Gestion des approbations de factures pour groupes fournisseurs

Ouvrir un enregistrement de groupe fournisseurs.

Dans l'onglet Approbation facture CF, indiquer les informations suivantes :

Calendrier société: Sélectionner les paramètres par défaut du calendrier société.
Traiter règles d'acheminement par hiérarchie: Cocher cette case pour que les factures de ce groupe fournisseurs soient traitées par des règles d’acheminement plutôt que par priorité.
Autoriser ventilations pendant approbation: Cocher cette case pour que vos approbateurs puissent créer ou mettre à jour les ventilations au cours du processus d'approbation.
Appliquer montant d'approbation facture max.: Cocher cette case pour appliquer la dernière approbation de facture au montant le plus élevé autorisé par l’utilisateur. Pour les clients qui veulent imposer le montant final, cocher la case permettant de forcer l’approbateur final à demander une autorisation si le montant dépasse sa limite d’approbation.
Option date comptabilisation facture par défaut: Déterminer si la Date facture ou la Date du jour doit être utilisée comme date comptabilisation par défaut sur la facture.
Utilisation gestion documentaire: Cocher cette case si vous utilisez un prestataire tiers pour la gestion des documents. Lorsque vous sélectionnez cette option, des champs supplémentaires s'affichent.
Partenaire de gestion documentaire: Si vous avez coché la case Utilisation de la gestion documentaire, sélectionnez votre prestataire de gestion documentaire.
Clé système de gestion documentaire: Si vous avez coché la case Utilisation de la gestion documentaire, indiquez votre clé système de gestion documentaire. Cette clé permet au système de gestion documentaire d'accéder aux documents. Elle peut être renseignée en fonction des exigences de votre prestataire en matière de gestion des documents.
Enregistrer document localement: Si vous avez coché la case Utilisation de la gestion documentaire, cochez cette case pour enregistrer une copie de l'image de la facture en local. La copie est enregistrée lorsqu'une facture est créée dans le système de gestion documentaire.
Code motif requis pour approbation facture manuelle: Cocher cette case pour demander des codes motifs et des commentaires d’action lors de l’approbation manuelle des factures.

Dans la section Paramètres courriel facture, les champs Objet courriel et Contenu courriel sont renseignés. Le contenu est utilisé lorsque des courriels de facture sont envoyés pour des raisons particulières. Vous pouvez utiliser le modèle ou personnaliser les messages dans les sections suivantes :

Facture en approbation
Facturer approuvée
Facture refusée
Facture courriel

Pour personnaliser les messages, indiquer les informations suivantes :

Objet courriel: Indiquer le code facture et le nom du fournisseur.
Contenu courriel: Indiquer les détails et les motifs de courriel.
Inclure lien vers examen facture: Cocher cette case pour inclure un lien vers la facture. Cette option est destinée aux courriels d’approbation de facture uniquement.
Inclure tous documents associés: Cocher cette case pour insérer des pièces jointes.

Cliquer sur Enregistrer.