Contractclassificaties maken

Gebruik contractclassificaties om contracten te categoriseren en organiseren. U geeft opties op die invloed hebben op contracten, aanpassingen en aanvullingen.

  1. Selecteer Aanbodbeheer > Instellingen Aanbodbeheer > Contractbeheer > Contractclassificaties.
  2. Klik op Maken.
  3. Geef de Contractgroep op die u aan de classificatie wilt toewijzen.
  4. Geef de Contractclassificatie en de Omschrijving op.
  5. Geef de volgende gegevens op:
    Goedkeuringstype
    Selecteer een goedkeuringstype.
    • Geen goedkeuringen: Er wordt geen classificatie gebruikt om goedkeuringen uit te voeren.
    • Goedkeuringen zonder revisiemarkeringen: Contracten met deze classificatie gebruiken Process Automation om het contract goed te keuren. Tijdens de verwerking worden geen revisiemarkeringen in documenten of het contract toegepast. In plaats daarvan wordt een Process Automation met de naam cmcontractappr.lpd gebruikt.
    • Goedkeuringen met revisiemarkeringen op document: Contracten met deze classificatie gebruiken Process Automation om een document met revisiemarkeringen tussen interne beoordelaars te routeren en het document met revisiemarkeringen voor onderhandelingen ter beschikking te stellen aan een aanbieder. Daarvoor wordt een Process Automation-stroom met de naam CMWordAppr.lpd gebruikt.
    • Goedkeuringen met revisiemarkeringen op contract: Contracten met deze classificatie gebruiken contractforms en Process Automation om een contract te routeren tussen primaire contractcontacten, interne beoordelaars en aanbieders. Deze rollen kunnen rechtstreeks wijzigingen aanbrengen in de voorwaarden en revisiemarkeringen gebruiken om wijzigingen aan te geven. Bij dit proces kunnen de aanbieders Aanbiedersportaal gebruiken om met revisiemarkeringen wijzigingen in contractforms aan te brengen. Daarvoor wordt een Process Automation-stroom met de naam ContNegFinalAppr.lpd gebruikt.
    IDM gebruiken
    Schakel dit selectievakje in om het genereren van IDM-documenten en het verwerken van IDM-documenten met revisiemarkeringen in te schakelen. Zie de Gebruikershandleiding voor Beheer documentuitvoer voor Infor Financials and Supply Management voor meer informatie.
  6. Geef op het tabblad Classificatiedetails de volgende gegevens op voor niet-serviceartikelen:
    Goederencode vereist voor niet-serviceartikelen op contractregels
    Als dit selectievakje is ingeschakeld en de classificatie wordt niet standaard overgenomen van een record met basisgegevens van artikelen, moet de goederencode worden opgegeven op de contractregel (voor speciale artikelen) of in de record met basisgegevens van artikelen (voor een artikel in basisgegevens artikelen) voordat de contractregel een overeenkomstregel kan produceren.
    Producentcode voor niet-serviceartikelen op contractregels vereisen
    Als dit selectievakje is ingeschakeld en de classificatie niet standaard wordt overgenomen van een leveranciersartikel, moet een producentcode worden opgegeven op de contractregel. Als het leveranciersartikel bestaat maar geen producentcode heeft, moet de producentcode worden opgegeven in het leveranciersartikel.
    Producentnummer vereist voor niet-serviceartikelen op contractregels
    Als dit selectievakje is ingeschakeld en de classificatie van een leveranciersartikel niet wordt gebruikt, moet een producentcode worden opgegeven op de contractregel. Als het leveranciersartikel bestaat maar geen producentcode heeft, moet de producentcode worden opgegeven in het leveranciersartikel.
  7. Geef de volgende gegevens op voor serviceartikelen:
    Goederencode vereisen voor serviceartikelen op contractregels
    Als dit selectievakje is ingeschakeld, moet een goederencode worden opgegeven op een servicecontract voordat een overeenkomstregel kan worden gemaakt.
  8. Geef voor alle artikelsoorten de volgende gegevens op:
    Gezondheidszorggegevens weergeven op contractregels
    Schakel dit selectievakje in om gezondheidszorgartikelen op contractregels weer te geven.
  9. Geef in de sectie Standaardwaarden contract de volgende informatie op:
    Documentsjabloon
    Selecteer een standaardsjabloon die moet worden gebruikt voor contracten die aan deze classificatie zijn toegewezen. Deze sjablonen worden gebruikt om contractdocumenten en aanvullingsdocumenten te maken.
    Aanvullende sjabloon
    Selecteer een standaardsjabloon die moet worden gebruikt voor contracten die aan deze classificatie zijn toegewezen. Deze sjablonen worden gebruikt om contractdocumenten en aanvullingsdocumenten te maken.
    In aanmerking komend voor maken van gebeurtenissen
    Schakel dit selectievakje in om een gebeurtenis te maken nadat het contract is geactiveerd. Als dit selectievakje is ingeschakeld, wordt de standaardclassificatie gebruikt voor het contract.
    Aanbieder toestaan opmerkingen en bijlagen weer te geven in portaal
    Als dit selectievakje is ingeschakeld, kunnen aanbieders opmerkingen en bijlagen weergeven in Aanbiedersportaal.
    Wijziging in actieve contractregel verandert status in Aanpassing
    Als dit selectievakje is ingeschakeld en een contractregel in een actief contract wordt gewijzigd, wordt de regel een aanpassing.
  10. Geef de volgende gegevens op voor Opties wijzigingsorder:
    Wijzigingsorder toestaan
    Schakel dit selectievakje in als u wijzigingsorders voor een contract wilt toestaan.
    Contractaanvulling of -aanpassing wanneer wijzigingsorder wordt gemaakt
    Geef aan of u een aanvulling of aanpassing wilt maken wanneer een wijzigingsorder voor een actief contract wordt gemaakt.
    Maximum van contractlooptijd bijwerken wanneer wijzigingsorder wordt bijgewerkt
    Schakel dit selectievakje in om de maximumhoeveelheid voor de looptijd van het contract bij te werken wanneer een wijzigingsorder wordt bijgewerkt.
    Meerdere wijzigingsorders toestaan per aanpassing of aanvulling
    Schakel dit selectievakje in om toe te staan dat meerdere wijzigingsorders worden verwerkt voordat contractgoedkeuringen worden uitgevoerd.
    Toestaan dat door wijzigingsorders getroffen velden rechtstreeks worden bijgewerkt
    Als dit selectievakje is ingeschakeld, kunt u velden die worden beïnvloed door wijzigingsorders, rechtstreeks bijwerken, buiten de wijzigingsorders om.
    Contractdocument maken wanneer wijzigingsorder wordt voltooid
    Als dit selectievakje is ingeschakeld, wordt automatisch een contractdocument gemaakt wanneer een wijzigingsorder wordt voltooid. Op deze manier wordt de status van het contract vastgelegd nadat de wijzigingsorder is toegepast.
    Begrotingen valideren wanneer wijzigingsorder wordt verzonden
    Als dit selectievakje is ingeschakeld op contracten van het type verplichting, worden begrotingen vergeleken met bedragen op de wijzigingsorder. Als er begrotingsfouten aanwezig zijn, wordt de wijzigingsorder niet verzonden. De contracteigenaar ontvangt een notificatie die de fout beschrijft.
    NB

