Faturar e reconhecer receita

Tarefas em Receita e Faturamento de projeto

Estas são tarefas que podem ser executadas em Receita e faturamento de projeto:

• Manter as informações de faturamento para projetos faturáveis, incluindo informações de fonte de financiamento e valores de contratos
• Atribuir um cliente a um contrato
• Especificar a porcentagem faturada do projeto
• Calcular múltiplos métodos de reconhecimento de receita
• Criar adiantamentos de contratos do projeto
• Atribuir e calcular taxas de contrato
• Especificar um valor máximo de faturamento do projeto de lançamento
• Remover transações e colocar em retenção
• Atribuir e calcular taxas administrativas da fonte de financiamento ou descontos
• Especificar os parâmetros de reconhecimento de receita independentes do ciclo de faturamento
• Atribuir e calcular transações de custo indireto do projeto de lançamento
• Criar grupos de financiamento para contratos com vários financiamentos
• Criar grupos de faturamento para que as fontes de financiamento possam ser selecionadas para faturamento e receita
• Atribuir um contrato do projeto para usar divisões antecipadas
• Atribuir um tipo de receita do programa a um contrato do projeto e a opção para substituir o tipo de receita do programa nos projetos de lançamento dentro do contrato do projeto
• Especificar uma porcentagem da fatura do contrato do projeto para retenção
• Transferir transações não faturadas em um projeto inteiro ou parcial para outro
• Criar transação de fatura antecipada
• Especificar um valor máximo da fatura ao gerar faturas
• Especificar um método de faturamento de substituição de repasse
• Adicionar uma integração de impressão de fatura de terceiro
• Adicionar a capacidade de editar um valor de linha de fatura, unidade e taxa
• Opcionalmente, gerar novamente a fatura imprimível após alterações nos itens de linha

Financiamento do projeto

As fontes de financiamento do projeto em um contrato podem ser agrupadas usando o campo do grupo de financiamento. Quando uma concessão federal requer uma correspondência, a concessão e os fundos correspondentes associados devem ser gastos simultaneamente. Se os fundos não forem gastos simultaneamente, o concedente pode perder o prêmio da concessão. A concessão federal e as fontes de financiamento correspondentes associadas têm o mesmo grupo de financiamento.

As fontes de financiamento do projeto em um contrato podem ser atribuídas a um grupo para faturamento e receita usando o campo de grupo de faturamento. Ao gerar faturas ou reconhecer receita, se você especificar um grupo de faturamento, somente as fontes de financiamento que têm o grupo de faturamento atribuído serão incluídas. Use o grupo de faturamento para faturar todos os contratos para um cliente ou uma fonte de financiamento de concessão. Quando o cliente ou a concessão fazem parte de um contrato com vários fundos, uma única fonte de financiamento pode ser faturada em um contrato. Quando uma correspondência é necessária em uma concessão federal, a concessão e os fundos correspondentes associados devem ser atribuídos ao mesmo grupo de faturamento.

Especifique os parâmetros de reconhecimento de receita. Isso é independente da ação Gerar faturas. O primeiro conjunto de fontes de financiamento com o mesmo grupo de financiamento é processado, e em seguida o próximo grupo de financiamento. O processamento é baseado na prioridade, porcentagem, valor financiado e grupo de financiamento. Os fundos correspondentes devem ser os próximos na ordem de prioridade para que sejam processados e calculados corretamente.

As fontes de financiamento do projeto em um contrato podem incluir um subsídio ou retenção. Um subsídio pode ser uma taxa administrativa ou um desconto. Ao gerar faturas ou reconhecer receita, o valor total das linhas de despesa é multiplicado pelo percentual no subsídio da fonte de financiamento do projeto. O subsídio é a última linha na fatura ou receita. Se o subsídio for uma taxa, o valor total da fatura ou receita será aumentado. Se o subsídio for um desconto, o valor total da fatura ou da receita será reduzido.

Se você usar a funcionalidade de divisão antecipada, a divisão de financiamento será realizada antes que as faturas sejam geradas. Consulte Divisões antecipadas.

