Utilisation de l'assistant pour créer des demandes de modification des scénarios budgétaires

Vous pouvez créer des demandes de modification pour un scénario budget à l'aide d'un assistant. Le statut d'un scénario budget doit être sur Prêt pour créer une demande de modification.

Pour copier une demande de modification existante, y compris les commentaires et pièces jointes, voir Copie de demandes de modification dans les scénarios budgétaires.

  1. Sélectionner Budgétisation > Scénarios budgétaires.
  2. Ouvrir le scénario budgétaire.
  3. Dans l'onglet Demandes de modification, cliquer sur Créer à l'aide de l'assistant.
  4. Indiquer les informations suivantes dans l'onglet Demande de modification :
    Description
    Saisir une description pour la demande de modification.
    Devise
    Sélectionner une devise à utiliser pour modifier le montant de la demande.
    Période par défaut
    Sélectionner une période comme valeur par défaut pour la ligne de demande de modification.
    Masquer unités
    Cocher cette case pour masquer les champs suivants dans l'onglet Lignes :
    • Quantité unités
    • Quantité d'unités restantes actuelle
    • Quantité d'unités restantes en attente
  5. Cliquer sur Suivant.
  6. Si vous souhaitez créer une ligne demande de modification, suivez les étapes suivantes :
    1. Dans l'onglet Lignes, cliquer sur Créer et indiquer les informations suivantes :
      Ligne
      Indiquer la ligne de demande de modification (facultatif).
      Période
      Indiquer la période de budget pour laquelle un budget doit être ajouté ou mis à jour. Si ce champ reste vide, la valeur Période par défaut est utilisée.
      Dimensions budget
      Sélectionner les dimensions de comptabilisation de budget pour lesquelles un budget doit être ajouté ou mis à jour.
      Montant
      Saisir le montant de la demande de modification. Saisir un montant positif ou pour augmenter un budget. Saisir un montant négatif pour diminuer un budget.

      Si la case Modifications montants équilibrés est cochée dans le scénario, les modifications apportées aux montants doivent être régularisées entre au moins deux lignes de budget. La demande de modification ne peut pas être validée tant que les montants ne sont pas régularisés.

      Quantité unités
      Indiquer les modifications budget pour les unités.

      Si la case Modifications unités équilibrées est cochée dans le scénario, les modifications apportées aux unités doivent être régularisées entre au moins deux lignes de budget. La demande de modification ne peut pas être validée tant que les unités ne sont pas régularisées.

    2. Déterminer le montant et la quantité d'unités budgétés disponible pour la demande de modification.
    3. Cliquer sur Enregistrer et créer.

      Lorsque vous enregistrez une ligne de demande de modification, plusieurs nouveaux champs sont disponibles. Ces champs s'affichent uniquement si le statut de la demande de modification est En attente d'approbation ou Non validé :

      • Budget restant actuel
      • Budget restant en attente
      • Quantité d'unités restantes actuelle
      • Quantité d'unités restantes en attente

      Pour plus d'informations sur ces champs, voir Création de demandes de modification des scénarios budgétaires.

  7. Pour créer une ligne de demande de modification à partir des données de budget existantes, procédez comme suit :
    1. Dans l'onglet Lignes, cliquer sur Créer depuis données budget.
    2. Sélectionner les données budgétaires correspondant aux lignes de demande de modification, puis cliquer sur Ajouter à la demande de modification.
    3. Cliquer sur Fermer et modifier la ligne (facultatif).
  8. Pour copier une ligne, cliquer avec le bouton droit sur la ligne visée et sélectionner Copier ligne. Modifier la ligne et cliquer sur Enregistrer et créer.
  9. Répétez ces étapes pour ajouter des lignes de demande de modification supplémentaires.
  10. Cliquer sur Suivant.
  11. Pour ajouter des commentaires ou des pièces jointes à la demande de modification, cliquer sur Créer dans l'onglet Commentaires. Indiquer les informations suivantes :
    Objet
    Indiquer l'objet du commentaire.
    Commentaire
    Saisir un commentaire.
    Auteur commentaire
    Indiquer le nom d'utilisateur de l'auteur du commentaire.
    Pièce jointe
    Sélectionnez les pièces jointes à inclure avec le commentaire.
  12. Cliquer sur Enregistrer.
  13. Cliquer sur Suivant.
  14. Dans l'onglet Récapitulatif, cliquer sur Valider pour valider la demande de modification ou cliquer sur le lien pour afficher la demande de modification.

    Après validation, si l'approbation est activée pour le scénario budgétaire, le statut de la demande d'approbation est défini sur En attente d'approbation. Quand l'approbation est effectuée, le statut est redéfini sur Validé.

    Si l'approbation n'est pas activée, la demande de modification est automatiquement validée et le statut prend la valeur Validé.

    Après avoir validé l'approbation, la ligne de budget correspondante est ajoutée.