Génération de factures de contrat par contrat

Vous ne pouvez pas générer de factures contrat si les conditions suivantes s’appliquent :
  • La méthode de constatation de revenus est combinée ou séparée et les factures de provision ont le statut Créé.
  • La méthode de constatation de revenus est séparée, et la comptabilisation des revenus a le statut Créé.
  • Le processus d’approbation de factures et de constatation de revenus est utilisé et la contrepassation de revenus a le statut Journalisé ou Envoyé en approbation.

Lors de la génération de factures, les frais de contrat et les provisions de source de financement du contrat projet sont calculés et ajoutés sous forme de lignes de facture. Les provisions imputées sont ajoutées sous forme de lignes facture créditrices.

Si le mode de facturation est Table de taux ou Matériaux et main-d'œuvre et que les unités ne sont pas spécifiées, le montant de transaction et les éventuelles majorations sont utilisés pour le calcul.

  1. Se connecter en tant que Comptable projets, Administrateur projets ou Gestionnaire projets.
  2. Sélectionner Contrats projets.
  3. Sélectionner l'onglet Contrats, puis ouvrir un contrat.
  4. Sélectionner Actions > Générer factures.
  5. Indiquer les informations suivantes :
    Fin plage de dates comptabilisation
    Indiquer la date de début et de fin de comptabilisation pour sélectionner les enregistrements. La plage de dates comptabilisation est uniquement utilisée pour les méthodes de facturation basées sur les transactions : Remboursement de coûts, Coût majoré, Matériaux et main-d'œuvre, ou Tableau des taux. Les transactions de dépenses facturées doivent comporter une date comptabilisation comprise dans la plage de dates indiquée.
    Date limite transactions
    Indiquer la date limite de transaction. Si ce champ reste vide, toutes les transactions de la plage de dates de comptabilisation sont sélectionnées.
    Groupe sélection
    Sélectionner un groupe de sélection. Un groupe de sélection correspond au groupe de classes métier qui définit les enregistrements de détails transaction utilisés pour la facturation.
    Date source de financement
    Indiquer la date utilisée pour déterminer les sources de financement, jalons, termes, avances et provisions valides en vigueur.
    • Le terme ou le jalon doit avoir le statut À traiter.
    • La date des termes ou jalons doit être antérieure ou égale à la date source de financement.
    • Les sources de financement doivent être valides pour la date source de financement.
    Date facture
    Indiquer la date à mentionner sur la facture. La liste suivante décrit comment est utilisée la date de facture :
    • Pour les frais et les méthodes de facturation basées sur les événements.
    • Pour déterminer les projets de comptabilisation valides.
    • La date est utilisée pour la facture dans le système de taxe externe pour calculer la taxe.
    • Pour les comptes clients pour déterminer la date d’échéance de la facture.
    • Date de transaction des écritures de journalisation des factures.
    Ajouter au groupe de factures existant
    Ce champ n’est pas disponible si le champ Factures projets uniques du contrat est sélectionné. Ce champ est disponible si les factures précédentes ne sont pas journalisées. Vous pouvez créer une facture ou ajouter les enregistrements à une facture précédente.

    Pour créer une facture, ce champ doit être vide.

    Pour ajouter une facture précédente, sélectionner le groupe de factures auquel les enregistrements doivent être ajoutés.

    Si le groupe d’exécution facture d’origine a été généré à l’aide d’un groupe facturation, utiliser le même groupe facturation pour l'ajouter.

    Appliquer provisions
    Cocher cette case pour appliquer les factures de provision ouvertes aux transactions sélectionnées pour la facturation. Si vous imputez des factures de provision en cours, le montant de la facture est réduit du montant de la provision. La provision imputée s’affiche en tant que montant négatif. Si le montant de la provision est supérieur au montant facture, seul le montant facture sera appliqué comme provision, ce qui crée une facture nulle. Le solde de la provision est disponible pour les factures futures.
    Projet
    Ce champ n’est pas disponible si le champ Factures projets uniques du contrat est sélectionné. Sélectionner le niveau récapitulatif ou comptabilisation projet. Tous les enfants du niveau récapitulatif sont inclus. Si ce champ reste vide, les factures sont créées pour les projets de comptabilisation et les enfants au niveau contrat projet. Le projet ne s'applique qu'aux enregistrements de transaction de dépense.
    Source de financement
    Sélectionner une source unique de financement (facultatif). Les sources de financement sont utilisées pour créer une facture. Lorsque ce champ est sélectionné, les factures sont générées comme si la source de financement sélectionnée était la seule source de financement active. Lorsque la source de financement est inférieure à 100 %, le pourcentage est utilisé pour créer la facture et les dépenses sont traitées. Les transactions partielles ne sont pas créées.
    Maximum factures
    Indiquer un montant maximum de facturation pour un mode de facturation basé sur les transactions. Ce montant maximum est réparti dans toutes les sources de financement facturées. Si les dépenses dépassent ce montant, une transaction partielle est facturée.
    Statut impression
    Sélectionner le statut d'impression de la facture. Ce champ s'affiche uniquement si la case Impression facture tiers est cochée dans l'onglet Groupe société Finance. Ce champ peut être mis à jour si le statut de la facture est Créé ou Journalisé. Si le statut d'impression est Imprimer, le tiers génère une facture.
    Groupe facturation
    Si vous sélectionnez un groupe facturation, les sources de financement du groupe facturation spécifié sont facturées.
  6. Cliquer sur Soumettre.

    Vous pouvez afficher la facture dans l’onglet Factures.

    Lorsque les factures sont générées et le total des crédits et des dépenses sont inférieurs au montant de provision, une facture crédit est créée. Procéder comme suit pour corriger la facture de crédit.

    1. Calculer le montant de la provision à appliquer. Par exemple, si les factures sont de 64 $ et que la provision est de 120 $, uniquement 64 $ du montant de provision peut être appliqué à la facture.
    2. Supprimer la facture générée.
    3. Sélectionner l'onglet Source de financement.
    4. Remplacer le prochain montant imputé par 64 $.
    5. Cliquer sur Enregistrer.
    6. Exécuter de nouveau l’action Générer factures et appliquer la provision.