إدارة موافقات الفواتير لمجموعات المورّدين.
-
افتح سجل مجموعة المورّد.
-
من علامة التبويب اعتماد فاتورة المدفوعات، حدد المعلومات التالية:
- تقويم الشركة
- حدد إعدادات التقويم الافتراضية للشركة.
- معالجة قواعد التوجيه حسب التسلسل الهرمي
- حدد مربع الاختيار هذا لكي تتم معالجة الفواتير في مجموعة الموردين هذه بواسطة قواعد التوجيه بدلاً من الأولوية.
- السماح بإدخال التوزيع أثناء اعتماد الفاتورة
- حدد مربع الاختيار هذا حتى يتمكن المعتمدون من إنشاء أو تحديث التوزيعات خلال عملية الاعتماد.
- فرض الحد الأعلى لمبلغ اعتماد الفاتورة
- حدد مربع الاختيار هذا لفرض آخر موافقة على الفاتورة باعتبارها أعلى مبلغ مسموح به من قبل المستخدم. بالنسبة للعملاء الذين يرغبون في فرض المبلغ النهائي، حدد خانة الاختيار لإجبار المراجع النهائي على الحصول على إذن إذا كان المبلغ يتجاوز حد الموافقة الخاص بهم.
- الخيار الافتراضي لتاريخ ترحيل الفاتورة
- حدد ما إذا كان تاريخ الترحيل الافتراضي على الفاتورة هو تاريخ الفاتورة أو التاريخ الحالي.
- استخدام نظام إدارة المستندات
- حدد مربع الاختيار هذا إذا كنت تستخدم مورّد تصوير خارجي عندما تحدد هذا الخيار، ستتوفر حقول إضافية.
- شريك إدارة المستند
- إذا حددت مربع الاختيار استخدام نظام إدارة المستندات، فحدد موّرد خدمة الصور الخاص بك.
- مفتاح نظام إدارة المستندات
- إذا حددت مربع اختيار استخدام نظام إدارة المستندات، فحدد مفتاح نظام إدارة المستندات. ويستخدم نظام إدارة المستندات هذا للوصول إلى المستندات. يمكن تعبئة هذا المفتاح اعتمادًا على متطلبات مورّد التصوير.
- تخزين المستند محليًا
- إذا حددت مربع اختيار استخدام نظام إدارة المستندات، فحدد مربع الاختيار هذا لحفظ نسخة محلية لصورة الفاتورة المحلية. يتم هذا عندما يتم إنشاء فاتورة من نظام إدارة المستندات.
- رمز السبب مطلوب للموافقة اليدوية على الفاتورة
- حدد مربع الاختيار هذا لطلب أسباب الإجراء وتعليقات الإجراء عند الموافقة يدوياً على الفواتير.
-
في قسم إعدادات البريد الإلكتروني للفاتورة، يجب ملء الحقلين موضوع البريد الإلكتروني ومحتوى البريد الإلكتروني. يُستخدم المحتوى عندما يتم إرسال رسائل البريد الإلكتروني للفاتورة لأسباب محددة. يمكنك استخدام القالب أو يمكنك تخصيص الرسائل في هذه الأقسام:
- الفاتورة مقدمة للموافقة
- تم اعتماد الفاتورة
- تم رفض الفاتورة
- إرسال الفاتورة بالبريد الإلكتروني
-
لتخصيص الرسائل، حدد المعلومات التالية:
- موضوع البريد الإلكتروني
- حدد رمز الفاتورة واسم المورّد.
- محتوى البريد الإلكتروني
- حدد تفاصيل وأسباب البريد الإلكتروني.
- يتضمن الربط بفاتورة المراجعة
- حدد مربع الاختيار هذا لتضمين رابط الفاتورة. هذا الخيار مخصص فقط لبريد الموافقة على الفاتورة.
- تضمين جميع المستندات المتعلقة
- حدد مربع الاختيار هذا لتضمين أي مرفقات.
-
انقر فوق حفظ.