إنشاء فواتير المطابقة
- سجّل الدخول بصفتك متخصص مطابقة وحدد إدارة الفواتير.
- حدد علامة تبويب قابلة للتطبيق، ثم انقر فوق إنشاء فاتورة.
-
من علامة التبويب الصفحة الرئيسية، حدد المعلومات التالية:
- قالب إدخال الفاتورة
- حدد فاتورة المطابقة. الشحن وعقد الخدمة صالحان أيضًا للمطابقة.
- نوع الفاتورة
- حدد نوع الفاتورة. تتوافر علامات التبويب التالية:
- الفاتورة: يتم زيادة المبلغ المستحق للمورّد، وعند معالجته بالكامل، يتم زيادة أرصدة شراء المورّد والمدفوعات.
- المذكرة الدائنة: يتم تقليل المبلغ المستحق للمورّد. مثال على هذه المذكرة هو إشعار ائتمان من المورّد أو تعديل داخلي على رصيد المورّد. يتم تقليل أرصدة شراء المورّد والمدفوعات عند اكتمال هذه العملية.
- المذكرة المدينة: يتم معالجة مذكرة الخصم مثل الفاتورة ويتم زيادة رصيد المورّد.
- الدفع المقدم: الدفع المسبق هو وديعة أو دفعة يتم دفعها للمورّد قبل استلام الفاتورة.
- أمر الشراء
- حدد رقم أمر الشراء.
- الرسوم الإضافية فقط
- حدد مربع الاختيار هذا لتوضيح أن الفاتورة خاصة بالرسوم الإضافية فقط.
- مطابقة مكون التكلفة
- حدد مربع الاختيار هذا لتحديد مطابقة مكون التكلفة وتضمين الرسوم الإضافية في المطابقة.
- إنشاء تفاصيل
- حدد ما إذا كانت تفاصيل الفاتورة تُنشأ تلقائيًا من أمر شراء، أو من استلام، أو من استلام ثم من أمر شراء.
- الشركة
- حدد رقم شركة المدفوعات. إذا كنت تقوم بإنشاء فاتورة بين الشركات، فإن هذا الحقل يمثل "الشركة المصدر". حدد "إلى الشركة" في بند التوزيع.
- مستوى العملية
- حقل مستوى العملية مطلوب. إذا كانت الشركة لديها مستوى عملية واحد فقط، فقم بتعيينه كافتراضي في الشركة. مع تعيين الإعداد الافتراضي، يجب أن يكون هذا الحقل فارغاً.
- المورّد
- حدد مورداً، ما لم يكن أحد الشروط التالية صحيحاً:
- إذا كنت تقوم بإنشاء فواتير مطابقة ورقم أمر شراء. يتم استخدام رقم المورّد من أمر الشراء.
- إذا قمت بإنشاء فاتورة لمورّد لمرة واحدة. يمكنك إنشاء المورّد لمرة واحدة هنا.
- رقم الفاتورة
- حدد رقم فاتورة. يجب أن يكون رقم الفاتورة منفردًا للشركة والمورّد.
- تاريخ الفاتورة
- حدد تاريخ فاتورة. توضح التفاصيل الخاصة بكيفية استخدام تاريخ الفاتورة وتاريخ الاستحقاق لتحديد فواتير الدفع في مكان آخر من دليل المُستخدِم هذا.
- تاريخ الاستحقاق
- حدد تاريخ الاستحقاق أو شروط الدفع. إذا تم استخدام شرط دفع، يتم حساب تاريخ الاستحقاق ومعلومات الخصم. إذا تم تحديد تعريف رموز الشروط في موقع المورّد، فلن يتم استخدام "التحويل إلى" في الفاتورة. تُعتبر رموز الشروط من موقع الشراء من هي الإعداد الافتراضي.
- شروط الدفع
- حدد تاريخ الاستحقاق أو شروط الدفع. إذا تم استخدام شرط دفع، يتم حساب تاريخ الاستحقاق ومعلومات الخصم. إذا تم تحديد تعريف رموز الشروط في موقع المورّد، فلن يتم استخدام "التحويل إلى" في الفاتورة. تُعتبر رموز الشروط من موقع الشراء من هي الإعداد الافتراضي.