Retenção

É possível usar Retenção para reter uma porcentagem da fatura do projeto até que o projeto seja completado. Um máximo pode ser especificado ou um grupo de despesas específico pode ser especificado como elegível ou inelegível para a retenção. A retenção é calculada sobre o valor bruto faturado antes do imposto. A retenção é mantida apenas no valor do contrato faturado, não no imposto de vendas. O valor de retenção para a fatura é designado como a última linha na fatura e reduz o valor retido do valor da fatura. A retenção é mantida até que a maioria do trabalho seja completada para garantir que o contratado ou o subcontratado atenda às obrigações. Quando o trabalho estiver completado, execute Gerar fatura de retenção para criar a fatura final para coletar os valores retidos. A retenção não afeta o reconhecimento de receita.

Faturamento de repasse

O faturamento de Repasse é uma necessidade para a indústria de Serviços profissionais para clientes externos de faturamento.

O Repasse é um método de faturamento de substituição que existe em projetos de lançamento e registros de substituição de faturamento do projeto. Uma Estrutura financeira do repasse na configuração da fonte de financiamento para projeto externo aplica-se a quaisquer transações de repasse. O faturamento de Repasse não tem marca. Os adiantamentos, retenções, taxas e subsídios não se aplicam ao repassar transações. As transações de Repasse são lançadas para a conta de compensação de repasse de provisão. Elas não são lançadas para as contas faturadas não realizadas ou realizadas não faturadas. As transações de Repasse não se aplicam aos máximos e são totalizadas separadamente do contrato do projeto e dos valores de financiamento do projeto que são usados para os máximos. O Repasse não deve ser usado com fontes de financiamento internas.

Não há exigência de que o Repasse deva trabalhar com projetos patrocinados por concessão com fontes de financiamento internas. Também não há exigência para que várias fontes de financiamento incluam uma fonte de financiamento interna. O método de faturamento de reembolso de custo é usado para projetos patrocinados por concessão para passar despesas, sem margem de lucro, para ambas as concessões externas ou clientes externos. Caso configure um método de substituição de faturamento em um contrato do projeto com financiamento interno, um erro será gerado na ação faturas lançadas em diário. O erro é para o tipo de financiamento do Financiamento interno.

Se você estiver usando categorias de conta, é possível executar esta configuração:

• Uma categoria de conta para a entrada de provisão de Repasse.
• Categorias de conta para custos de repasse do nível de lançamento. Por exemplo, tarifas aéreas, hotel, quilometragem, viagem diversa.
• Uma categoria de conta resumo para todas as categorias de conta de repasse. Isso simplifica a configuração porque a substituição de faturamento pode ser configurada usando as categorias de lançamento ou de conta resumo.

Faturar e reconhecer receita

Com o reconhecimento de receita e faturamento, é possível faturar parcialmente uma transação quando o máximo do contrato ou o da fonte de financiamento do contrato tiver sido atingido. É possível faturar parcialmente uma transação quando o máximo da fatura tiver sido atingido. A parte restante da transação é capturada. Quando o máximo do contrato do projeto ou da fonte de financiamento do contrato for aumentado, o restante da transação de custo poderá ser faturado e ter a receita reconhecida.

Quando as ações Gerar fatura ou Reconhecer receita são executadas, as transações parciais são incluídas. As transações adicionais são incluídas com base na data da transação. Quando as taxas são associadas a um contrato e o máximo é atingido, a linha de detalhe da fatura terá um ícone de alerta. O alerta indica as despesas que atingiram o valor máximo para as taxas. Se a despesa total puder ser tomada, mas não todas as taxas, você tem duas opções para distribuir as taxas. É possível remover a despesa até que todas as taxas possam ser tomadas, ou as taxas parciais podem ser faturadas como estão. Quando uma fatura é criada ou uma receita é reconhecida com uma transação parcial, uma nova guia é exibida no contrato. Todas as transações que não foram faturadas por completo são exibidas na guia Transações parcialmente faturadas. Todas as transações que não foram totalmente reconhecidas para receita são exibidas na guia Transações parcialmente reconhecidas.

Os contratos podem ser configurados para adiar e reter o restante para transações onde as fontes de financiamento não são faturadas ou reconhecidas em 100%. Quando diferir e reter estiverem ativados, as transações parcialmente faturadas ou reconhecidas são calculadas e colocadas em retenção. O restante deve ser removido da retenção para que seja faturado ou reconhecido.

