建立應付款發票
- 選取「管理發票」。
- 選取適用的標籤並按一下「建立發票」。
-
在「主要」標籤上，指定以下資訊：
- 發票分錄範本
- 選取發票範本。
- 發票類型
- 選取「發票」類型。發票會增加仍欠廠商的金額，並在完全處理時增加廠商的採購與付款餘額。可用選項如下：
- 「貸項憑單」：貸項憑單會減少仍欠廠商的金額。此憑單的範例是廠商貸項票據，或廠商餘額的內部調整。完全處理時，此處理會減少廠商的採購與付款餘額。
- 「借項憑單」：借項憑單的處理方式與發票一樣，並會增加廠商餘額。
- 「預先付款」：預先付款是在收到發票之前對廠商進行的存款或付款。
- 公司
- 指定應付款公司編號。如果您正在建立公司間發票，這就代表「自」公司。
- 處理層級
- 處理層級是必填欄位。如果公司只有一個處理層級，請在設定處理層級時，將其設定為預設值。設定預設值之後，可以將此欄位保留空白。
- 廠商
- 選取廠商，除非符合以下其中一個條件：
- 您正在建立匹配發票與採購單編號。在此情況下，系統會使用採購單中的廠商編號。
- 您正在為單次廠商建立發票。在此情況下，您可以在這裡建立單次廠商。
若要建立單次廠商，請在「廠商」選取清單上，按一下「建立單次廠商」按鈕。
- 付款廠商
- 選取付款廠商。
- 發票號碼
- 指定發票號碼。公司與廠商的發票號碼必須是唯一號碼。
- 發票日期
- 指定發票日期。有關如何使用發票日期與到期日期選取付款發票的詳細資訊，可在本使用者指南的其他位置找到。
- 到期日期
- 指定發票「到期日期」。
- 付款期限
- 選取付款期限。如果您使用付款期限，則會計算到期日期與折扣資訊。如果您已在「廠商位置」上定義期限代碼，則不會在發票上使用「收款方」位置期限，而是會使用「採購來源」位置中的期限代碼。
- 發票金額
- 指定發票的金額。驗證您指定的發票金額是否等於費用分配明細行的總金額。
- 貨幣
- 指定發票的貨幣。
- 說明
- 提供發票的說明。
- 收款方位置
- 指定為付款匯款的廠商位置。
- 收貨方位置
- 指定收貨方位置。
- 分配代碼
- 指定分配代碼。
- 單位
- 指定使用分配代碼時的單位。
- 科目
- 指定分配代碼的過帳科目。
- 發票傳送類別
- 指定發票傳送類別。
- 核准成本中心
- 指定核准成本中心。
- 核准類別
- 指定核准類別。
- 傳送財務小組
- 選取傳送核准的財務小組。
- 傳送小組成員
- 選取傳送核准的小組成員。
- 外部採購單
- 指定外部採購單。
- 過帳日期
- 指定付款過帳日期。
- 針對公司間記帳
- 如果此發票用於公司間記帳，請選取此核取方塊。
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在「其他」標籤上，指定以下資訊：
- 附加費
- 如果發票受限於額外費用，請指定附加費代碼。
- 按比例分配金額
- 指定附加費金額。
- 按比例分配帳目
- 指定附加費過帳至的科目字串。
- 折扣代碼
- 如果發票受限於折扣條款，請指定折扣代碼。以下是這些廠商記錄中按此優先順序排列的預設值：「公司廠商」、「收款方代碼」、「付款廠商」(「正常收款方位置」)、「採購來源位置」。
- 浮存天數
- 選取要新增至已計算折扣日期的天數。
- 彈性條件
- 如果發票受限於彈性條件，請選取此核取方塊。
- 預期
- 選取此核取方塊可根據金額賺取的利息，計算運用折扣或在完全條件下支付發票的利益。廠商記錄上指定了所需基本利率。
- 授權代碼
- 選取核准發票或一部分應付款處理的授權代碼。
- 多樣性代碼
- 選取代碼以識別多樣性採購的類別。