- مبلغ الفاتورة
- حدد مبلغ الفاتورة. يشتمل هذا المبلغ على الأسطر التي يتم إنشاؤها من أمر الشراء/الاستلام علاوة على أي تكاليف إضافية. ويمكن أن يشتمل الإجمالي أيضاً على الضريبة.
- العملة
- حدد العملة للفاتورة.
- الوصف
- قدّم وصفاً للفاتورة.
- مورّد الدفع
- حدد مورّد الدفع للفاتورة. حيث يتم استخدامه لإرسال مدفوعات الفاتورة إلى مورّد آخر ضمن نفس مجموعة المورّد.
تعمل علاقة مورّد الدفع على تجاوز دفع المورّد العادي إلى المعلومات التي تشتمل على اسم المدفوع له وعنوان الدفع وموقع التحويل إلى والدفع النقدي للمورّد ورموز الدفع. يتم إنشاء دفع الفاتورة لمورّد الدفع، ولكن المورّد الأصلي المفوتر يجمع رصيد الدفع.
- موقع "التحويل إلى"
- حدد موقع المورّد الذي يتم فيه تحويل الدفعات.
- موقع وجهة الشحن
- حدد موقع وجهة الشحن.
-
في قسم معلومات الضريبة، حدد المعلومات التالية:
- رمز الضريبة
- حدد رمز ضريبة للتقدم بطلب للفاتورة. يتم احتساب مبلغ الضريبة تلقائيًا وإنشاء بنود توزيع الرسوم الإضافية والضريبة. إذا قمت بتعيين رمز ضريبي للمورد أو استخدام تطبيق ضريبي تابع لجهة خارجية، يجب أن يكون هذا الحقل فارغاً. إذا كان هذا الحقل فارغًا، يُستخدَم رمز ضريبة المورّد.
- تسوية الضريبة
- يمكنك توضيح ما إذا كنت تريد تجاوز معلومات الضريبة بشأن الرسوم الإضافية أو الفواتير المطابقة. إذا كان هذا الحقل فارغًا عند مطابقة الفاتورة، يتم إنشاء التفاصيل باستخدام معلومات الضريبة من أمر الشراء أو الإيصال.
- مبلغ الضريبة المُدخَل
- حدد إجمالي مبلغ الضريبة الخاص بالفاتورة. اترك هذا الحقل فارغًا إذا حددت رمز الضريبة أو في حالة استخدام برنامج ضريبة تابع لجهة خارجية. يتم استخدام رمز الضريبة لاحتساب مبلغ الضريبة تلقائيًا الذي يستند إلى المعدل الذي تم تحديده لرمز الضريبة. يجب أن يكون المبلغ مساويًا لإجمالي مبلغ الضريبة
- فئة الضريبة
- حدد فئة الضريبة.
- تاريخ نقطة الضريبة
- حدد تاريخ نقطة الضريبة. وهذه هي التواريخ التي يتم فيها تقدير الضريبة في النظام. يمكن أن تكون التواريخ هي تاريخ الفاتورة أو الشحن أو تاريخ ترحيل دفتر الأستاذ العام أو تاريخ الدفع.
- نقطة نقل حق الملكية
- حدد ما إذا كانت نقطة النقل هي الوجهة أو الأصل.
-
في قسم معلومات المطابقة، حدد المعلومات التالية:
- مجموعة القواعد
- حدد القاعدة المستخدمة لتحديد حالات التفاوت المسموح بها بين الفاتورة وأمر الشراء عند المطابقة.
- مطابقة مكون التكلفة
- حدد مربع الاختيار هذا لتحديد مطابقة مكون التكلفة وتضمين الرسوم الإضافية في المطابقة.
-
في قسم المعالجة والموافقة، حدد المعلومات التالية:
- فئة توجيه الفواتير
- حدد فئة توجيه الفواتير. تحتوي هذه الفئة على قائمة تعيينات اعتماد الفاتورة ويتم استخدامها في قاعدة توجيه الفواتير.
- مركز تكلفة الاعتماد
- حدد مركز تكلفة الاعتماد.
- فئة الاعتماد
- حدد فئة الاعتماد.
- فريق توجيه التمويل
- حدد فريق التمويل للموافقة على التوجيه.
- عضو فريق التوجيه
- حدد عضو الفريق للموافقة على التوجيه.
- أمر شراء خارجي
- خصص أمر الشراء الخارجي.
- تاريخ الترحيل
- حدد تاريخ ترحيل المعاملة.
