الاعتبار.
    • تكلفة الوحدة: نوصي باستخدام تكلفة الوحدة للمطابقة التفصيلية لأن التكلفة والكمية ووحدة القياس يتم أخذها في الاعتبار.
    • التوسع والكمية: هذا الخيار مخصص لمستوى مطابقة الفاتورة. ويتم أخذ إجمالي أمر الشراء والفاتورة وإجمالي الكمية في الاعتبار.
  6. انقر فوق حفظ.

تحديد تفاوتات المطابقة

تؤخذ تفاوتات المطابقة في الاعتبار عند تقييم الفروق في التكلفة والكمية بين الفاتورة وأمر الشراء أو الإيصال. تمثل التفاوتات الحد الأقصى للفرق الذي يمكن أن تتجاوز به تكلفة الفاتورة أو كميتها تكلفة أمر الشراء أو كمية الإيصال دون إنشاء رسالة أو فشل المطابقة. إذا تجاوز الفرق حد التفاوت، فسيتم إنشاء رسالة أو تفشل المطابقة.

  1. حدد مطابقة > الإدارة.
  2. في لوحة الإعداد، انقر فوق قواعد المطابقة.
  3. افتح قاعدة مطابقة.
  4. انقر فوق التفاوتات على مستوى المطابقة.
  5. لتحديد تفاوتات تكلفة أمر الشراء وتفاوتات المطابقة العادية وتفاوتات رسائل التسوية، انقر فوق علامة التبويب الإيصال:
    1. في قسم "تكلفة أمر الشراء"، حدد الحقول المبلغ، والشرط، والنسبة المئوية لتفاوتات تكلفة الوحدة بالزيادة وبالنقصان.

      يتم تقييم هذه التفاوتات عند إضافة فاتورة ومقارنة تكلفة الفاتورة بتكلفة أمر الشراء.

    2. في قسم "المطابقة العادية"، حدد الحقول المبلغ / الكمية، والشرط، والنسبة المئوية لتفاوتات التكلفة بالزيادة وبالنقصان، وتفاوتات الكمية بالزيادة وبالنقصان.

      تتم عملية المطابقة عبر الإنترنت أو باستخدام عملية المطابقة التلقائية.

    3. في قسم "رسائل مطابقة التسوية"، حدد الحقول المبلغ / الكمية، ووالشرط، والنسبة المئوية لتفاوتات تكلفة الوحدة بالزيادة وبالنقصان، وتفاوتات الكمية بالزيادة وبالنقصان.

      يتم تطبيق هذه التفاوتات على الفواتير الموجودة في قائمة عمل التسوية.

    4. لإنشاء رسائل تسوية مفتوحة أو مغلقة عند وجود اختلافات في التكلفة أو الكمية، حدد مربع الاختيار رسالة مفتوحة أو رسالة مغلقة.

      يمكنك تحديد سبب لرسالة التسوية.

  6. في علامة التبويب الخدمة، ضمن قسم "الخدمة حسب الكمية"، حدّد قيم الحقول المبلغ / الكمية، والشرط، والنسبة المئوية لحدود تفاوت تكاليف الوحدة بالزيادة وبالنقصان، وحدود تفاوت الكميات بالزيادة وبالنقصان.
  7. في قسم "الخدمة حسب المبلغ"، حدِّد قيم الحقول المبلغ، والشرط، و النسبة المئوية لحدود تفاوت التكلفة الإجمالية بالزيادة.
  8. لتحديد تفاوتات الرسوم الإضافية، انقر فوق علامة التبويب الرسوم الإضافية:
    1. في قسم الرسوم الإضافية المتنوعة، حدّد قيم الحقول المبلغ والشرط و النسبة المئوية لحدود تفاوت التكاليف بالزيادة وبالنقصان.
    2. في قسم "الرسوم الإضافية على مستوى السطر"، حدّد قيم الحقول المبلغ والشرط و النسبة المئوية لحدود تفاوت تكاليف الوحدة بالزيادة وبالنقصان.
    3. ضمن قسم "توزيع الرسوم الإضافية"، حدد "خيار توزيع الرسوم الإضافية".

      تتوفر الخيارات التالية:

      الخيار الوصف
      استخدام تفاوتات الرسوم الإضافية للبند على مستوى البند يشير هذا الخيار إلى أن التحقق من التفاوت يتم على مستوى البند.

      على سبيل المثال، إذا كانت رسوم إضافية موزعة بقيمة 50 دولاراً وكان أحد أسطر أمر الشراء يحتوي على كمية 10، فإن تكلفة الوحدة لتلك الرسوم الإضافية الموزعة تكون 5 دولارات.

      إذا تم تغيير الرسوم الإضافية الموزعة في الفاتورة إلى 60 دولاراً، فإن تكلفة الوحدة في الفاتورة تصبح 6 دولارات.

      يتم التحقق من التفاوت مقابل الفرق بين ‎$6 و‎$5، وهو ‎$1. إذا كان تفاوت مستوى البند أقل من ‎$1، فلن تتم مطابقة الفاتورة. إذا كانت أكبر من $1، فستنجح المطابقة.
      استخدام تفاوتات الرسوم الإضافية المتنوعة على مستوى الرأس

      يشير هذا الخيار إلى أن التحقق من التفاوت يتم على مستوى الرأس.

      على سبيل المثال، إذا كان أمر الشراء يتضمن رسوماً إضافية موزعة (AOC) بقيمة $50، وتم تغيير الرسوم الإضافية الموزعة في الفاتورة إلى $60.

      يتم التحقق من التفاوت مقابل الفرق بين ‎$60 و‎$50، وهو ‎$10. إذا كان تفاوت الرسوم المتنوعة أقل من ‎$10، فلن تتم مطابقة الفاتورة. وإذا كانت أكبر من $10، فستنجح المطابقة.
  9. انقر فوق حفظ.