Criar faturas de correspondência
- Entre como Especialista de correspondência e selecione Gerenciar faturas.
- Selecione uma guia aplicável e clique em Criar fatura.
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Na guia Principal, especifique estas informações:
- Modelo de entrada de fatura
- Selecione Fatura de correspondência. Frete e Contrato de serviço também são válidos para correspondência.
- Tipo de fatura
- Selecione o tipo de fatura. Uma fatura aumenta o valor devido ao fornecedor e, quando totalmente processado, aumenta os saldos de compra e pagamento do fornecedor. Essas são as opções disponíveis:
- Aviso de crédito: um aviso de crédito reduz o valor devido a um fornecedor. Exemplo desse aviso é um aviso de crédito de um fornecedor ou um ajuste interno a um saldo de fornecedor. Quando completamente processado, esse processo reduz a compra do fornecedor e saldos de pagamento.
- Aviso de débito: será processado um aviso de débito como uma fatura e aumenta o saldo do fornecedor.
- Pagamento antecipado: um pagamento antecipado é um depósito ou pagamento feito a um fornecedor antes de receber uma fatura.
- Ordem de compra
- Especifique o número da ordem de compra.
- Somente encargo adicional
- Marque esta caixa de seleção para indicar que a fatura é somente um encargo adicional.
- Correspondência do componente de custo
- Marque esta caixa de seleção para determinar o componente de custo correspondente e incluir os encargos adicionais na correspondência.
- Criar detalhe
- Selecione se deseja criar automaticamente detalhes da fatura da ordem de compra ou do recebimento.
- Empresa
- Especifique o número da empresa a pagar. Se estiver você criando uma fatura entre empresas, esse campo representa a empresa de origem. Especifique a empresa de destino na linha de distribuição.
- Nível de processo
- O nível de processo é um campo obrigatório. Se a empresa tem somente um nível de processo, defina-o como padrão na empresa. Quando o padrão é definido, esse campo pode ficar em branco.
- Fornecedor
- Especifique um número de fornecedor, a menos que um dos seguintes seja verdadeiro:
- Ao criar uma fatura de correspondência usando um número da ordem de compra, o número de fornecedor da ordem de compra é usado.
- Ao criar uma fatura para um fornecedor ocasional, o número de fornecedor deve ficar em branco.
- Número da fatura
- Especifique um número da fatura. O número da fatura deve ser exclusivo para a empresa e o fornecedor.
- Data da fatura
- Especifique uma data de fatura. Detalhes sobre como a data da fatura e a data de vencimento são usadas para selecionar faturas para pagamento são explicados em outra seção deste guia do usuário.
- Data de vencimento
- Selecione a data de vencimento ou os termos de pagamento. Se um termo de pagamento for usado, a data de vencimento e as informações de desconto serão calculadas. Se os códigos de termos forem definidos no Local de fornecedor, os termos do local de destino não serão usados na fatura. Os códigos de termos do local de origem da compra serão usados.
- Termos de pagamento
- Selecione a data de vencimento ou os termos de pagamento. Se um termo de pagamento for usado, a data de vencimento e as informações de desconto serão calculadas. Se os códigos de termos forem definidos no Local de fornecedor, os termos do local de destino não serão usados na fatura. Os códigos de termos do local de origem da compra serão usados.
- Valor da fatura
- Especifique o valor da fatura. Este valor inclui as linhas criadas a partir da ordem de compra/recebimento mais quaisquer custos adicionais. O total também pode incluir imposto.
- Moeda
- Especifique a moeda para a fatura.
- Descrição
- Forneça uma descrição para a fatura.
- Fornecedor a pagar
- Especifique um fornecedor remunerado para a fatura. Isso é usado para enviar pagamentos de fatura para outro fornecedor dentro do mesmo grupo de fornecedores.
A relação de fornecedor remunerado substitui as informações normais do pagamento do fornecedor, incluindo o nome do beneficiário, o endereço de pagamento, o local de destino e os códigos de pagamento e dinheiro do fornecedor. O pagamento da fatura é criado para o fornecedor remunerado, mas o fornecedor original faturado acumula o saldo de pagamento.
- Local de destino
- Especifique o local do fornecedor onde os pagamentos são remetidos.
- Local receptor
- Especifique o local receptor.