Estas etapas mostram um fluxo de como e quando as transações parciais são calculadas:

1. Esta lista mostra alguns motivos porque uma fonte de financiamento a 100% pode não existir:
   • A fonte de financiamento não foi definida para 100%.
   • A fonte de financiamento foi definida para 100%, mas está inativa no momento ou o intervalo de datas não está dentro do parâmetro Data da fonte de financiamento.
   • A ação Gerar faturas ou a ação Reconhecer receita foi executada para uma única fonte de financiamento que não está definida para 100%.
2. Todos os limites aplicáveis são calculados:
   • Parâmetro máximo de fatura em tempo de execução
   • Saldo restante do contrato
   • Saldo de fonte de financiamento restante
   • Faturamento do projeto máximo, se aplicável
   • Taxas máximas, se aplicável.

     Os saldos pendentes e adiantamentos que devem ser aplicados são considerados nesses cálculos.

3. Cada transação de despesa de entrada é lida e um valor de fatura ou receita é calculado. Todos os métodos de faturamento, por exemplo, margens de lucro e tabelas de taxas, são considerados no cálculo. O valor a ser faturado é gerado. Além disso, qualquer taxa aplicável é calculada como itens de linha potenciais, separados.
4. Se uma fonte de financiamento de 100% não existir, o valor calculado da etapa 3 será multiplicado pelo percentual de cada fonte de financiamento válida. Se qualquer resultado de cálculo exceder o saldo restante da fonte de financiamento, a transação de despesa inteira será ignorada para todas as fontes de financiamento. Isso também se aplica se qualquer cálculo resultar em um valor que exceda as taxas máximas.
5. Todas as transações e linhas de taxa associadas que não foram ignoradas na etapa 4 são processadas para cada fonte de financiamento válida. O valor calculado da etapa 4 é comparado a todos os limites aplicáveis e o máximo e é reduzido, se necessário. Se o valor for reduzido para zero, a transação será ignorada para a fonte de financiamento, caso contrário, uma linha de fatura será criada.
6. Após o processamento das fontes de financiamento, uma transação parcial é criada para quaisquer valores restantes que não sejam faturados ou reconhecidos nestas situações:
   • Um limite de financiamento é atingido.
   • Os financiamentos são menores que 100% para a fonte de financiamento e transferência e retenção estão ativados no contrato.
   Nota

   Os saldos restantes são atualizados permanentemente à medida que cada linha de fatura é criada. Portanto, a sequência das transações de entrada determina quais acabam em uma fatura se os limites forem um problema. Por exemplo, uma despesa grande pode colocar a fatura acima do valor de um limite máximo e fazer com que despesas menores sejam ignoradas. As despesas são processadas na ordem Data da transação, da mais antiga para a mais recente. Se várias transações tiverem a mesma data, elas serão processadas na ordem em que foram criadas. As transações de despesas que são sujeitas ao método de faturamento de Repasse são ignoradas para todos os cálculos de limite.

O faturamento e o reconhecimento de receita também podem ser configurados para aprovações antes do lançamento em diário. As aprovações são enviadas por meio de Process Automation antes de lançar em diário os registros quando selecionados na estrutura de projeto da empresa. Os mesmos passos são executados para gerar faturas de adiantamentos, ajustes de adiantamentos, faturas e reconhecimento de receita. Há uma ação para enviar para aprovação. Esta ação altera o status de aprovação para enviado para aprovação. O status do registro permanece com status criado. Após o registro ter sido enviado para aprovação, o aprovador pode aprovar ou rejeitar os registros. Quando aprovado, o status de aprovação do registro é alterado para aprovado. Quando rejeitado, a janela Comentários é exibida. O aprovador deve especificar uma explicação para a rejeição. Esta explicação aparece no corpo do email enviado para o registro. Rejeitar um registro altera o status de aprovação para rejeitado. Se um registro for rejeitado, o grupo será rejeitado. O registro pode ser excluído ou corrigido e depois reenviado para aprovação. Após a aprovação dos registros, a ação para lançar em diário pode ser executada. Todos os registros no grupo de execução devem ser aprovados antes do lançamento em diário.

O campo Orçamento restante na guia Principal é um campo derivado. O cálculo é Valor do orçamento de contrato do projeto - Valor total faturado - Valor total retido.

Todos os totais do contrato são incluídos na guia Totais. Os totais são exibidos para valores de rascunho e finais.

Consulte o Guia de referência de serviços de Process Automation para o Financials and Supply Management para mais informações sobre o fluxo de aprovação.