Handmatig gebeurtenissen maken

  1. Meld u aan als Inkoop Manager en selecteer Gebeurtenissen maken.
  2. Klik op het tabblad Gebeurtenissen maken op Maken.
  3. Geef de volgende gegevens op:
    Bedrijf
    Selecteer een bedrijf.
    Naam
    Geef een naam op voor de gebeurtenis.
    Omschrijving
    Geef een omschrijving op.
    Referentie
    Geef een referentie op voor de gebeurtenis.
    Type
    Selecteer een gebeurtenistype.
    Inkoper
    Selecteer een inkoper.
    Valutacode
    Selecteer een valutacode.
    Reacties in een andere valuta toestaan
    Schakel dit selectievakje in als de aanbieder op de gebeurtenis mag reageren met een andere valuta dan de valuta waarmee de gebeurtenis is gemaakt.
    Categorie
    Selecteer een categorie.
    Subcategorie
    Selecteer een subcategorie.
    Journaliseringsopties aanbiedersportaal
    Selecteer een weergaveoptie:
    • Weergeven in portaal

      De gebeurtenis kan door elke geregistreerde en niet-geregistreerde aanbieder worden bekeken in de lijst met openstaande prijsopgaven.

    • Alleen weergeven voor genotificeerde aanbieders

      De gebeurtenis kan in de lijst met openstaande prijsopgaven worden bekeken door aanbieders die worden weergegeven op het tabblad Notificaties.

    • Niet weergeven in portaal

      De aanbieders die worden weergegeven op het tabblad Notificaties ontvangen een e-mail met het verzoek contact op te nemen met uw organisatie.

    Lijst planhouders weergeven
    Schakel dit selectievakje in om planhouders weer te geven.
    Aanpassingen maken
    Schakel dit selectievakje in om een aanpassing te maken.
    Aanpassingsnotificaties alleen verzenden naar reagerende aanbieders
    Schakel dit selectievakje in om notificaties aan aanbieders te triggeren wanneer de gebeurtenis is aangepast.
    V & A aanbieder toestaan
    Schakel dit selectievakje in als aanbieders vragen kunnen stellen en bekijken. Als u dit selectievakje inschakelt en er datums zijn vereist voor de gebeurtenis, moet u een openings- en afsluitingsdatum voor V & A definiëren. Als er geen datums zijn vereist voor de gebeurtenis, kan de aanbieder vragen stellen wanneer de gebeurtenis de status Openstaand heeft.
    Datums niet vereist voor gebeurtenis
    U kunt een gebeurtenis pas vrijgeven als de datumvelden of het veld Datums niet vereist voor gebeurtenis zijn ingesteld.
    Voorbeeld
    Selecteer de begindatum en -tijd voor de voorbeeldperiode van de gebeurtenis.
    Geschil afsluiten
    Als een aanbieder mag onderhandelen over de voorwaarden van een gebeurtenis, selecteert u een afsluitingsdatum voor de geschilperiode.
    Openen
    Selecteer de datum en tijd waarop het prijsopgaveproces voor de gebeurtenis wordt geopend. Aanbieders kunnen op openstaande gebeurtenissen reageren via het Aanbiedersportaal.

    Wacht met het selecteren van een openingsdatum totdat de gebeurtenis kan worden vrijgegeven. U kunt de gebeurtenis niet vrijgeven of goedkeuren als de openingsdatum is verstreken.

    Afsluiten
    Selecteer de datum en tijd waarop het prijsopgaveproces van de gebeurtenis wordt afgesloten, waarna aanbiedersreacties niet meer worden geaccepteerd.

    Voor gebeurtenissen met niet-verzegelde prijsopgaven kan een inkoper vóór of na de afsluitingsdatum een reactie namens een aanbieder toevoegen op de pagina Inkoper. Voor gebeurtenissen met verzegelde prijsopgaven kan een inkoper alleen na de afsluitingsdatum een reactie toevoegen.

