Soumission de factures contrat par contrat pour approbation

Si la structure projet société est définie pour l'approbation des factures et la comptabilisation des revenus, une action Envoyer en approbation s'affiche. Cette action remplace le statut d'approbation par Envoyé en approbation. L'enregistrement conserve le statut Créé. Une fois l'enregistrement envoyé en approbation, l'approbateur peut approuver ou refuser les enregistrements. Lorsqu'il est approuvé, le statut d'approbation de l'enregistrement est remplacé par Approuvé. En cas de refus, une fenêtre Commentaires s'affiche. L'approbateur doit saisir une explication pour le refus. Cette explication est affichée dans le corps du courriel envoyé pour l'enregistrement. Le refus d'un enregistrement remplace le statut d'approbation par Refusé. Si un enregistrement est refusé, le groupe entier est refusé. L'enregistrement peut être supprimé ou corrigé, puis soumis à nouveau pour approbation. Une fois les enregistrements approuvés, l'action de comptabilisation peut être exécutée. Tous les enregistrements du groupe d'exécution doivent être approuvés avant la comptabilisation.
  1. Se connecter en tant que Comptable projets, Administrateur projets ou Gestionnaire projets.
  2. Sélectionner Contrats projets.
  3. Cliquer sur l'onglet Contrats, puis ouvrir un contrat.
  4. Sélectionner Actions > Envoyer factures en approbation.
  5. Indiquer les informations suivantes :
    Groupe factures
    Sélectionner le groupe factures de contrat à approuver. Si ce champ reste vide, tous les groupes factures sont soumis. Seuls les groupes de factures ayant un statut Créé s'affichent.
  6. Cliquer sur Soumettre.
    Le statut d'approbation des factures est Envoyé en approbation et le statut est Créé. Aucune modification ne peut être apportée aux factures.

    L'approbateur approuve ou refuse les factures. Si les factures sont refusées, un commentaire est nécessaire pour expliquer le refus. Le commentaire s'affiche dans le corps du courriel. La facture refusée a le statut Créé et le statut d'approbation est Refusé. La facture peut être supprimée ou corrigée et soumise à nouveau pour approbation. Si un enregistrement du groupe est refusé, tous les enregistrements du groupe sont refusés.

    Si les factures sont approuvées, le statut d'approbation est remplacé par Approuvé. Les enregistrements sont maintenant prêts à être comptabilisés.