開立發票與收入認可

專案發票與收入中的任務

以下是可在專案開立發票與收入中執行的任務：

• 維護可收費專案的記帳資訊，包括資金來源資訊與合約金額
• 將客戶指定給合約
• 指定已記帳專案的百分比
• 計算多個收入認可方法
• 建立專案合約保留金
• 指定及計算合約費用
• 指定過帳專案記帳最大金額
• 移除交易並暫掛
• 指定及計算資金來源管理費用或折扣
• 指定與記帳週期無關的收入認可參數
• 指定及計算過帳專案間接負擔交易
• 為多籌資合約建立資金組
• 建立記帳組，以便可針對開立發票與收入選取資金來源
• 將專案合約指定為使用前端分割
• 將計畫收入類型指定給專案合約，並指定用來置換專案合約內過帳專案上計劃收入類型的選項
• 指定保留款的專案合約發票百分比
• 將完整或部分未記帳交易從一個專案轉移至另一個專案
• 建立預付記帳交易
• 在產生發票時指定發票最大金額
• 指定「過手」的置換記帳方法
• 新增第三方發票列印整合
• 新增編輯發票明細行金額、單位與費率的功能
• 選擇性在變更明細行項目之後重新產生可列印發票

專案資金

合約上的專案資金來源可以使用資金組欄位分組。當聯邦授與需要匹配時，授與和關聯匹配資金必須同時支出。若未同時支出資金，則被授與者可能會失去授與簽約。聯邦授與及關聯匹配資金來源具有相同的資金組。

您可以使用記帳組欄位，針對開立發票與收入，為合約上的專案資金來源指定組。當您產生發票或認可收入時，如果您指定記帳組，則只會包含已指定記帳組的資金來源。使用記帳組可以為客戶或授與資金來源記帳所有合約。當客戶或授與為多籌資合約的一部分時，可以在合約上記帳單一資金來源。當聯邦授與需要匹配時，必須為授與及關聯的匹配資金指定相同記帳組。

指定收入認可參數。這與「產生發票」動作無關。系統會處理具有相同資金組的第一組資金來源，然後處理下一個資金組。處理以優先順序、百分比、已籌資金額與資金組為基礎。匹配資金必須是優先順序中的下一個，才能予以正確處理及計算。

合約上的專案資金來源可以包含折讓或保留款。折讓可以是管理費用或折扣。產生發票或認可收入時，會將費用明細行的總金額乘以專案資金來源折讓上的百分比。折讓是發票或收入上的最後一個明細行。如果折讓為費用，則會增加總計發票或收入金額。如果折讓為折扣，則會減少總計發票或收入金額。

如果使用前端分割功能，則會先執行資金分割，然後才產生發票。請參閱「前端分割」。

保留款

您可以使用「保留款」暫掛專案發票的百分比，直到專案完成為止。可以指定最大值，或可將具體費用組指定為符合保留款條件或不符合保留款條件。保留會針對在銷售稅之前記帳的毛額計算。保留只會針對記帳的合約金額計算，不會針對銷售稅計算。發票的保留款金額會指定為發票上的最後一個明細行，並從發票金額中減去保留的金額。保留款會一直暫掛，直到絕大部分工作完成為止，以確保合約商或子合約商履行其責任。完成工作時，請執行「產生保留款發票」動作來建立最終發票以收取保留金額。保留款不會影響收入認可。

過手記帳

過手記帳是「專業服務」行業針對記帳外部客戶的必要方法。

過手是存在於過帳專案與專案記帳置換記錄上的置換記帳方法。外部專案的資金來源設定上的「過手財務結構」可以運用至任何過手交易。過手記帳沒有加價。保留金、保留、費用與折讓不會運用至過手交易。過手交易會過帳至過手應計暫記帳。它們不會過帳至已記帳未認列或已認列未記帳科目。「過手」交易不會運用至最大值，且會從用於最大值的專案合約與專案資金金額中單獨總計。「過手」不應與內部資金來源搭配使用。

「過手」不需要與具有內部資金來源的授與贊助專案搭配使用。多個資金來源也沒有必要包含內部資金來源。成本補償記帳方法用於授與贊助專案，以在沒有加價的情況下將支出傳送至外部授與或外部客戶。如果您在具有內部資金的專案合約上設定記帳置換方法，則會在已分錄發票動作上產生錯誤。錯誤是有關於「內部資金」的資金類型錯誤。

如果您正在使用科目類別，則可以執行以下設定：

• 「過手」應計分錄的科目類別。
• 過帳層級過手成本的科目類別。例如，機票、飯店、里程、雜項旅費。
• 所有過手科目類別的彙總科目類別。這簡化了設定，因為可以使用過帳或彙總科目類別設定記帳置換。