    Prijsopgave in twee stappen
    Als de optie Technisch voorstel los van prijsbedragen verzonden is geselecteerd, wordt de stap Regelreacties voor de gebeurtenisreactie niet weergegeven en hoeft deze stap nog niet te worden uitgevoerd. Als de optie Technisch voorstel en prijsbedragen tegelijkertijd verzonden is geselecteerd, worden de documentatie voor het technische voorstel en de prijsopgavebedragen tegelijkertijd verzonden.
    Verzegelde prijsopgave
    Schakel dit selectievakje in als dit een gebeurtenis met verzegelde prijsopgaven is.
    Biedingsverzekering vereist
    Schakel dit selectievakje in als een biedingsverzekering is vereist voor deze gebeurtenis. Bij gebeurtenissen met grote bedragen is het gebruikelijk om de aanbieder een biedingsverzekering bij de reactie te laten verstrekken. De biedingsverzekering is een soort verzekering die aangeeft dat de aanbieder de werkzaamheden kan uitvoeren. Dit veld kan worden ingeschakeld of uitgeschakeld totdat een aanbieder een reactie maakt.
    Beste en definitieve bod
    Schakel dit selectievakje in om deze gebeurtenis in te stellen als gebeurtenis voor het beste en definitieve bod.
    Reactie vereist voor alle regels
    Schakel dit selectievakje in als aanbieders een prijsopgave voor alle gebeurtenisregels moeten invoeren.
    Volledige hoeveelheid voor regels vereist
    Schakel dit selectievakje in als een aanbieder de volledige regelhoeveelheid moet opgeven bij een reactie op een gebeurtenis.
    Laagste bedrag prijsopgave weergeven voor aanbieder
    Schakel dit selectievakje in om het bedrag van de huidige laagste prijsopgave in het aanbiedersportaal weer te geven. Dit veld moet worden geselecteerd als Optie Laagste prijsopgave is ingesteld. Dit veld kan niet worden gebruikt bij gebeurtenissen met verzegelde prijsopgaven.

    U kunt dit selectievakje inschakelen zonder Optie Laagste prijsopgave als aanbieders wel de laagste prijsopgaven moeten kunnen zien, maar ze geen lagere prijsopgave hoeven op te geven.

    Optie Laagste prijsopgave
    Gebruik dit veld om een gebeurtenisregel in te stellen als inkoopveiling, waarbij elke aanbieder een prijs moet opgeven die lager is dan of gelijk is aan de laagste prijs die tot dat moment is verzonden. Dit veld kan niet worden gebruikt bij gebeurtenissen met verzegelde prijsopgaven.
    Extra kosten toestaan
    Schakel dit selectievakje in als extra kosten zijn toegestaan.
    Onderhandelen over voorwaarden toestaan
    Schakel dit selectievakje in als aanbieders over voorwaarden kunnen onderhandelen.
    Alternatieve reacties toestaan
    Schakel dit selectievakje in als aanbieders een ander artikel of een andere service kunnen leveren dan het artikel of de service op de oorspronkelijke gebeurtenisregel.
    Verwerking leveranciersartikel
    Selecteer een methode voor de verwerking van leveranciersartikelen:
    • Leveranciersartikel vereist voordat uitvoer wordt gemaakt
    • Aanbieder moet leveranciersartikel invoeren voor contract
    • Aanbieder moet leveranciersartikel invoeren voor alle uitvoer
    • Leveranciersartikel standaard overnemen van artikel
    Invoeren van leverdatum door aanbieder vereist bij reageren op regels met IO-uitvoer
    Schakel dit selectievakje in als de aanbieder een leverdatum moet selecteren wanneer deze reageert op regels met IO-uitvoer.
    Uitvoertype
    Als het uitvoertype IO of Contract is, geeft u het verzendadres, distributies en de aangevraagde leverdatum op.
    Standaardrekening
    Geef de gegevens van de standaardrekening op.
    Activum
    Selecteer een standaardactivum.
    Activasjabloon
    Selecteer een standaardactivasjabloon.
    Waarschuwing geel
    Geef op hoeveel dagen voorafgaand aan de vervaldatum van de gebeurtenis de eerste e-mail met een waarschuwing wordt verzonden.
    Waarschuwing rood
    Geef op hoeveel dagen voorafgaand aan de vervaldatum van de gebeurtenis de tweede e-mail met een waarschuwing wordt verzonden.
  4. Klik op Opslaan.