Création d'une société rapprochée

Table de rapprochement

Sélectionner une table de rapprochement contenant les groupes de règles pour le traitement des rapprochements.

Option groupement

Sélectionner le mode de regroupement des bons de commande, des réceptions et des factures à rapprocher. Les options de groupement suivantes sont disponibles :

• Fournisseur société Il s’agit du groupe le plus élevé, car toutes les transactions ayant la même société et le même fournisseur sont rapprochées. Sélectionner cette option si votre organisation rapproche souvent une facture unique à plusieurs BC.
• BC fournisseur société Cette option est recommandée. Cette combinaison est utilisée pour évaluer la transaction en uitilisant le bon de commande comme clé de rapprochement. Les factures et les réceptions comportant des numéros de bon de commande identiques sont rapprochées.
• Site destinataire BC fournisseur société Cette option peut être utilisée si le site destinataire est requis ou s'il est différent selon les lignes, et qu’une facture par ligne est attendue.

Provision réception BC

Indiquer un compte de blocage temporaire pour le suivi du montant des articles stockés, non stockés et spéciaux reçus mais pas encore facturés.

Compte d'attente écarts de coût articles

Spécifier un compte de dépôt temporaire. Ce compte est utilisé pour compenser une différence de coût entre le coût unitaire facture et le coût unitaire réception pour un article stocké. Cette transaction est comptabilisée dans Contrôle des stocks. Ces informations sont utilisées avec le rapprochement détails pour les articles stockés uniquement.

Tolérance facture

Indiquer un compte de comptabilisation pour rechercher des écarts de rapprochement entre facture et réception au niveau de la facture et du détail. Cette tolérance s’applique aux articles non stockés.

Radiation réception

Spécifier le compte à utiliser pour radier d'anciennes réceptions d'articles non stockés impossibles à rapprocher.

Radiation rapprochement

Spécifier un compte de blocage à utiliser pour radier les marchandises payées que vous ne prévoyez pas de recevoir. Ceci comprend les marchandises passées en perte lorsque les réceptions sont ajustées.

Rapproché non reçu

Spécifier un compte de blocage temporaire dans lequel comptabiliser les montants payés pour des marchandises non reçues. Utilisé pour les articles stockés uniquement.

Archivage réception de stock

Spécifier le compte de comptabilisation à utiliser pour comptabiliser des montants pour les articles qui respectent les critères suivants :

• Payé mais réception non prévue
• Reçu mais paiement non prévu

Ecarts FS

Spécifier le compte à utiliser pour comptabiliser les écarts de frais supplémentaires. Valide quand les frais supplémentaires sur facture sont supérieur à ceux de la réception ou du bon de commande lors d'un rapprochement de niveau Détail. Valide uniquement pour les frais supplémentaires divers et non globaux.

Ce champ n'est valide que si vous utilisez l'option Rapprocher frais supplémentaires.

Écarts de rapprochement d'acomptes

Indiquer le compte à utiliser pour comptabiliser les écarts de rapprochement d'acomptes au niveau facture. Les écarts de transactions d'acomptes sont comptabilisées sur le compte d'attente écart de coût article ou sur le compte Achats d'articles.

Ce compte de différences inclut également des transactions soldées après avoir exécuté Facture prépayée non reçue.

Radiation sous-facturation

Ce compte est utilisé dans deux cas. Pendant un rapprochement de niveau Facture, ce compte est utilisé lorsque le montant facture est inférieur au montant de réception. Les résultats de la liste Archives réceptions en cours sont comptabilisés dans ce compte dans les cas suivants :

• La facture est inexistante pour une réception.
• Le montant facture est inférieur au montant de la réception.

Ce compte remplace le compte Archivage réception de stock.

Les structures de ces comptes ne peuvent pas être identiques.

Comptabilisation escompte

Spécifier si la provision escompte est générée lors du rapprochement ou à la clôture de paiement.

Compte provision d'escompte

Spécifier un compte à utiliser dans Rapprocher provision escompte comme compte de comptabilisation pour la provision d'escompte.

Détails facture sans réception

Sélectionner le compte à utiliser lors du rapprochement d'une facture sans réception. Valide pour un rapprochement détails d'articles stockés uniquement.

Détails fact. supérieurs à la réception

Sélectionner le compte à utiliser lorsque la quantité d'article sur une facture excède la quantité de réception. Valide pour un rapprochement détails d'articles stockés uniquement.

Moment calcul taux de devise

Déterminer si le taux devise a été configuré pour le bon de commande. Vous pouvez choisir la saisie du bon de commande, de sa réception ou de sa facturation.

Code blocage de rejet de débit automatique

Sélectionner le code de blocage à affecter aux rejets de débit.