開立發票與收入認可

您可以使用發票與收入認可，在達到合約或合約資金來源的最大值時部分記帳交易。達到發票最大值時，您可以部分記帳交易。系統會擷取交易的剩餘部分。當專案合約或合約資金來源上的最大值增加時，可對成本交易的剩餘部分進行記帳並認可收入。

執行「產生發票」或「認可收入」動作時，會包含部分交易。會根據交易日期來包含其他交易。當費用與合約相關聯且達到最大值時，發票明細的明細行上會顯示警示圖示。警示指示哪些費用達到費用的最大金額。如果能夠總計費用，但並非所有費用，則您有兩個分配費用的選擇。您可以移除費用，直到能夠使用所有費用為止，或可讓部分費用依原樣開發票 。為部分交易建立發票或認可收入時，新標籤會顯示在合約上。未完全開發票的所有交易會顯示在「部分已記帳交易」標籤上。未針對收入完全認可的所有交易會顯示在「部分已認可交易」標籤上。

您可將合約設定為針對資金來源未記帳或認可為 100% 的交易延期與暫掛餘數。啟用延期與暫掛時，系統會計算部分已記帳或部分已認可交易，並暫掛這些交易。必須將餘數從暫掛中移除，才能為其開立開發票或進行認可。

以下步驟顯示如何及何時計算部分交易的流程：

1. 以下清單顯示 100% 資金來源可能不存在的一些原因：
   • 未針對 100% 定義資金來源。
   • 已針對 100% 定義資金來源，但其當前處於非活躍狀態或日期範圍不在「資金來源日期」參數內。
   • 對於未針對 100% 定義的單一資金來源，已執行「產生發票」動作或「認可收入」動作。
2. 會計算所有適用限制：
   • 執行時間發票最大值參數
   • 剩餘合約餘額
   • 剩餘資金來源餘額
   • 專案記帳最大值，如適用
   • 最大費用，如適用

     要運用的未付餘額與保留金會在這些計算中納入考慮。

3. 系統會讀取每個傳入費用交易，並計算發票或收入金額。所有記帳方法 (例如加價與費率表) 都會在計算中納入考慮。系統會產生要記帳的金額。此外，任何適用的費用都會計算為單獨、潛在的明細行項目。
4. 如果 100% 資金來源不存在，則會將從步驟 3 中計算的金額乘以每個有效資金來源的百分比。如有任何計算結果超出資金來源的剩餘餘額，則會針對所有資金來源跳過整個費用交易。如果任何計算的結果導致金額超出最大費用，則也適用此情況。
5. 未在步驟 4 中跳過的所有交易與關聯費用明細行都會針對每個有效的資金來源處理。從步驟 4 的中計算出的金額會與所有適用限制與最大值進行比較，如有必要會減去。如果金額減少為零，則會針對資金來源跳過交易，否則會建立發票明細行。
6. 處理資金來源之後，系統會為在以下情況下未開立發票或認可的任何剩餘金額建立部分交易：
   • 已達到資金限制。
   • 資金來源的資金小於 100%，且已在合約上啟用延期與暫掛。
   注意

   剩餘餘額會在建立每一個發票明細行時持續更新。因此，如果限制是個問題，則傳入交易順序會決定發票上最終產生哪些項目。例如，早期大額費用可將發票置於最大限制的金額之上，並導致跳過較小的費用。費用會按「交易日期」次序處理，從最早到最新。如果數個交易具有相同的日期，則這些交易會按其建立次序處理。對於所有限制計算而言，都會忽略受限於「過手」記帳方法的費用交易。

您也可以在分錄之前設定發票與收入認可以供核准。當在企業專案結構上選取時，核准會在分錄之前經過 程序自動化。產生保留金發票、保留金調整、發票與收入認可都會採取相同的步驟。有一個動作可提交供核准。此動作可將核准狀態變更為「已提交供核准」。記錄的狀態會保持在已建立狀態。提交記錄供核准之後，核准者可以核准或拒絕記錄。核准之後，記錄核准狀態會變更為「已核准」。拒絕時，會顯示「註解」視窗。核准者必須指定拒絕的說明。此說明會顯示在針對記錄傳送的電子郵件本文中。拒絕記錄會將核准狀態變更為「已拒絕」。如果拒絕一筆記錄，就會拒絕組。記錄可以刪除或更正，然後重新提交以供核准。核准記錄之後，便可執行分錄的動作。必須先核准執行組中的所有記錄才能分錄。

「主要」標籤上的「預算剩餘」欄位是衍生欄位。計算方式為專案合約預算金額 - 總計已記帳金額 - 保留金額總計。

所有合約總計都包含在「總計」標籤上。擬定與最終金額都會顯示總計。

請參閱適用於 Financials and Supply Management 的程序自動化服務參考指南，以瞭解有關核准流程設定的資訊。