- للفوترة بين الشركات
- حدد مربع الاختيار هذا لاستخدام الفاتورة للفوترة بين الشركات.
- السماح بتفاصيل الصنف
- حدد ما إذا كان يمكن إضافة تفاصيل الصنف غير الموجودة في أمر الشراء إلى فاتورة أم لا. حدد صواب للوصول إلى علامة التبويب تفاصيل متنوعة.
-
من علامة التبويب الإضافي، في قسم الرسوم الإضافية، حدد المعلومات التالية:
- الرسوم الإضافية
- حدد رمز الرسوم الإضافية إذا كانت الفاتورة خاضعة لرسوم إضافية.
- مبلغ التقسيم بالتناسب
- حدد مبلغ الرسوم الإضافية.
- حساب التقسيم بالتناسب
- حدد سلسلة الحساب التي تُرحَل الرسوم الإضافية إليها.
-
في قسم معلومات الخصم، حدد المعلومات التالية:
- رمز الخصم
- حدد رمز الخصم إذا كانت الفاتورة خاضعة لشروط مخفضة. هذه هي القيم الافتراضية من سجلات المورّدين هذه بترتيب الأولوية هذا: مورّد الشركة، رمز "التحويل إلى"، مورّد الدفع (موقع "التحويل إلى" العادي)، وموقع "الشراء من".
- الأيام بين إيداع المبلغ وتحصيله
- حدد عدد الأيام المُراد إضافتها إلى تاريخ الخصم المحسوب.
- شروط مرنة
- حدد مربع الاختيار هذا إذا كانت الفاتورة خاضعة لشروط مرنة.
- توقع
- حدد مربع الاختيار هذا لحساب ميزات الحصول على خصم أو دفع فاتورة بشروط كاملة، حسب الفائدة المُضافة على المبالغ. يُحدد سعر الفائدة الأساسي المطلوب في سجل المورّد.
-
في قسم الرموز، حدد المعلومات التالية:
- رمز الجهة
- حدد رمز الجهة.
- رمز التنوع
- حدد رمز التنوع.
- رمز الاستحقاق
- حدد رمز الاستحقاق.
- رمز استحقاق المبلغ المحتجز
- حدد رمز الاستحقاق الافتراضي للفواتير والمدفوعات والتوزيعات لاتفاقيات المورّدين مع المبلغ المحتجز.
- رمز السبب
- حدد رمز السبب.
-
في القسم "متنوع"، حدد المعلومات التالية:
- نوع المرجع
- حدد مرجع فاتورة للإشارة إلى نوع الرقم الذي يقدمه المورّد للإشارة إلى الفاتورة.
- فاتورة صادرة من
- حدد عنوان إصدار الفاتورة.
- تاريخ استلام الفاتورة
- حدد تاريخ استلام الفاتورة.
- رقم الشهادة
- حدد رقم الشهادة.
- تاريخ الشهادة
- حدد رقم الشهادة.
- المرجع
- حدد مرجع مستخدم ليتم الاحتفاظ به مع الفاتورة.
- فاتورة صادرة إلى
- حدد العنوان الصادر إليه الفاتورة.
- الشراء من
- حدد المورّد المُراد الشراء منه.
- مبلغ التجزئة
- حدد مبلغ التجزئة.
-
من علامة التبويب الدفع، حدد المعلومات التالية:
- رمز النقد
- حدد رمز النقد الساري لدفع الفاتورة. يمثل رمز النقد الحساب البنكي. وإذا كان هذا الحقل فارغًا، فسيكون رمز النقد المعين لأحد الخيارات التالية هو الإعداد الافتراضي:
- موقع "التحويل إلى"
- المورّد
- فئة المورّد
- مستوى العملية
- الشركة
- مجموعة الدفع
- رمز الدخل الافتراضي
- حدد رمز الدخل الافتراضي. يُستخدَم رمز الدخل هذا لإعداد تقارير 1099.
- مبلغ الدخل الذي يمكن إعداد تقرير عنه
- حدد الحد الأدنى للمبلغ المطلوب للتقرير. يُستخدَم هذا المبلغ إلى جانب رمز الدخل لإعداد تقارير 1099.
- تقسيم دفع ضريبة القيمة المضافة
- حدد مربع الاختيار هذا إذا كانت الفاتورة مؤهلة لدفعة تقسيم ضريبة القيمة المضافة. سيتم تضمين مبلغ تقسيم ضريبة القيمة المضافة في ملفات مخرجات الدفع.
