Criar a matriz de responsabilidade

Use a matriz de responsabilidade multidimensional para atribuir aprovadores de requisições, entradas de diário manuais, ordens de compra, faturas de despesa a pagar e contratos permanentes e de serviço. A configuração deste recurso está no Grupo corporativo financeiro. As aprovações são criadas por dimensões financeiras. Aprovadores são funcionários, equipes financeiras ou cargos de RH.

Use este procedimento para criar uma matriz de responsabilidade. É possível criar mais de uma matriz de responsabilidade multidimensional.

  1. Entre como administrador e selecione Grupos corporativos financeiros.
  2. Selecione a guia Matriz de responsabilidade.
  3. Clique em Criar.

    A página Aprovação da matriz de responsabilidade é exibida.

  4. Especifique estas informações:
    Ordem de aprovação
    Especifique a ordem em que os registros são processados. É possível alterar a ordem de aprovação no painel de nível de aprovação.
    • Ao definir a ordem de aprovação, 1 é o nível mais baixo de aprovação. As lacunas na ordem de aprovação não são processadas. Por exemplo, 1, 2, 3, 4 está correto. 1, 3, 4 está incorreto.
    • Somente as dimensões com um valor no campo Ordem de aprovação são aplicáveis.
    • Somente a ordem de aprovação mais recente pode ser excluída. É preciso garantir que os valores associados à ordem de aprovação na combinação de matriz sejam excluídos antes de removê-los.
    Tipo de documento
    Especifique os códigos para determinar os registros a serem lidos e onde a aprovação da transação é enviada. Este campo está disponível no nível de aprovação e no nível de matriz.

    O tipo de documento está nos níveis de aprovação e aprovação da matriz de responsabilidade. Quando o tipo de documento é especificado no nível de aprovação da matriz de responsabilidade, o registro do nível de aprovação é atualizado. Use o tipo de documento na Aprovação da matriz de responsabilidade para localizar o nível de aprovação necessário para transações.

    Use o tipo de documento para que várias pessoas possam aprovar determinados tipos de documentos. Esta lista mostra os códigos de tipo de documento a serem usados:

    Código do tipo de documento Descrição
    RG Entradas de diário e entradas de diário recorrentes
    CP Faturas de despesa a pagar que são agregadas nas distribuições da fatura a pagar
    RQ Aprovações de cabeçalho de requisição usando a conta de baixa do local de solicitação
    OC Agregação de ordem de compra nas distribuições da linha da ordem de compra
    GC Contratos de serviço e permanentes agregados nas distribuições de linha do contrato

    Todos os tipos de documento do Recurso da matriz de responsabilidade são adicionados automaticamente à Aprovação da matriz de responsabilidade.

  5. Clique em Salvar.
  6. No painel Aprovação da matriz de responsabilidade, clique em Criar.
  7. Selecione apenas um tipo de aprovador: Aprovador, Equipe de aprovação ou Posição do aprovador.

    Equipe de aprovação ou Posição do aprovador: A unidade de trabalho vai para todas as pessoas nessa equipe ou posição.

    As equipes de aprovação são configuradas em Equipes financeiras.

    As posições de aprovação são selecionadas das posições em Recursos humanos.

    O Valor de aprovação é o valor inicial que um aprovador pode aprovar.

    As configurações de escalonamento podem ser usadas para escalonar se nenhuma ação tiver sido tomada em XX horas.

    Para cada nível de aprovação pode haver vários tipos de documentos selecionados. Quando os tipos de documento são selecionados, os documentos são atualizados na Aprovação da matriz de responsabilidade.

  8. Especifique um valor limite
  9. Na seção Configurações de escalonamento, especifique as condições que escalonam automaticamente o processo de aprovação se nenhuma ação for tomada em XX horas.
  10. Marque uma caixa de seleção:
    • Diário manual. Use este valor para definir uma rota de aprovação para códigos do sistema especificados.
    • Requisição
    • Ordem de compra
    • Fatura a pagar
    • Gerenciamento de contratos
  11. Se você alterar a ordem de aprovação, por exemplo, uma ordem de aprovação que viola as regras, use a ação Alterar ordem de aprovação para recriar a ordem de aprovação.

    Um alerta será exibido nos registros se a ordem estiver na violação das regras após uma alteração de ordem de aprovação.