建立匹配發票
- 以「匹配專員」身分登入並選取「管理發票」。
- 選取適用的標籤並按一下「建立發票」。
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在「主要」標籤上，指定以下資訊：
- 發票分錄範本
- 選取「匹配發票」。「貨運」與「服務合約」也對「匹配」有效。
- 發票類型
- 選取「發票」類型。發票會增加仍欠廠商的金額，並在完全處理時增加廠商的採購與付款餘額。可用選項如下：
- 「貸項憑單」：貸項憑單會減少仍欠廠商的金額。此憑單的範例是廠商貸項票據，或廠商餘額的內部調整。完全處理時，此處理會減少廠商的採購與付款餘額。
- 「借項憑單」：借項憑單的處理方式與發票一樣，並會增加廠商餘額。
- 「預先付款」：預先付款是在收到發票之前對廠商進行的存款或付款。
- 採購單
- 指定採購單編號。
- 僅附加費
- 選取此核取方塊以指示發票為僅附加費。
- 成本元件匹配
- 選取此核取方塊以確定成本元件匹配並將附加費包含在匹配中。
- 建立明細
- 選取要從採購單還是收貨自動建立發票明細。
- 公司
- 指定應付款公司編號。如果您正在建立公司間發票，此欄位就代表「自」公司。在分配明細行上指定「至」公司。
- 處理層級
- 處理層級是必填欄位。如果公司只有一個處理層級，請將其設定為公司的預設值。設定預設值時，此欄位可以為空白。
- 廠商
- 指定廠商編號，除非符合以下其中一個條件：
- 使用採購單編號建立匹配發票時，系統會使用來自採購單的廠商編號。
- 為單次廠商建立發票時，廠商編號必須為空白。
- 發票號碼
- 指定發票號碼。公司與廠商的發票號碼必須是唯一號碼。
- 發票日期
- 指定發票日期。有關如何使用發票日期與到期日期選取付款發票的詳細資訊，可在本使用者指南的其他位置找到說明。
- 到期日期
- 選取「到期日期」或「付款期限」。如果使用付款期限，則會計算到期日期與折扣資訊。如果期限代碼在「廠商位置」上定義，則不會在發票上使用「收款方」位置期限，而是會使用「採購來源」位置中的期限代碼。
- 付款期限
- 選取「到期日期」或「付款期限」。如果使用付款期限，則會計算到期日期與折扣資訊。如果期限代碼在「廠商位置」上定義，則不會在發票上使用「收款方」位置期限，而是會使用「採購來源」位置中的期限代碼。
- 發票金額
- 指定發票的金額。此金額包含從收貨/採購單中建立的明細行，再加上任何附加成本。總計也可包含稅。
- 貨幣
- 指定發票的貨幣。
- 說明
- 提供發票的說明。
- 付款廠商
- 指定發票的付款廠商。這會用於將發票付款傳送至相同廠商組內的其他廠商。
付款廠商關係會置換正常廠商付款至資訊，包括收款人名稱、付款地址、收款方位置與廠商現金和付款代碼。系統會為付款廠商建立發票付款，但原始、已開發票廠商會累計付款餘額。
- 收款方位置
- 指定為付款匯款的廠商位置。
- 收貨方位置
- 指定收貨方位置。
- 稅碼
- 選取運用至發票的稅碼。系統會自動計算稅額，並建立附加費分配明細行。如果您將稅碼指定給廠商或使用第三方報稅解決方案，此欄位必須為空白。如果此欄位為空白，則會使用廠商稅碼。
- 稅金調整
- 您可以指示是否在附加成本或匹配發票上置換稅金資訊。如果此欄位在匹配發票時為空白，會使用來自採購單或收貨的稅金資訊建立明細。
- 已輸入稅額
- 指定發票的總稅額。如果指定稅碼或使用第三方報稅軟體，請將此欄位保留空白。稅碼用於根據為稅碼定義的稅率自動計算稅額。金額應等於總稅額。
- 稅類別
- 指定稅類別。
- 計稅點日期
- 規則組
- 指定規則，用來決定匹配時在發票與採購單之間允許的容差。
- 成本元件匹配
- 發票傳送類別
- 指定發票傳送類別。此類別包含發票核准指定的清單，並在發票傳送規則中使用。
- 核准成本中心
- 指定核准成本中心。
- 核准類別
- 指定核准類別。
- 傳送財務小組
- 傳送小組成員
- 外部採購單
- 指定外部採購單。
- 過帳日期
- 指定交易過帳日期。
- 針對公司間記帳
- 選取此核取方塊以使用公司間記帳的發票。
- 允許項目明細
- 選取是否可將不在採購單上的項目明細新增至發票。選取「True」以存取「雜項明細」標籤。
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在「其他」標籤上，指定以下資訊：