- رمز الدفع
- حدد رمز الدفع الصالح للفاتورة. رمز الدفع يمثل نوعاً من الدفع النقدي ويجب أن يكون رمز معاملة دفع نقدي أو سند صرف صالح في التطبيق النقد. وإذا كان هذا الحقل فارغًا، فسيتم استخدام رمز الدفع المعين للتحويل إلى الموقع أو المورّد أو فئة المورّد أو مجموعة الدفع.
- مبلغ دفع المورّد
- حدد المبلغ الذي يتوقعه المورّد كدفعة للفاتورة.
- العملة
- حدد عملة دفع المورّد.
-
في قسم خيارات المعالجة، حدد المعلومات التالية:
- أولوية الدفع
- حدد أولوية الدفع.
- مجموعة الفواتير
- تعيين مجموعة فواتير محددة بواسطة المستخدم إلى الفاتورة. يمكن استخدام هذه القيمة لتحديد فواتير الدفع. إذا كان هذا الحقل فارغًا، فسيتم استخدام مجموعة الفاتورة التي تم تعيينها إلى موقع التحويل إلى أو المورّد.
- الاقتطاع الثانوي
- حدد مربع الاختيار هذا إذا كانت الفاتورة تتطلب استخدام رموز الاستقطاع الثانوي.
- الدفع المنفصل
- حدد مربع الاختيار هذا لإنشاء الدفع الفردي لهذه الفاتورة. إذا لم تحدد هذا الخيار، فسيتم إنشاء نموذج دفع واحد لدفع جميع الفواتير للمورّد نفسه من خلال إنشاء نماذج الدفع أو إنشاء كمبيالة.
- الدفع الفوري
- حدد ما إذا كنت تريد جدولة الفاتورة للدفع الفوري، بصرف النظر عن تاريخ الاستحقاق. تحدث الدفعات عند تشغيل المتطلبات النقدية أو إنشاء كمبيالة.
- مرفق
- حدد ما إذا كان دفع هذه الفاتورة يتطلب مرفقًا. إذا حددت هذا الخيار، فيمكنك تجميع الدفعات المستحقة التي تتطلب مرفقات عند تشغيل المتطلبات النقدية.
- رقم الدفع
- لإنشاء كمبيالة مُصدرة من المورّد، حدد رقم دفع الكمبيالة.
لإنشاء دفع يدوي للفاتورة، حدد رقم الدفع. يجب أن يكون رمز الدفع رمز معاملة دفع نقدي أو دفع كمبيالة صالحًا ويكون محددًا للدفع اليدوي في النقد. إذا كان رمز الدفع يتطلب حجز الدفع اليدوي، فيجب حجز رقم الدفع في حجز النماذج يدوياً.
إذا حددت معلومات الدفع اليدوي، فلا يمكن استخدام الدفع اليدوي إلا لدفع هذه الفاتورة الفردية. يجب أن تكون الفاتورة بمثابة فاتورة عملة أساسية. بعد إصدارك للفاتورة، لا يمكنك إجراء أي تغيير على معلومات الدفع يدويًا.
استخدم إدخال الدفع النقدي أو إدخال الكمبيالة لإجراء المهام التالية:
- إنشاء دفع يدوي لأكثر من فاتورة واحدة
- إنشاء دفع يدوي لفاتورة عملة أساسية
- تطبيق أكثر من فاتورة واحدة على الدفع
- التاريخ
- إذا حددت رقم الدفعة للدفع النقدي، فحدد تاريخ الدفع. إذا قمت بتحديد رقم الدفعة لدفع الكمبيالة، حدد تاريخ استحقاق دفع الكمبيالة.
- المبلغ
- إذا حددت رقم الدفع، فحدد مبلغ الدفع. يجب أن يساوي مبلغ الدفع مبلغ الفاتورة أو يساوي مبلغ الفاتورة مطروحًا منه أي مبلغ خصم متاح.
- التردد المتكرر
- حدد عدد تكرارات معالجة الفاتورة.
- عدد التكرارات
- حدد عدد تكرارات المعالجة.
- تعليمات البنك
- حدد التعليمات البنكية لتجاوز أي تعليمات بنكية تم تعيينها لدى المورّد أو في موقعه.
- انقر فوق حفظ.