Bloquer code réception jusqu'à inspection

Déterminer si le rapprochement des lignes de réception doit être bloqué jusqu'à la fin de leur inspection.

Récapitulatif ventilations de stocks

Déterminer si les ventilations doivent être récapitulées ou stockées en détail dans le traitement du rapprochement. Vous pouvez utiliser Récapituler pour afficher les articles et les montants facturés. Pour un rapprochement, l’option Ne pas récapituler est recommandée.

Annulation facture BC

Indiquer si les factures payées peuvent être annulées. Pour un rapprochement, cette option ne doit pas être utilisée.

Autoriser facture coût nul

Cocher cette case si des factures à coût nul peuvent être définies. Le BC et la réception doivent rester vides si l'option de coût 2 – Aucun frais est activée.

Activer crédit pour refacturation

Cocher cette case utiliser la fonctionnalité de crédit pour refacturation. La fonction de refacturation est utilisée pour corriger les factures lorsque des coûts unitaires incorrects sont facturés. L'activation de cette option est recommandée.

Délai contraintes de rapprochement note

Cocher cette case pour importer les factures avant que les notes de crédit de rapprochement soient importées. Pour un rapprochement, un crédit et un débit sont souvent importés simultanément. Si le crédit est importé avant la facture, le processus échoue. L'activation de cette option est recommandée.

Validation automatique facture EDI

Cocher cette case si la société peut valider automatiquement uniquement les factures EDI de type CF.

Contrôle emplacement ERS

Cocher cette case si la société contrôle ERS par site de destination.

Mise à jour coût ERS

Cocher cette case pour modifier le coût des reçus ERS sur Réception BC.

Expédier ou bloquer marchandises retournées

Spécifier si les retours au fournisseur sont envoyés physiquement au fournisseur ou retenus sur votre site.

Montant radiation réclamation fournisseur

Spécifier un montant à utiliser pour déterminer si un retour fournisseur est justifié. Le montant indiqué ici est comparé à la valeur d'un ajustement ou d'un rejet. La valeur de l'ajustement ou du rejet doit être supérieure ou égale au montant réclamé minimum afin de créer un retour. Cette valeur peut être définie au niveau fournisseur et société.

Type réclamation fournisseur

Sélectionner la méthode de conclusion du retour :

• Sélectionner Rétrofacturation pour générer une rétrofacturation pour chaque retour.
• Sélectionner Note de crédit pour que le fournisseur vous envoie un crédit pour le retour.
• Sélectionner Aucun frais si nous ne recevez jamais de crédit pour le retour. Par exemple, dans le cas où tous les retours sont automatiquement remplacés.

Code blocage rejet de débit réclamations fournisseur

Sélectionner un code de blocage à affecter au rejet de débit. Utiliser ce champ si un retour fournisseur est effectué avec rejet de débit mais que vous souhaitez mettre cette dernière en attente pour l'analyser.

Remplacer marchandises retournées

Cocher cette case pour créer automatiquement un bon de commande pour remplacer les marchandises renvoyées au fournisseur.

Messages coût BC

Cocher cette case pour créer des messages de coût pour les bons de commande. Un message est généré si toutes les conditions suivantes sont remplies :

• La facture est ajoutée.
• Le coût de la facture n’est pas égal au coût du BC.
• Le coût de la facture dépasse le seuils de tolérance des messages coût BC du Groupe de règles indiqué.

Le message est transmis à l’acheteur pour résolution. Le rapprochement ne peut pas continuer tant que le message n’est pas résolu.

Messagerie service rapprochement

Cette fonction est activée lorsque la case Messages coût de saisie facture est cochée. Les options suivantes sont disponibles pour les messages de la liste de tâches de rapprochement :

• Dépassement quantité et coût est l’option recommandée si le coût est supérieur à la tolérance.
• Montant étendu uniquement s'applique au service par type de montant lorsque le total du service est dépassé.
• Les options Déficit quantité et coût et Dépassement et déficit quantité et coût doivent être sélectionnés uniquement s’il existe une obligation contractuelle de payer exactement le montant de la ligne service.
• Aucun message peut être sélectionné si vous souhaitez générer un message lorsque les lignes de service sont rapprochées dans la liste de tâches de rapprochement.

La correspondance rapprochement est également appelée liste de tâches et Rapprochement intelligent. Cette section permet de définir les exceptions de rapprochement. Souvent, le rapprochement est forcé et des messages sont envoyés aux acheteurs pour résoudre les différences.

Si aucune option de message n’est sélectionnée, le rapprochement est forcé et les différences sont payées ou facturées en fonction des options du Spécialiste rapprochements. Il est préférable d’utiliser les messages de rapprochement.