Création de factures CF

Modèle saisie facture

Sélectionner le modèle de facture.

Type facture

Sélectionner le type de facture. Les options suivantes sont disponibles :

• Facture : Le montant dû au fournisseur augmente et, lorsqu’il est entièrement traité, les soldes d’achat et de paiement du fournisseur sont augmentés.
• Note de crédit Le montant qui est dû au fournisseur diminue. Un exemple de note de crédit est une note de crédit d'un fournisseur ou un ajustement interne sur le solde du fournisseur. Les soldes d’achat et de paiement du fournisseur diminuent lorsque ce processus est terminé.
• Note de débit : Une note de débit est traitée comme une facture et le solde du fournisseur augmente.
• Acompte Un acompte est un dépôt ou un paiement effectué à un fournisseur avant de recevoir la facture.

Société

Sélectionner le code société Comptes fournisseurs. Si vous créez une facture intragroupe, ceci représente la société d'origine.

Niveau de traitement

Le niveau de traitement est un champ requis. Si votre société ne dispose que d'un niveau de traitement, définissez-le comme niveau par défaut lors de la configuration des niveaux. Avec la valeur par défaut, ce champ doit être vide.

Fournisseur

Sélectionner un fournisseur à moins qu'une de ces hypothèses soit vraie :

• Vous créez une facture de rapprochement et un no BC. Le numéro de fournisseur figurant sur le bon de commande est utilisé.
• Vous créez une facture pour un fournisseur occasionnel. Vous créez ici le fournisseur occasionnel.

  Pour créer un fournisseur ponctuel, sur la page Sélection de fournisseur, cliquer sur le bouton Créer fournisseur ponctuel.

Fournisseur à payer

Indiquer le fournisseur à payer.

No facture

Indiquer un numéro de facture. Le numéro de facture doit être unique pour la société et le fournisseur.

Date facture

Indiquer une date de facture. Les détails concernant la manière dont cette solution utilise la date de la facture et la date d'échéance pour sélectionner les factures à payer figurent dans une autre section de ce guide de l'utilisateur.

Échéance

Indiquer la date d'échéance de la facture.

Conditions de paiement

Sélectionner les conditions de paiement. Si une condition de paiement est utilisée, les informations de date d'échéance et d'escompte sont calculées. Si vous avez défini les codes conditions dans Site fournisseur, les conditions destinataire ne sont pas utilisées pour la facture. Les codes conditions du site d'achat sont utilisés par défaut.

Montant facture

Indiquer le montant de la facture. Vérifier que le montant facture est égal au montant total des lignes de ventilation des frais.

Devise

Sélectionner la devise pour la facture.

Description

Indiquer une description de facture.

Site destinataire

Sélectionner le site fournisseur où les paiements sont remis.

Site destinataire

Sélectionner le site destinataire.

Code ventilation

Sélectionner le code de ventilation.

Unités

Indiquer les unités en cas d'utilisation d'un code de ventilation.

Compte

Indiquer le compte de comptabilisation pour le code de ventilation.

Catégorie d'acheminement facture

Sélectionner une catégorie d’acheminement facture. La structure Finance par défaut de la catégorie sélectionnée peut être utilisée avec des ventilations créées manuellement et des ventilations créées au cours du processus d’approbation. Pour activer la saisie de ventilation pendant le processus d’approbation, la case Autoriser ventilations pendant approbation doit être cochée pour le groupe fournisseur. Pour plus d’informations sur les approbations factures de groupes fournisseurs, voir le Guide de configuration et d'administration Finances.

Centre de coûts validation

Indiquer le centre de coûts valideur.

Catégorie d'approbation

Sélectionner la catégorie d'approbation.

Équipe Finance d'acheminement

Sélectionner l'équipe Finance pour l'approbation d'acheminement.

Membre de l'équipe d'acheminement

Sélectionner le membre responsable de l'approbation d'acheminement.

BC externe

Indiquez le bon de commande externe.

Date comptabilisation

Indiquer la date comptabilisation du paiement.

Pour facturation intragroupe

Cocher cette case si cette facture est pour une facturation intragroupe.

Frais supplémentaires

Sélectionner un code frais supplémentaires si la facture est soumise à des frais supplémentaires.

Prorata montant

Indiquer le montant des frais supplémentaires.

Prorata compte

Indiquer la chaîne de comptabilisation des frais supplémentaires.

Code remise

Sélectionner un code remise si la facture est soumise aux conditions d'escompte. La liste suivante présente les valeurs par défaut dans l’ordre de priorité :

• Fournisseur société
• Code destinataire
• Fournisseur à payer du Site destinataire normal
• Site d'achat

Jours flottants

Indiquer le nombre de jours à ajouter à la date d'escompte calculée.

Conditions flexibles

Cocher cette case si la facture est soumise à des conditions flexibles.

Anticiper

Cocher cette case pour calculer l’avantage lié à l'application d'un escompte ou au paiement intégral d’une facture, selon les intérêts acquis. Le taux préférentiel requis est indiqué dans l'enregistrement du fournisseur.

Code d'autorisation

Sélectionner un code autorisation pour approuver la facture ou une partie du processus Comptes fournisseurs.

Code diversité

Sélectionner un code pour identifier une catégorie d'approvisionnements divers.