- Código de imposto
- Selecione um código de imposto para aplicar à fatura. O valor do imposto é automaticamente calculado e o imposto e as linhas de distribuição de encargo adicional são criados. Se você atribuir um código de imposto ao fornecedor ou usar uma solução de tributação de terceiros, esse campo deve ficar em branco. Se este campo estiver em branco, o código de imposto do fornecedor será usado.
- Ajuste do imposto
- É possível indicar se o sistema deverá substituir as informações de imposto sobre as faturas de encargo adicional ou de correspondência. Se este campo estiver em branco quando a fatura for correspondida, os detalhes serão criados usando as informações fiscais da ordem de compra ou do recebimento.
- Valor de imposto inserido
- Especifique o valor total do imposto da fatura. Deixe este campo em branco, se for especificado um código de imposto ou usado um software de tributação de terceiros. O código de imposto é usado para calcular automaticamente o valor do imposto com base na taxa definida para o código de imposto. O valor deveria ser igual ao valor total do imposto.
- Categoria de imposto
- Especifique a categoria de imposto.
- Data de competência do imposto
- Grupo de regras
- Especifique a regra usada para determinar quais tolerâncias são permitidas entre fatura e OC ao corresponder.
- Correspondência do componente de custo
- Categoria de encaminhamento de fatura
- Especifique a categoria de encaminhamento de fatura. Esta categoria contém uma lista de atribuições de aprovação de fatura e é usada na regra de encaminhamento de fatura.
- Centro de custo de aprovação
- Especifique o centro de custo de aprovação.
- Categoria de aprovação
- Especifique a categoria de aprovação.
- Equipe financeira de encaminhamento
- Membro da equipe de encaminhamento
- Ordem de compra externa
- Especifique a ordem de compra externa.
- Data de lançamento
- Especifique a data de lançamento da transação.
- Para faturamento entre empresas
- Marque esta caixa de seleção para usar a fatura para o faturamento entre empresas.
- Permitir detalhe de item
- Selecione se os detalhes do item que não estão na OC podem ser adicionados a uma fatura. Selecione Verdadeiro, para acessar a guia Detalhes diversos.
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Na guia Adicional, especifique estas informações:
- Encargo adicional
- Especifique um código de encargo adicional se a fatura estiver sujeita a encargos adicionais.
- Valor pro rata
- Especifique o valor do encargo adicional.
- Conta pro rata
- Especifique a sequência contábil na qual o encargo adicional será lançado.
- Código de desconto
- Especifique o código de desconto se a fatura estiver sujeita a termos com desconto. Estes são os valores padrão destes registros de fornecedor nesta ordem de prioridade: Fornecedor da empresa, Código de destino de remessa, Fornecedor a pagar (Remeter para local normal), Local de origem da compra.
- Dias flutuantes
- Selecione o valor de dias a serem adicionados à data de desconto calculada.
- Termos flexíveis
- Marque esta caixa de seleção se a fatura estiver sujeita a termos flexíveis.
- Antecipação
- Marque esta caixa de seleção para calcular as vantagens de aplicar um desconto ou pagar uma fatura com termos completos, dependendo dos juros obtidos nos valores. A taxa básica necessária é especificada no registro do fornecedor.
- Código de autoridade
- Especifique o código de autoridade.
- Código de diversidade
- Especifique o código de diversidade.
- Código de provisão
- Especifique o código de provisão.
- Código de provisão da retenção
- Especifique o código de provisão padrão de faturas, pagamentos e distribuições para acordos de fornecedor com retenção.
- Código de motivo
- Especifique o código de motivo.
- Tipo de referência
- Selecione uma referência de fatura para indicar o tipo de número que o fornecedor fornece para fazer referência à fatura.
- Faturar de
- Especifique o endereço de origem da fatura.
- Data do recebimento da fatura
- Especifique a data do recebimento da fatura.
- Número de certificação
- Especifique o número da certificação.
- Data da certificação
- Especifique a data da certificação.
- Referência
- Especifique uma referência de usuário a ser mantida com a fatura.
- Cobrança
- Especifique o endereço da fatura.
- Origem da compra
- Selecione o fornecedor do qual comprar.
- Valor do varejo
- Especifique o valor do varejo.
