Pcard-programma en -beheerder
Een programma is de creditcardservice die door de bank wordt aangeboden, zoals Visa, American Express of US Bank. U kunt voor elk programma iemand in uw bedrijf aanwijzen als beheerder.
De pcard-beheerder voert verschillende taken uit. Deze bestaan onder andere uit het instellen van de programma's die door uw bedrijf worden gebruikt en het verwerken van inkoopaanvragen voor pcards van gebruikers. Beheerders kunnen een kaartaanvraag goedkeuren, annuleren of afwijzen. Wanneer de creditcard wordt ontvangen van de bank, wijst de beheerder het kaartnummer, de vervaldatum en de ingangsdatum toe en activeert de pcard. De beheerder kan ook een maximumbedrag instellen dat per keer van de kaart kan worden afgeschreven, evenals andere beperkingen. De beheerder bepaalt of de pcard door meer dan een persoon kan worden gebruikt. Het kan een individuele kaart of een groepskaart zijn.
Bij het instellen van een programma kan de beheerder de volgende functies uitoefenen:
- Een inkoopgroep toewijzen
- ID's pcard-gebruikers toewijzen en onderhouden Een gebruiker-ID is vereist voor beheerders, proxy's en kaartgebruikers.
- Geef de datum op waarop het programma ingaat.
- Wijs een CA-bedrijf toe aan elk programma.
- Selecteer een CA-leverancier die de bank of een andere financiële instelling vertegenwoordigt
- Beslis of redencodes vereist zijn voor bankkosten die worden betwist
- Geef aan of bankkosten automatisch worden goedgekeurd of afgesloten na goedkeuring.
- Geef aan of u wilt dat namen van handelaars automatisch in het systeem worden opgenomen bij het importeren van kosten.
Beheerders moeten ten minste één pcard-programma maken en er een CA-bedrijf aan toewijzen voordat gebruikers een pcard kunnen aanvragen. Een programma kan niet worden verwijderd als een kaart bestaat of als er openstaande kosten zijn voor het programma.