Code provision

Sélectionner le code provision.

Code provision retenue

Indiquer un code provision des factures, paiements et ventilations pour les accords fournisseurs avec retenue. Si ce champ est renseigné au niveau facture, ce code remplace le code provision retenue au niveau société et niveau de traitement.

Code motif

Sélectionner un code motif.

Groupe contrats

Sélectionner un groupe contrats pour recevoir un rabais.

Contrat

Sélectionner un contrat pour recevoir un rabais.

Type rabais

Sélectionner le type de rabais.

Échéance

Indiquer la date d'échéance du rabais.

Type référence

Sélectionner une référence de facture pour indiquer le type de numéro que le fournisseur fournit pour le référencement de la facture.

Origine facture

Sélectionner l'adresse origine facture.

Date réception facture

Indiquer la date de réception de la facture pour traitement dans Comptes fournisseurs.

No certification

Indiquer le numéro de certification.

Date certification

Indiquer la date de certification.

Référence

Indiquer une référence utilisateur à gérer avec la facture.

Destinataire facture

Sélectionner le destinataire facture.

Site d'achat

Sélectionner le fournisseur auprès duquel les achats sont effectués.

Montant détail

Indiquer le montant détail.

Code caisse

Sélectionner un code caisse pour le paiement de la facture. Ce code représente un compte bancaire. Si ce champ est vide, le code caisse affecté à l'un de ces enregistrements est :

• Site destinataire
• Fournisseur
• Classe fournisseur
• Société niveau de traitement
• Groupe paiement

Code revenus par défaut

Sélectionner un code revenus pour la facture. Un code revenu définit une facture comme étant un revenu à déclarer pour le fournisseur.

Montant revenus à déclarer

Indiquer le montant de la facture à déclarer. Si ce champ est vide, le montant à déclarer est le montant facture moins l'escompte.

Paiement fractionné TVA

Cocher cette case si la facture est éligible au le paiement fractionné de la TVA. Le montant fractionné de TVA est inclus dans les fichiers de sortie de paiement.

Code paiement

Sélectionner un code de paiement valide pour le paiement de la facture. Ce code représente un type de paiement au comptant ou par effet. Si ce champ est vide, le code de paiement affecté au site destinataire, fournisseur, classe fournisseur ou groupe paiement est utilisé.

Montant paiement fournisseur

Indiquer le montant attendu par le fournisseur pour le paiement de la facture.

Devise

Sélectionner la devise de paiement du fournisseur.

Priorité paiement

Indiquer une priorité de paiement.

Groupe factures

Vous pouvez affecter un groupe facture défini par l'utilisateur à la facture utilisée pour la sélection des factures à payer. Voir le Guide de configuration et d'administration Finances. Si ce champ est vide, le groupe paiement affecté au site destinataire ou au fournisseur est utilisé.

Retenue secondaire

Cocher cette case si des codes retenue secondaires sont utilisés pour la facture.

Paiement séparé

Sélectionner Oui pour créer un paiement individuel pour cette facture. Si vous ne sélectionnez pas cette option, un formulaire de paiement est créé pour payer toutes les factures pour le même fournisseur avec Création de formulaires de paiement ou Création d'effets.

Paiement immédiat

Sélectionner Oui pour planifier la facture pour un paiement immédiat quelle que soit la date d'échéance. Le paiement est effectué lorsque l'action Demandes de paiement ou Création d'effets est exécutée.

Pièce jointe

Indiquer si une pièce jointe est requise pour le paiement de cette facture. Si vous sélectionnez cette option, vous pouvez regrouper les paiements pour lesquels des annexes sont requises lorsque vous exécutez Demandes de paiement.

Si vous définissez des informations de paiement manuel, le paiement manuel ne peut être utilisé que pour cette facture individuelle. La facture doit être une facture avec la devise de référence. Après avoir validé la facture, vous ne pouvez plus changer manuellement les informations de paiement.

La liste suivante présente les fonctions lors de l’utilisation de Saisie paiement comptant ou Saisie d'effet :

• Créer un paiement manuel pour plus d'une facture
• Créer un paiement manuel pour une facture avec devise de référence
• Imputer plus d'une facture à un paiement

No paiement

Pour créer un paiement par effet provenant du fournisseur, indiquez le numéro du paiement par effet.

Pour créer un paiement manuel pour la facture, indiquer le numéro de paiement. Si le numéro de paiement est indiqué, le code paiement doit être un code transaction paiement par effet ou comptant valide défini pour le paiement manuel dans Caisse. Si la réservation de paiement manuel est requise pour le code de paiement, le numéro de paiement doit être réservé dans Réservation formulaires manuels.

Date

Si vous indiquez un numéro de paiement pour un paiement comptant, indiquez la date du paiement. Si vous indiquez un numéro de paiement pour un paiement par effet, indiquez la date d'échéance paiement par effet.

Montant

Si vous indiquez un numéro de paiement, indiquez le montant du paiement. Le montant du paiement doit être égal au montant facture ou au montant facture moins tous les montants d'escompte.

Fréquence récurrence

Sélectionner la fréquence de traitement des factures.

Nombre récurrences

Indiquer le nombre de répétitions de traitement.