Gestionar aprobaciones de facturas para grupos de vendedores

  1. Abra un registro de grupo de vendedores.
  2. En la ficha Aprobación de facturas de cuentas por pagar, especifique esta información:
    Calendario corporativo
    Seleccione la configuración de calendario predeterminada de la compañía.
    Procesar reglas de enrutamiento por jerarquía
    Active esta casilla de verificación para que las facturas de este grupo de vendedores se procesen por reglas de enrutamiento en lugar de por prioridad.
    Permitir la entrada de distribuciones durante la aprobación de facturas
    Active esta casilla de verificación de modo que los aprobadores puedan crear o actualizar las distribuciones durante el proceso de aprobación.
    Aplicar el importe máximo de aprobación de la factura
    Active esta casilla de verificación para forzar la última aprobación de factura como el importe más alto permitido por el usuario. Para los clientes que desea aplicar el importe final, active la casilla de verificación para forzar el permiso si el importe supera su límite de aprobación.
    Opción predeterminada de la fecha de contabilización de factura
    Seleccione si la fecha de contabilización predeterminada en la factura es Fecha de la factura o Fecha actual.
    Uso del sistema Document Management
    Active esta casilla de verificación si utiliza un vendedor de imágenes de un tercero. Si selecciona esta opción, estarán disponibles otros campos adicionales.
    Socio de Document Management
    Si ha activado la casilla de verificación Uso del Document Management, seleccione su vendedor de imágenes.
    Clave del sistema de Document Management
    Si ha activado la casilla de verificación Uso del sistema de Document Management, especifique la clave del sistema de Document Management. El sistema de Document Management utiliza esta clave para acceder a los documentos. Esta clave puede rellenarse según los requisitos de su vendedor de imágenes.
    Almacenar documento localmente
    Si ha activado la casilla de verificación Uso del sistema de Document Management, active esta casilla de verificación para guardar una copia local de la imagen de la factura. Esto ocurre cuando se crea una factura a partir de Document Management
    Establecer el código de motivo como obligatorio para la aprobación manual de facturas
    Active esta casilla de verificación para requerir motivos de acción y comentarios de acción al aprobar manualmente facturas.
  3. En la sección Configuración del correo electrónico de las facturas, los campos Asunto de correo electrónico y Contenido de correo electrónico están rellenados. El contenido se utiliza cuando los correos electrónicos de las facturas se envían por motivos concretos. Puede utilizar la plantilla o personalizar los mensajes en estas secciones:
    • Factura enviada para su aprobación
    • Factura aprobada
    • Factura rechazada
    • Enviar factura por correo electrónico
  4. Para personalizar los mensajes, especifique esta información:
    Asunto del correo electrónico
    Especifique el código de factura y el nombre del vendedor.
    Contenido del correo electrónico
    Especifique los detalles y motivos del correo electrónico.
    Incluir el vínculo a revisar factura
    Active esta casilla de verificación para incluir un vínculo de la factura. Esta opción es solo para correos electrónicos de aprobación de facturas.
    Incluir todos los documentos relacionados
    Active esta casilla de verificación para incluir los archivos adjuntos.
  5. Haga clic en Guardar.