供應商通知
以下說明如何針對事件使用供應商通知。
根據組織在「供應商組」上配置供應商入口網站的方式而定，供應商可以隨時在供應商入口網站中瀏覽未結事件。針對已登記的供應商，發生以下事件時會發送電子郵件通知：
- 為主聯絡人建立登入時
- 發佈的事件在「通知」標籤上列出供應商聯絡人時
- 當您的組織通知供應商修訂而修訂事件時
- 採購員回答供應商問題時
- 已簽約供應商最初獲得通知或已提交回應的事件時
- 已取消供應商最初獲得通知或已提交回應的事件時
- 針對中標的供應商準備輸出時
如果供應商電子郵件通知失敗，則會將失敗電子郵件通知傳送給事件採購員或尋購公司。
商品代碼
在供應商組設定期間，「需要商品代碼」用於確定登記處理是否需要供應商聯絡人在其記錄上擁有至少一個商品代碼。「商品登記層級」用於確定供應商可以登記的商品代碼層級。下表包含有四個層級的 NIGP 商品代碼結構的範例：
| 代碼結構 | 樣本代碼 | 樣本說明 |
|---|---|---|
| 3 位數 (分類) 代碼 | 620 | 辦公用品：橡皮擦、墨水、鉛筆心、筆、鉛筆等 |
| 5 位數 (分類項目) 代碼 | 620-80 | 筆：原子筆、簽字筆等 |
| 7 位數 (分類項目組) 代碼 | 620-80-21 | 筆：原子筆、伸縮筆、可填充墨水筆、帶金屬口袋夾的塑膠外殼筆 |
| 11 位數 (分類項目組明細) 代碼 | 620-80-21-035-4 | 細頭、黑色墨水，12 入/盒 |
| 620-80-21-045-3 | 細頭、藍色墨水、12 入/盒 | |
| 620-80-21-065-1 | 細頭、綠色墨水、12 入/盒 | |
| 620-80-21-075-0 | 細頭、紅色墨水、12 入/盒 | |
| 620-80-21-095-8 | 中頭、黑色墨水，12 入/盒 | |
| 620-80-21-105-5 | 中頭、藍色墨水、12 入/盒 |
供應商會針對包含其建立之商品代碼的每個項目收到通知。
如果供應商只在最高商品代碼層級登記，他們可能會針對與其業務無關的項目收到多個電子郵件通知。若將太多商品代碼層級顯示給供應商，他們可能需要分類數千個 NIGP 代碼才能登記。此外，當商品代碼變更及發展時，供應商登記與通知處理可能會包含不精確的資訊。