- 附加費
- 如果發票受限於額外費用，請指定附加費代碼。
- 按比例分配金額
- 指定附加費金額。
- 按比例分配帳目
- 指定附加費過帳至的科目字串。
- 折扣代碼
- 如果發票受限於折扣條款，請指定折扣代碼。以下是這些廠商記錄中按此優先順序排列的預設值：「公司廠商」、「收款方代碼」、「付款廠商」(「正常收款方位置」)、「採購來源位置」。
- 浮存天數
- 選取要新增至已計算折扣日期的天數。
- 彈性條件
- 如果發票受限於彈性條件，請選取此核取方塊。
- 預期
- 選取此核取方塊以根據金額賺取的利息計算運用折扣或完全條件下支付發票的利益。廠商記錄上指定了所需基本利率。
- 授權代碼
- 指定授權代碼。
- 多樣性代碼
- 指定多樣性代碼。
- 應計代碼
- 指定應計代碼。
- 保留款應計代碼
- 指定具有保留款之廠商協議的發票、付款與分配預設應計代碼。
- 原因代碼
- 指定原因代碼。
- 參考類型
- 選取發票參考以指示廠商提供來參考發票的編號類型。
- 帳單自
- 指定帳單自地址。
- 發票收到日期
- 指定發票收到的日期。
- 憑證編號
- 指定憑證編號。
- 憑證日期
- 指定憑證日期。
- 參考
- 指定要與發票一起維護的使用者參考。
- 帳單收件者
- 指定帳單收件者地址。
- 採購來源
- 選取要從其採購的廠商。
- 零售金額
- 指定零售金額。
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在「付款」標籤上，指定以下資訊：
- 現金代碼
- 選取發票付款的有效現金代碼。現金代碼代表銀行帳戶。如果此欄位為空白，則指定給以下其中一項的現金代碼為預設值：
- 收款方位置
- 廠商
- 廠商分類
- 處理層級
- 公司
- 付款組
- 預設收入代碼
- 指定預設收入代碼。此收入代碼用於 1099 報告。
- 可申報收入金額
- 指定報告所需的最小金額。此金額與 1099 報告的收入代碼搭配使用。
- VAT 分期付款
- 如果發票符合 VAT 分期付款的條件，請選取此核取方塊。VAT 分割金額將包含在付款輸出檔案中。
- 付款代碼
- 選取發票的有效付款代碼。付款代碼代表一種現金付款類型，必須是現金管理解決方案中的有效現金或匯票付款交易代碼。如果此欄位為空白，則會使用指定給收款方位置、廠商、廠商分類或付款組的付款代碼。
- 廠商付款金額
- 指定廠商預期作為發票付款的金額。
- 貨幣
- 選取廠商付款貨幣。
- 付款優先順序
- 指定付款優先順序。
- 發票組
- 將使用者定義的發票組指定給發票。此值可以用於為付款選取發票。如果此欄位為空白，則會使用指定給收款方位置或廠商的發票組。
- 次要扣繳
- 如果發票需要使用次要扣繳代碼，請選取此核取方塊。
- 單獨付款
- 指定是否為此發票建立個別付款。如果您未選取此選項，則會由「付款表單建立」或「匯票建立」建立為相同廠商支付所有發票的一個付款表單。
- 立即付款
- 指定是否為發票排定立即付款，而不管到期日期是哪一天。當您執行「現金需求」或「匯票建立」時，即會發生付款。
- 附件
- 指定此發票的付款是否需要附件。如果您選取此選項，可在執行「現金需求」時為需要附件的付款分組。
- 付款編號
- 若要建立廠商發出的匯票，請指定匯票付款編號。
若要為發票建立手動付款，請指定付款編號。付款代碼必須是在現金管理中針對手動付款定義的有效現金或匯票付款交易代碼。如果付款代碼需要手動付款保留，則必須在「手動表單保留」中保留付款編號。
如果您定義手動付款資訊，則手動付款可以用於只為此個別發票付款。發票必須是基準貨幣發票。發佈發票之後，便無法變更手動付款資訊。
使用「現金付款登記簿」或「匯票分錄」執行以下任務：
- 為多張發票建立手動付款
- 為基準貨幣發票建立手動付款
- 將多張發票運用至付款
- 日期
- 如果您指定現金付款的付款編號，請指定付款日期。如果您指定匯票付款的付款編號，請指定匯票付款到期日期。
- 金額
- 如果您指定付款編號，請指定付款金額。付款金額必須等於「發票金額」或「發票金額」減去任何可用的「折扣金額」。
- 循環頻率
- 選取發票處理的頻率。
- 重現次數
- 指定處理的重現次數。
- 銀行指示
- 指定置換在廠商或廠商位置上設定的任何銀行指示的銀行指示。
- 按一下「儲存」。