Appariement automatique

L'appariement automatique est une tâche planifiée et exécutée pendant la nuit après exécution de l'interface d'appariement de factures.

L'appariement automatique est réalisé en fonction de la date de la facture ou de la date d'échéance. Vous pouvez également utiliser les ajouts de reçus et factures effectués après un certain nombre de jours à compter de la date d'exécution.

Date calculée au moyen des dates de facture et d'échéance :

La date de facture est calculée à l'aide de la date de saisie de la facture dans la page Facture de base. La date d'échéance est calculée en fonction des conditions de la facture. Les factures appariées sont déterminées par le nombre de jours avant et après la date d'exécution.

Pour un coût d'appariement supplémentaire, ajouter le montant total des frais supplémentaires et le montant total des produits au moment de réaliser l'appariement.

  1. Sélectionner Appariement automatique.
  2. Indiquer une société ou un groupe société.

    Un groupe société regroupe une ou plusieurs sociétés. Si vous devez sélectionner un groupe société, le champ Société doit être vide.

  3. Indiquer les informations suivantes :
    Seuil de rapprochement
    Sélectionner un groupe de règles de rapprochement pour le rapprochement. Vous pouvez sélectionner le premier, le deuxième ou le troisième groupe de règles de rapprochement.
    Fournisseur début
    Indiquer un numéro de fournisseur pour rapprocher les factures d'un fournisseur. Pour rapprocher les factures d'une plage de fournisseurs, sélectionner un numéro fournisseur de début et un numéro fournisseur de fin.
    Fournisseur fin
    Indiquer le dernier fournisseur de la plage de fournisseurs. Pour rapprocher les factures d'une plage de fournisseurs, sélectionner un numéro fournisseur de début et un numéro fournisseur de fin.
    Traitement factures
    Sélectionner si les factures prépayées doivent être incluses ou exclues, ou bien incluses uniquement.
    Type de date
    Sélectionner si la date de facture ou la date d'échéance doit être utilisée pour l'appariement automatique.
    Date d'exécution
    Indiquer la date d'exécution du rapprochement automatique. Si ce champ reste vide, la valeur par défaut utilisée est la date système.
    Utiliser date système
    Cocher cette case pour utiliser la date système au lieu de la date d'exécution.
    Jours avant exécution
    Indiquer le nombre de jours passés à inclure dans l'appariement. Par exemple : au 1er janvier, le nombre de jours passés est 30 ; l'appariement inclut donc les factures datées à compter du 1er décembre.
    Jours après exécution
    Indiquer le nombre de jours futurs à inclure dans l'appariement. Par exemple : au 1er janvier, le nombre de jours futurs est 30 ; l'appariement inclut donc les factures datées jusqu'au 1er février.
    Règle d'appariement facture prépayée
    Sélectionner le groupe règles pour un rapprochement de niveau facture. Ce champ est disponible si les factures prépayées sont incluses dans le champ Traitement factures.
    Détails règle d'appariement acompte
    Sélectionner le groupe de règles pour un rapprochement de niveau détail. Ce champ est disponible si les factures prépayées sont incluses dans le champ Traitement factures.
    Exclure fournisseurs
    Indiquer les fournisseurs à exclure dans le rapprochement automatique.
    Ignorer date
    Sélectionner le champ de date à utiliser.
    • Date facture. Sélectionner cette option pour exclure la facture de l'appariement automatique jusqu'à ce que le nombre de jours de décalage depuis la date de la facture soit passé.
    • Date réception de facture. Sélectionner cette option si la date de la facture et la date de réception sont identiques. Utiliser cette option si la date de la facture et sa date de réception sont différentes.
    Jours décalage
    Indiquer le nombre de jours de décalage (facultatif). Les jours de décalage permettent de reporter l'appariement automatique afin que la facture ne soit pas disponible avant que les marchandises et réceptions ne soient reçues. Les factures sont exclues de l'appariement automatique si la date du jour et la date de décalage sont inférieures ou égales au nombre de jours de décalage.

    Par exemple, un bon de commande est transmis le lundi pour les marchandises. Bien que la facture soit reçue par voie électronique le même jour ou le jour suivant, quelques jours sont nécessaires avant la réception des marchandises. Avec l'option Jours décalage, la facture n'est pas soumise à un appariement tant que les jours de décalage définis ne sont pas écoulés. Dans cet exemple, indiquer 4 car le délai minimum de réception de marchandises est généralement de 4 jours.

    Après avoir ajouté la date et des jours de décalage, si vous constatez que le problème persiste, ajoutez des jours dans le champ Jours décalage pour restreindre le nombre de messages de type « Appariement impossible ; aucune réception rapprochable ».

    Ignorer uniquement en l'absence de réceptions
    Cocher cette case pour ignorer l'appariement automatique de la facture en l'absence de réceptions.
    Option Récapituler
    Indiquer si un récapitulatif des résultats d'appariement automatique est nécessaire.
  4. Cliquer sur Soumettre.