選取發票以進行付款
現金付款週期中的第一個步驟是選取要付款的發票。您可以定義用於為付款選取發票的日期並確定是否採用折扣。您可以變更參數並依照為發票排定付款的程式所需的頻率重新執行。請執行,直到清單中只包含您要的發票為止。
- 選取「執行處理」>「處理付款」>「執行現金需求」。
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指定以下資訊:
- 廠商組
- 指定發票的廠商組。
- 付款組
- 選取付款組。
- 處理組
- 若要為完整付款組選取發票,請將此欄位保留空白。如果您使用處理組,請選取處理組並為每個處理組執行程式一次。
- 執行增補記錄限制
- 選取「是」可針對「輸出類型」為「T」的所有付款代碼強制執行 9999 筆發票記錄與 99,999,999.99 個金額記錄限制。預設值為「否」。
- 付款完成日期
- 到期日期在付款完成日期當天或之前的所有已發佈發票都會排定付款。選取可確保付款沒有間斷的日期。例如,如果您每週二執行檢查,您必須支付到下週一截止的發票。無論到期日期是哪一天,都會排定標記為立即付款的發票。
- 採用全部折扣
- 選取「是」可在無論折扣日期是哪一天都排定付款的所有發票上,都採用可用折扣。如果您選取「否」,則只有在折扣日期在付款日期與付款完成日期之間時,才會採用折扣。
- 付款日期
- 付款日期用於確定要採用發票折扣還是重估非基準貨幣發票。付款日期必須小於或等於付款完成日期。
- 報告選項
- 選取要在廠商編號中排序發票,還是在您選取的每個處理層級內搜尋名稱次序。
- 處理付款
- 選取要處理「應付款付款」、「現金分類帳付款」還是「應付款與現金分類帳付款」。系統只會處理狀態為「已發佈」的付款。
- 編輯付款代碼
- 選取有效付款代碼以針對增補記錄限制進行編輯。如果填入「編輯付款代碼」,「執行增補記錄限制」欄位必須設定為「是」。「付款代碼」必須在「匯票帳戶」中定義為「輸出選項」= T。
- 註解
- 提供發票的註解。
- 包含憑單編號
- 選取「是」以將憑單編號包括在發票中。
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在「現金代碼選項」部分指定與現金代碼相關的選項。您只能選取一個選項,即現金代碼或現金代碼組。
- 現金代碼
- 選取特定現金代碼以排定指定有該現金代碼的發票。
- 現金代碼組
- 選取現金代碼組以為參考現金代碼執行「現金需求」。
- 置換現金代碼
- 選取現金代碼,以替代現金代碼支付所選發票。
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在「選取選項」部分定義其他選項,以縮小發票選取範圍。指定以下資訊:
- 發票公司
- 若要為特定發票公司選取發票,請選取有效的應付款公司編號。
- 處理層級
- 若要為特定處理層級選取發票,請為發票公司選取有效的處理層級。
- 付款代碼
- 若要選取指定有特定付款代碼的發票,請選取付款代碼。這代表一種現金付款類型,且必須是現金管理中的有效現金付款交易代碼。
- 最大現金支出
- 若要限制為付款選取的總金額,請為最大現金支出指定金額。當達到定義的最大金額時,系統會將暫掛代碼指定給所選發票。如此即會列印發票清單。此發票暫掛代碼是暫時的,並會在您執行「付款結算」時自動移除。如果此欄位為空白,則不會使用最大現金金額。
- 發票組
- 若要選取指定給特定使用者定義發票組的發票,請指定發票組。
- 僅立即付款
- 選取「是」以僅為您標記為立即付款的發票付款。使月此功能,您不必為到期的所有發票付款即可為少數發票付款。
- 發票貨幣
- 若要包含或排除指定給特定發票貨幣的發票,請選取有效的貨幣代碼。在相鄰的發票「貨幣選項」欄位中選取「包含」或「排除」。
- 廠商分類
- 若要為與特定廠商分類相關聯的廠商選取發票,最多請選取九個有效廠商分類。
- 廠商
- 若要為具體廠商選取發票,請為與付款組相關聯的廠商組選取最多九個有效廠商。
- 特殊貸項處理
- 選取「是」以確保將「貸方」發票運用至相同應付款公司內的借方發票。這樣可以消除對照其他應付款公司支付貸方發票的可能性。
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選取檢查排序選項,例如先在「排序選項」部分排序需要附件或副署的所有付款。指定以下資訊:
- 排序選項 1、排序選項 2 與排序選項 3
- 這些欄位可用來為您的檢查選取排序選項。「排序選項 1」是主要排序選項。「排序選項 2」與「排序選項 3」代表其他排序層級。例如,您可以按郵遞區號排序,然後在每個郵遞區號之內按廠商名稱排序。
這些排序選項僅用於排序您的付款。這樣不會影響資訊在此程式產生的「現金需求」報告中顯示的方式。使用「主要」部分中的「報告選項」欄位,選取「現金需求」報告的順序。
- 金額限制
- 若按副署或付款金額排序付款,請指定不需要排序的最大付款金額。
- 按一下「確定」。