Crear una matriz de responsabilidades

Utilice la Matriz de responsabilidades de dimensión cruzada para asignar aprobadores para pedidos, entradas del diario manuales, órdenes de compra, facturas de gastos por pagar y contratos de permanente y de servicio. La configuración para esta función está en el Grupo empresarial financiero. Las aprobaciones se crean mediante dimensiones financieras. Los aprobadores son empleados, equipos financieros o puestos de RR. HH.

Utilice este procedimiento para crear una matriz de responsabilidades. Puede crear más de una matriz de responsabilidades entre dimensiones cruzadas.

  1. Inicie sesión como administrador y seleccione Grupos empresariales financieros.
  2. Seleccione la ficha Matriz de responsabilidades.
  3. Haga clic en Crear.

    Se muestra la página Aprobación de matriz de responsabilidades.

  4. Especifique esta información:
    Orden de aprobación
    Especifique el orden en el que se procesan los registros. Puede cambiar el orden de aprobación en el panel de nivel de aprobación.
    • Al definir la orden de aprobación, 1 es el nivel más bajo de aprobación. No se procesan los huecos en el orden de aprobación. Por ejemplo, 1, 2, 3, 4 es correcto. 1, 3, 4 es incorrecto.
    • Solo son aplicables las dimensiones con un valor en el campo de orden de aprobación.
    • Solo se puede eliminar la orden de aprobación más reciente. Debe asegurarse de que los valores asociados con la orden de aprobación en la combinación de matriz se eliminan antes de eliminarla.
    Tipo de documento
    Especifique los códigos para determinar los registros que se van a leer y dónde se envía la aprobación de la transacción. Este campo está disponible en el nivel de aprobación y en el nivel de matriz.

    El tipo de documento se encuentra en los niveles de aprobación de la Matriz de responsabilidades y de aprobación. Cuando se especifica el tipo de documento en el nivel de aprobación de la Matriz de responsabilidades, se actualiza el registro de nivel de aprobación. Utilice el tipo de documento en la Aprobación de matriz de responsabilidades para buscar el nivel de aprobación requerido para las transacciones.

    Use el tipo de documento para que varias personas puedan aprobar determinados tipos de documentos. En esta lista se muestran los códigos de tipo de documento que se deben utilizar:

    Código de tipo de documento Descripción
    CG Entradas del diario y entradas del diario recurrentes
    Cuentas por pagar Facturas de gastos de cuentas por pagar agregadas en las distribuciones de facturas de cuentas por pagar
    PT Aprobaciones de encabezado de pedido mediante la cuenta de emisión de ubicación de pedidos
    OC Agregación de orden de compra en las distribuciones de línea de orden de compra
    GC Contratos de servicios y permanentes agregados en las distribuciones de línea de contrato

    Cualquier tipo de documento del Recurso de matriz de responsabilidades se añade automáticamente a la Aprobación de la matriz de responsabilidades.

  5. Haga clic en Guardar.
  6. En el panel Aprobación de la matriz de responsabilidades, haga clic en Crear.
  7. Seleccione solo un tipo de aprobador: Aprobador,Equipo de aprobación o Puesto de aprobador.

    Puesto de aprobador o Equipo de aprobación: La unidad de trabajo va a todas las personas de ese equipo o puesto.

    Los Equipos de aprobación se configuran en Equipos financieros.

    Las Posiciones de aprobación se seleccionan en puestos en Recursos humanos.

    Importe de aprobación es el importe inicial que un aprobador puede aprobar.

    La configuración de la remisión se puede usar para escalar si no se ha realizado ninguna acción en las horas XX.

    Para cada nivel de aprobación, puede haber varios tipos de documento seleccionados. Cuando se seleccionan los tipos de documento, los documentos se actualizan en la Aprobación de la matriz de responsabilidades.

  8. Especifique un importe de umbral
  9. En la sección Configuración de la remisión, especifique las condiciones que escalan automáticamente el proceso de aprobación si no se realiza ninguna acción en XX horas.
  10. Active una casilla de verificación:
    • Diario manual Utilice este valor para definir una ruta de aprobación para los códigos del sistema especificados.
    • Pedido
    • Orden de compra
    • Factura de cuentas por pagar
    • Gestión de contratos
  11. Si cambia la orden de aprobación, por ejemplo, una orden de aprobación que infringe las reglas, utilice la acción Cambiar orden de aprobación para reconstruir la orden de aprobación.

    Se muestra una alerta en registros si la orden infringe las reglas después de un cambio de orden de aprobación.