    Deze optie is voor wijzigingsorders die door een aanvrager worden verzonden. Dit is geen vervanging voor de begrotingsvalidatie die plaatsvindt wanneer een contract wordt vrijgegeven en geactiveerd.

  11. Nadat de classificatiedetails zijn gemaakt en als het type is ingesteld op een goedkeuringstype, wordt een extra venster weergegeven. Schakel ten minste één selectievakje in. De meeste opties hebben een selectievakje Concept, Aanvulling en Aanpassing. Als een van de selectievakjes is ingeschakeld, wordt het goedkeuringsproces geactiveerd zodra de vrijgave van het contract is voltooid, afhankelijk van de status van het contract voordat het werd vrijgegeven.

    Tenzij anders aangegeven voor het veld, activeert een optie die wordt geselecteerd het volledige proces voor contractgoedkeuring in Process Automation.

    Overal waar Onderhandelingen in een veldnaam wordt gebruikt, verwijst dit naar onderhandelingen over het contract met een aanbieder.

    Voorafgaand aan deze processen heeft het contract de status Concept, Aanvulling of Aanpassing. Als een optie vóór onderhandelingen is geselecteerd, krijgt het contract bij vrijgave de status Vrijgegeven. Als een optie Onderhandelingen aanbieder is geselecteerd, krijgt het contract na vrijgave of voltooiing van de interne goedkeuring contract de status Onderhandeling. Als een van de opties voor Interne goedkeuring contract vereist na onderhandelingen is geselecteerd, krijgt het contract na de onderhandelingen met de aanbieder de status Definitieve goedkeuring. Nadat deze processen zijn voltooid, heeft het contract de status Gereed voor activering.

    Gedurende het contractgoedkeuringsproces voorafgaand en aansluitend op onderhandeling aanbieder, zijn tenzij anders aangegeven, de volgende opties beschikbaar:

    • Goedkeuren: Verplaatst een contract naar de volgende status of stap in het proces.
    • Afkeuren: Stelt een contract weer in op de status Concept.
    • Afwijzen: Stelt een contract in op de status Niet actief en blokkeert het contract.
  12. Afhankelijk van het voor de classificatie geselecteerde goedkeuringstype worden de volgende tabbladen weergegeven:
    1. Als Goedkeuringstype is ingesteld op Goedkeuringen zonder revisiemarkeringen, wordt het tabblad Goedkeuringen weergegeven.
      Interne goedkeuring contract vereisen vóór onderhandelingen

      Schakel dit selectievakje in om ervoor te zorgen dat voorwaarden en documenten niet kunnen worden bijgewerkt binnen Process Automation. Het contract kan alleen worden weergegeven.

