Automatisch toepassen met de algoritmemethode
De algoritmemethode maakt gebruik van deze processen om liquiditeiten toe te passen:
- Een-op-een toekenning
- Factuurcombinatie
De algoritmemethode geldt niet voor gedeeltelijk toegepaste facturen en verwerkt geen debet- en creditnota's. Er kunnen er geen kortingen worden toegepast. U kunt deze methode alleen gebruiken voor klanten met openstaande posten.
Voorwaarden bij verwerking
Voor een een-op-een toekenning moet het verschil tussen het betalingsbedrag en het factuurbedrag vallen binnen het bedrag dat is opgegeven in het veld Verschil in Controle automatische verwerking ontvangsten. Als het verschil tussen het betalings- en factuurbedrag kleiner is dan of gelijk is aan het verschil, vindt er automatische toepassing plaats. Het verschil geldt alleen voor een-op-een toekenningen. Omdat het proces transactiebedragen vergelijkt tijdens de algoritmemethode, is er sprake van verschillen en worden er correctierecords gemaakt samen met een toegepaste record.
Het systeem maakt een correctierecord voor een correctiebedrag voor overschotten of tekorten. Als er geen een-op-een toekenning is, combineert het proces de vijf oudste facturen als de som equivalent is aan het betalingsbedrag. De maximale combinatie van facturen kan niet het maximumaantal facturen overschrijden dat is opgegeven bij Controle automatische verwerking ontvangsten. Het verschil is niet van toepassing tijdens het combineren van facturen. Gecombineerde facturen moeten precies overeenkomen met het betalingsbedrag. Daarom worden er geen correctierecords gemaakt.
Klant met openstaande posten
Dit voorbeeld laat zien hoe Controle automatische verwerking ontvangsten-processen records openen voor een klant met openstaande posten. Veronderstel dat de klant de volgende verwerkingsopties heeft:
| Verwerkingsopties | Waarde |
|---|---|
| Verschil | 10,00 |
| Maximum facturen | 3 |
| Combinatie | 2 |
Facturen en debetnota's worden gesorteerd op grootboekdatum:
| Transactienummer | Grootboekdatum | Openstaand bedrag |
|---|---|---|
| P 101 | 17-10-2016 | 200,00 |
| P 105 | 21-10-2016 | 250,00 |
| P 102 | 30-10-2016 | 100,00 |
| C 201 | 27-10-2016 | 70,00 |
| C 202 | 11-05-2016 | 140,00 |
| I 301 | 10-10-2016 | 150,00 |
| I 302 | 14-10-2016 | 90,00 |
| D 401 | 22-10-2016 | 40,00 |
| I 303 | 29-10-2016 | 100,00 |
| D 402 | 03-11-2016 | 100,00 |
| I 304 | 07-11-2016 | 200,00 |
De algoritmemethode past de oudste openstaande betaling toe op de oudste openstaande post of combinatie van openstaande posten. De oudste openstaande betaling, betaling 101 (200,00), wordt vergeleken met de combinatie van het maximum aantal facturen op volgorde van ouderdom:
- factuur 301 (150,00)
- factuur 302 (90,00)
- factuur 303 (100,00)
Er vindt geen een-op-een toekenning plaats omdat de betaling en afzonderlijke factuurbedragen met meer dan het verschil (10,00) afwijken. Ook al heeft de vierde factuur, factuur 304 (200,00), hetzelfde bedrag als betaling 101 (200,00), toch wordt deze niet toegepast omdat de klant drie als het maximumaantal facturen heeft gedefinieerd.
- Dezelfde drie factuurbedragen worden vergeleken met het betalingsbedrag in combinaties van twee. Omdat er geen enkele combinatie voldoet aan betaling 101 (200,00), wordt de betaling overgeslagen.
- De oudste openstaande betaling, betaling 105 (250,00), wordt vergeleken met de oudste openstaande facturen, factuur 301 (150,00), factuur 302 (90,00) en factuur 303 (100,00).
Er vindt geen een-op-een toekenning plaats omdat de betaling en afzonderlijke factuurbedragen met meer dan het verschil (10,00) afwijken. Dezelfde drie factuurbedragen worden vergeleken met het betalingsbedrag in combinaties van twee.
Ook al valt de combinatie van factuur 301 (150,00) en factuur 302 (90,00) binnen het verschil (10,00) en wordt deze vergeleken met betaling 105 (250,00), no toch vindt er geen toepassing plaats omdat het verschil niet geldt tijdens factuurcombinatie. De combinatie van factuur 301 (150,00) en factuur 303 (100,00) komt precies overeen met 105 (250,00), waardoor twee toegepaste records worden gemaakt (150,00 en 100,00) voor de volledig toegepaste facturen 301 (150,00) en 303 (100,00).
De oudste openstaande betaling, betaling 102 (100,00), wordt vergeleken met de twee resterende facturen, factuur 302 (90,00) en factuur 304 (200,00). Omdat het verschil tussen betaling 102 (100,00) en factuur 302 (90,00) binnen het verschil (10,00) valt, vindt er een toepassing plaats. Er worden een toegepaste record (90,00), de correctie van 10,00 inbegrepen, en een correctierecord (10,00) gemaakt voor de volledig toegepaste factuur 302 (90,00).