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Na guia Pagamento, especifique estas informações:
- Código de caixa
- Selecione um código de caixa válido para o pagamento da fatura. O código de caixa representa uma conta bancária. Se este campo estiver em branco, o código de caixa atribuído a um desses será o padrão:
- Local de destino
- Fornecedor
- Classe de fornecedor
- Nível de processo
- Empresa
- Grupo de pagamentos
- Código de receita padrão
- Especifique o código de receita padrão. Este código de receita é usado para os relatórios 1099.
- Valor do rendimento declarável
- Especifique o valor mínimo necessário para o relatório. Este valor é usado em conjunto com o código de receita para os relatórios 1099.
- Pagamento dividido de IVA
- Marque esta caixa de seleção se a fatura for elegível para pagamento dividido de IVA. O valor dividido de IVA será incluído nos arquivos de saída de pagamento.
- Código de pagamento
- Selecione um código de pagamento válido para a fatura. O código de pagamento representa um tipo de pagamento em dinheiro e deve ser um código válido de transação de pagamento de letra de câmbio ou em dinheiro na solução Gerenciamento de caixa. Se este campo estiver em branco, o código de pagamento atribuído ao local de destino, ao fornecedor, à classe de fornecedor ou ao grupo de pagamentos será usado.
- Valor do pagamento do fornecedor
- Especifique o valor que o fornecedor espera como pagamento para a fatura.
- Moeda
- Selecione uma moeda de pagamento do fornecedor.
- Prioridade do pagamento
- Especifique uma prioridade de pagamento.
- Grupo de faturas
- Atribua um grupo de faturas definido pelo usuário à fatura. Esse valor pode ser usado para selecionar faturas para pagamento. Se este campo estiver em branco, será usado o grupo de faturas que é atribuído ao local de destino ou fornecedor.
- Retenção secundária
- Marque esta caixa de seleção se a fatura exigir o uso de códigos de retenção secundários.
- Pagamento separado
- Especifique se deseja criar um pagamento individual para esta fatura. Se esta opção não for selecionada, será criado um formulário de pagamento para pagar todas as faturas para o mesmo fornecedor por Criação de formulários de pagamento ou Criação de letra de câmbio.
- Pagar imediatamente
- Especifique se deseja programar uma fatura para pagamento imediato, independentemente da data de vencimento. O pagamento ocorre quando é executado Requisitos de caixa ou Criação de letra de câmbio.
- Anexo
- Especifique se o pagamento desta fatura requer um anexo. Se essa opção for selecionada, é possível agrupar pagamentos que requerem anexos ao executar Requisitos de caixa.
- Número do pagamento
- Para criar uma letra de câmbio emitida pelo fornecedor, especifique o número do pagamento de letra de câmbio.
Para criar um pagamento manual para a fatura, especifique o número de pagamento. O código de pagamento deve ser um código válido de transação de pagamento de letra de câmbio ou em dinheiro definido para pagamento manual em Gerenciamento de caixa. Se o código de pagamento exigir uma reserva de pagamento manual, o número de pagamento deverá ser reservado em Reserva de formulário manual.
Se forem definidas informações de pagamento manual, o pagamento manual pode ser usado para pagar somente esta fatura individual. A fatura deve ser uma fatura de moeda base. Depois de liberar a fatura, não é possível alterar as informações de pagamento manual.
Use Entrada de pagamento em dinheiro ou Entrada da letra de câmbio para realizar estas tarefas:
- Criar um pagamento manual para mais de uma fatura
- Criar um pagamento manual para uma fatura de moeda base
- Aplicar mais de uma fatura a um pagamento
- Data
- Se for especificado um número de pagamento para um pagamento em dinheiro, especifique a data de pagamento. Se for especificado um pagamento de letra de câmbio, especifique a data de vencimento do pagamento de letra de câmbio.
- Valor
- Se você especificar um número de pagamento, especifique o valor do pagamento. O valor do pagamento deve ser igual ao Valor da fatura ou ao Valor da fatura menos qualquer Valor de desconto disponível.
- Frequência recorrente
- Selecione a frequência do processamento de fatura.
- Número de recorrências
- Especifique o número de recorrências de processamento.
- Instruções do banco
- Especifique as instruções do banco para substituir quaisquer instruções do banco definidas no fornecedor ou no local do fornecedor.
- Clique em Salvar.