Factureren en vrijgeven Pcard
U voert een proces uit om kosten vrij te geven en maakt een factuur voor elk bedrijf in het bestand met het bankafschrift. Er wordt één factuur gemaakt voor elk bankafschrift, waarbij gebruik wordt gemaakt van de opgegeven kostenverwerkingscode. Als er in het bestand voor meer dan één bedrijf bankkosten voorkomen, moet u Pcard-overzicht factureren en vrijgeven gebruiken om één factuur voor elk bedrijf te maken.
Kostenfacturen worden gemaakt in een status Vrijgegeven. Er wordt ook een rapport met totalen gemaakt met daarin het bedrag voor:
- Detailregels vrijgegeven kosten
- Het totaalaantal vrijgegeven ad-hockosten en IO-kosten
- Het totaalaantal goedgekeurde ad-hockosten en IO-kosten
- Het totaalaantal afgesloten ad-hockosten en IO-kosten
Zowel ad-hockosten als op IO gebaseerde kosten kunnen worden vrijgegeven met behulp van Pcard-overzicht openstaande posten factureren en vrijgeven. Tijdens het uitvoeren van Pcard-overzicht factureren en vrijgeven worden geen facturen gemaakt voor op IO's gebaseerde kosten.
Gebruikers van Infor Process Automation kunnen gebruikmaken van een service waarbij kaarthouders worden geïnformeerd als er kosten worden vrijgegeven en deze gereed zijn om te worden goedgekeurd.
Zie de Referentiehandleiding voor Process Automation-services.
Tijdens het instellen van de Pcard moet u de volgende opties bepalen:
- Kosten worden automatisch goedgekeurd als ze zijn gefactureerd via Pcard-overzicht factureren en vrijgeven.
- Kosten worden automatisch afgesloten na te zijn goedgekeurd.
Als deze opties niet zijn geselecteerd, moet u de kosten handmatig goedkeuren en afsluiten via Goedkeuring Pcard-kosten.
Als er geschillen bestaan over eventuele bankkosten, moet u deze eerst betalen en vervolgens met behulp van Goedkeuring Pcard-kosten de kostenstatus wijzigen in Betwist. Kosten die al zijn goedgekeurd kunt u niet betwisten en u kunt evenmin kostendetails wijzigen nadat de kosten zijn afgesloten.