      Onderhandelingen aanbiederscontracten vereisen
      Als dit selectievakje wordt ingeschakeld, kunnen contractonderhandelingen met de aanbieder plaatsvinden na vrijgave van het contract en interne goedkeuring van het contract, als dit is vereist. Bij dit type wordt verondersteld dat alle contractonderhandelingen met de aanbieder buiten het systeem voor contractbeheer plaatsvinden. Wanneer Onderhandeling aanbieder is voltooid, kan een van de volgende acties op het contract worden geselecteerd: Onderhandeling voltooien, afkeuren of afwijzen.
      Interne goedkeuring contract vereist na onderhandelingen
      Als dit selectievakje wordt ingeschakeld, kan het contract worden weergegeven en goedgekeurd in Process Automation nadat onderhandelingen met de aanbieder zijn voltooid en de actie Onderhandeling voltooien is uitgevoerd. Door dit proces met goedkeuring af te ronden, krijgt het contract de status Gereed voor activering.
    2. Als type is ingesteld op Goedkeuringen met revisiemarkeringen op document, wordt het tabblad Goedkeuringen revisiemarkeringen document weergegeven.
      Interne goedkeuring contract vereisen op basis van documenten met revisiemarkeringen vóór onderhandelingen
      Als dit selectievakje wordt ingeschakeld, kunnen documenten in Process Automation worden bijgewerkt met revisiemarkeringen. Alleen conceptcontracten en contractaanvullingen kunnen op deze manier worden verwerkt.
      Contractgoedkeuring vereisen vóór onderhandelingen
      Als dit selectievakje wordt ingeschakeld, worden contractaanpassingen net zo verwerkt als goedkeuringen zonder revisiemarkeringen. Er zijn geen revisiemarkeringen document.
      Onderhandelingen aanbiederscontracten vereisen
      Als dit selectievakje wordt ingeschakeld, kunnen onderhandelingen met de aanbieder plaatsvinden door contracten naar aanbieders te e-mailen en via e-mail documenten met revisiemarkeringen te gebruiken. De onderhandelingen via e-mail kunnen plaatsvinden ongeacht of dit selectievakje is ingeschakeld of niet. Als dit selectievakje wordt ingeschakeld, wordt de status van het contract ingesteld op Onderhandeling.
      Interne goedkeuring contract vereist na onderhandelingen
      Als dit selectievakje wordt ingeschakeld, kan het contract worden weergegeven en goedgekeurd in Process Automation nadat onderhandelingen met de aanbieder zijn voltooid en de actie Onderhandeling voltooien is uitgevoerd. Door dit proces met goedkeuring af te ronden, krijgt het contract de status Gereed voor activering.
    3. Als type is ingesteld op Goedkeuringen met revisiemarkeringen op contract, wordt het tabblad Goedkeuringen revisiemarkeringen contract weergegeven.
      Goedkeuring van wijzigingen in bijgewerkte voorwaarden vereist op contract
      Als dit selectievakje wordt ingeschakeld, kunnen voorwaarden worden gewijzigd met revisiemarkeringen in het contract.
      Interne goedkeuring contract vereisen vóór onderhandelingen
      Als dit selectievakje wordt ingeschakeld, kunnen voorwaarden worden gewijzigd met revisiemarkeringen in Process Automation.
      Onderhandelingen aanbiederscontracten vereist in aanbiedersportaal
      Als dit selectievakje wordt ingeschakeld, kunnen voorwaarden worden gewijzigd met revisiemarkeringen in het Aanbiedersportaal.
      Definitieve goedkeuring vereist na onderhandelingen aanbiedersportaal
      Als dit selectievakje wordt ingeschakeld, kunnen voorwaarden worden gewijzigd met revisiemarkeringen in Process Automation.
      Interne goedkeuring contract vereisen op basis van documenten met revisiemarkeringen vóór onderhandelingen
      Als dit selectievakje wordt ingeschakeld, kunnen documenten in Process Automation worden bijgewerkt met revisiemarkeringen. Alleen conceptcontracten en contractaanvullingen kunnen op deze manier worden verwerkt.
      Interne goedkeuring contract vereist na onderhandelingen
      Als dit selectievakje wordt ingeschakeld, kan het contract worden weergegeven en goedgekeurd in Process Automation nadat onderhandelingen met de aanbieder zijn voltooid en de actie Onderhandeling voltooien is uitgevoerd. Door dit proces met goedkeuring af te ronden, krijgt het contract de status Gereed voor activering.
  13. Geef op het tabblad Subclassificaties de vereiste gegevens op en selecteer typen net zoals u dat deed voor de contractclassificatie. Wanneer een contract zowel een classificatie als een subclassificatie heeft, worden de instellingen voor de subclassificatie gebruikt. Een inactieve classificatie kan geen actieve subclassificatie hebben.
  14. Klik op Opslaan.