- 應計代碼
- 指定應計代碼。
- 保留款應計代碼
- 選取具有保留款之廠商合約的發票、付款與分配應計代碼。如果在發票層級指定此欄位，則此代碼會置換「公司」與「處理層級」的保留款應計代碼。
- 原因代碼
- 指定原因代碼。
- 參考類型
- 選取發票參考以指示廠商提供來參考發票的編號類型。
- 帳單自
- 指定帳單自地址。
- 發票收到日期
- 指定收到發票以在應付款中處理的日期。
- 憑證編號
- 指定憑證編號。
- 憑證日期
- 選取憑證日期。
- 參考
- 指定要與發票一起維護的使用者參考。
- 帳單收件者
- 指定帳單收件者地址。
- 採購來源
- 選取要從其採購的廠商。
- 零售金額
- 指定零售金額。
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在「付款」標籤上，指定以下資訊：
- 現金代碼
- 選取發票付款的有效現金代碼。此代碼代表銀行帳戶。如果此欄位為空白，則會使用指定給以下其中一筆記錄的其中一個現金代碼：
- 收款方位置
- 廠商
- 廠商分類
- 處理層級公司
- 付款組
- 預設收入代碼
- 選取發票的收入代碼。收入代碼會將發票定義為廠商的可申報收入。
- 可申報收入金額
- 指定發票的可申報金額。如果此欄位為空白，可申報金額為發票金額減去折扣。
- VAT 分期付款
- 如果發票符合 VAT 分期付款的條件，請選取此核取方塊。VAT 分割金額將包含在付款輸出檔案中。
- 付款代碼
- 選取發票付款的有效付款代碼。此代碼代表現金或匯票付款類型。如果此欄位為空白，則會使用指定給收款方位置、廠商、廠商分類或付款組的付款代碼。
- 廠商付款金額
- 指定廠商預期作為發票付款的金額。
- 貨幣
- 指定廠商的付款貨幣。
- 付款優先順序
- 指定付款優先順序。
- 發票組
- 您可以將使用者定義的發票組指定給可用來針對付款選取發票的發票。如果此欄位為空白，則會使用指定給收款方位置或廠商的發票組。
- 次要扣繳
- 如果發票需要使用次要扣繳代碼，請選取此核取方塊。
- 單獨付款
- 選取是否為此發票建立個別付款。如果您未選取此選項，則會由「付款表單建立」或「匯票建立」建立為相同廠商支付所有發票的一個付款表單。
- 立即付款
- 選取是否為發票排定立即付款，而不管到期日期是哪一天。當您執行「現金需求」或「匯票建立」時，即會發生付款。
- 附件
- 選取此發票的付款是否需要附件。如果您選取此選項，可在執行「現金需求」時為需要附件的付款分組。
- 付款編號
- 若要建立廠商發出的匯票，請指定匯票付款編號。
若要為發票建立手動付款，請指定付款編號。若已指定，付款代碼必須是在現金管理中針對手動付款定義的有效現金或匯票付款交易代碼。如果付款代碼需要手動付款保留，則必須在「手動付款保留」中保留付款編號。
如果您定義手動付款資訊，則手動付款只能用於為此個別發票付款。發票必須是基準貨幣發票。發佈發票之後，便無法手動變更付款資訊。
使用「現金付款登記簿」或「匯票分錄」執行以下動作：
- 為多張發票建立手動付款
- 為基準貨幣發票建立手動付款，或
- 將多張發票運用至付款。
- 日期
- 如果您指定現金付款的付款編號，請指定付款日期。如果您指定匯票付款的付款編號，請指定匯票付款到期日期。
- 金額
- 如果您指定付款編號，請指定付款金額。付款金額必須等於「發票金額」或「發票金額」減去任何可用的「折扣金額」。
- 循環頻率
- 選取發票處理的頻率。
- 重現次數
- 指定處理的重現次數。
- 銀行指示
- 指定置換在廠商或廠商位置上設定的任何銀行指示的銀行指示。
- 按一下「儲存」。